De Kascontrolecommissie: check, check, dubbelcheck

De kascontrolecommissie heeft als taak de jaarrekening van de vereniging te controleren. Om dit te kunnen controleren heeft de commissie toegang tot alle gegevens van de VvE, dit kunnen naast financiële gegevens ook verzekeringspolissen, contracten en notulen van bestuursvergaderingen zijn. De kascommissie bepaalt zelf welke gegevens er nodig zijn, het bestuur is verplicht deze gegevens beschikbaar te stellen.
Minimaal noodzakelijk voor de controle zijn:
- de begin- en eindbalans van het betreffende jaar;
- een overzicht van alle baten en lasten;
- het jaarverslag van het afgelopen jaar;
- de complete administratie, waaronder de bankafschriften.

Conclusie van de kascommissie

De conclusie en bevindingen van de kascommissie worden besproken met het bestuur. Mocht de commissie onduidelijkheden aantreffen, dan dient het bestuur deze op te lossen, dan wel te verduidelijken. Het is daarom ook aan te raden om ruim voor de jaarvergadering de controle(s) te verrichten, zodat eventuele onduidelijkheden aangepast kunnen worden. Na onderzoek van de benodigde stukken brengt de kascontrolecommissie tijdens de algemene vergadering verslag uit over haar bevindingen.
De kascommissie beoordeelt voornamelijk of:
- de administratie op juiste wijze wordt gevoerd: het controleren van bonnetjes en bankafschriften;
- de verstrekte jaarstukken volledig, juist en actueel zijn.
Daarnaast kan de kascommissie ook advies uitbrengen over eventuele achterstanden in betaling van voorschotbijdragen, de omvang van het reservefonds (al dan niet in combinatie met het MeerJarenOnderhoudsPlan) en de contracten met de VvE-beheerder.

Decharge verlenen

Omdat de bestuursleden verantwoordelijk zijn voor de juistheid van de jaarrekening, is het van belang voor de bestuursleden dat wordt vastgesteld dat de jaarrekening in orde is. Als na controle van alle stukken blijkt dat alles in orde is, kan de kascontrolecommissie tijdens de Algemene Ledenvergadering voorstellen het bestuur decharge te verlenen voor het gevoerde financiële beleid. Dat wil zeggen dat het bestuur wordt vrijgesteld van aansprakelijkheid voor het financiële beleid. Dit kan alleen tijdens de vergadering van eigenaren en met een meerderheid van de stemmen.

Samenstellen van de kascontrolecommissie

De kascontrolecommissie bestaat uit minimaal twee personen, beiden lid van de VvE en geen lid van het bestuur of een andere commissie binnen de VvE. Bovendien mogen leden van de kascontrolecommissie zelf geen uitgaven doen, dit om belangenverstrengeling te voorkomen. Bij een grote VvE kan het zijn dat de statuten meer leden voorschrijven. Deze leden worden gekozen tijdens vergadering van eigenaars. Volgens de wet moeten de leden van de kascontrolecommissie elk jaar gekozen worden, dit mogen echter wel elk jaar dezelfde mensen zijn. Het is hoe dan ook altijd handig minstens één van de leden opnieuw te kiezen, omdat deze al de benodigde ervaring heeft met de controle van de verschillende stukken.
Lukt het niet om een commissie samen te stellen, dan is controle van de jaarstukken door een accountant een juridisch geldig alternatief. Bedenk wel dat dit extra kosten met zich meebrengt.

Zonder financiële achtergrond in de kascontrolecommissie, kan dat?

Het is niet verplicht een financiële achtergrond te hebben om lid te zijn van de kascommissie, het helpt echter wel. Met name bij grote VvE’s is het handig om verstand van zaken te hebben en te weten wat en vooral hoe je moet controleren. Het maakt de taak een stuk eenvoudiger, bovendien zal een ervaren iemand eventuele afwijkingen eerder opmerken.

Aansprakelijkheid van de commissie

Er zijn geen specifieke wettelijke sancties wanneer een kascontrolecommissie dingen over het hoofd heeft gezien. Kim Kroon van Till advocaten: “Wanneer de kascontrolecommissie zaken over het hoofd ziet, is de overweging vaak dat iemand dit in zijn/haar vrije tijd doet. Het moet dan niet zo zijn dat men voor iedere fout aansprakelijk is. Uiteraard zijn er wel grenzen, het wordt anders als het grote fouten betreft die grenzen aan opzet. Fiatteren van zaken die ze niet mogen fiatteren bijvoorbeeld. Echter omdat je met meerdere mensen in de commissie zit, kunnen deze elkaar corrigeren en is het de verwachting dat dit niet snel zal gebeuren.”

Extra aandachtspunten voor de kascontrolecommissie

Kroon: “Met name bij de grote VvE’s wordt er gebruikgemaakt van de diensten van een beheerder. Deze werkt vaak met een boekhoudkundig systeem met betrekking tot de financiën. Als kascontrolecommissie is de controle dan ook relatief eenvoudig. De valkuil is echter dat de commissie er vanuit gaat dat het allemaal wel goed gaat als er een beheerder is. Er is helaas nog altijd het nodige kaf tussen het koren. Als kascontrolecommissie moet je altijd alert blijven, ook als er een beheerder is aangesteld.”