Bevoegdheden vve bestuur

FUNCTIES EN BEVOEGDHEDEN BIJ DE VERENIGING VAN EIGENAARS

FUNCTIES EN BEVOEGDHEDEN BIJ DE VERENIGING VAN
EIGENAARS
Op de parkeerplaats van de Vereniging van Eigenaars “Altijd Schijnt de
Zon” ontmoeten de administrateur (A) en de voorzitter (V) elkaar:
V: wat ligt deze bestrating toch slecht ….
A: ja, daar moet ik hoognodig wat aan doen. Ik denk aan vervanging van al
het straatwerk. Dan kan ik meteen de riolering laten herstellen en
bloembakken laten plaatsen.
V: wat zal dat dan gaan kosten?
A: ik denk ongeveer € 20.000,00.
V: wanneer gaat dat gebeuren?
A: zodra ik van u het fiat heb; dus zeg het maar …..
V: zijn er al offertes?
A: ja, ik heb een heel goede offerte van een bevriende relatie. Ik weet
zeker, dat het goed komt.
V: nou, je gaat je gang dan maar. Ik hoop dat het mooi wordt.
Vindt u de hier gemaakte onjuistheden?
De eerste onjuistheid is natuurlijk gemakkelijk: behoudens in de akte van
splitsing uitdrukkelijk opgenomen uitzondering heeft de Vereniging geen
eigendommen, laat staan registergoederen. De parkeerplaats – en het
gebouw – zullen dus gemeenschappelijk eigendom van de gezamenlijke
appartementseigenaren zijn.
Dit uitgangspunt is cruciaal bij de beantwoording van vele vragen omtrent
functies en bevoegdheden bij de VvE. Juist het feit, dat de eigendom van
grond en gebouw bij de gezamenlijke appartementseigenaren ligt, maakt
dat die gezamenlijke appartementseigenaren – bijeen in de Vergadering
van Eigenaars – in beginsel het enige orgaan is dat besluiten kan nemen.
Alle zaken, van welk belang ook, dienen dan ook tijdens de Vergadering te
worden behandeld. Dat is slechts anders indien de akte van splitsing en/of
het (Model)reglement mogelijkheden schept om bij wege van uitzondering,
in spoedeisende gevallen of bij zaken van gering belang, daarvan af te
wijken (artikel 5:125 BW).
De tweede onjuistheid is gelegen in het feit dat in tegenstelling tot
bestuurders van gewone verenigingen de bestuurders van VvE’s in beginsel
slechts een uitvoerende taak hebben; zij voeren de besluiten van de
Vergadering uit. Niet meer en niet minder. De bovengenoemde
“administrateur” en “voorzitter” zijn dus helemaal niet bevoegd om op eigen
houtje te beslissen dat de parkeerplaats moet worden opgeknapt.
Een derde onjuistheid welk vaak voorkomt, is het gebruik van het begrip
“administrateur”. Sinds 1 januari 1992 spreekt de Wet immers niet meer van administrateur maar van bestuurder. Het verdient daarom aanbeveling het
begrip “administrateur” niet meer te gebruiken.
Dat is des te belangrijker, nu de vroegere administrateur veelal een ruimer
takenpakket had dan de huidig bestuurder (in veel gevallen een of meer van
de appartementseigenaren zelf). Voerde de administrateur ook het
administratief beheer van de VvE, de bestuurder kán dat doen, maar in veel
gevallen gebeurt dat niet. De bestuurder beperkt zich dan tot het besturen
van de VvE en laat het administratief beheer over aan een (professionele)
beheerder. Overigens kan die (professionele) beheerder natuurlijk ook tot
bestuurder van de Vereniging worden benoemd. Zo’n bestuurder heeft dan
in feite twee petten op. Of de bestuurder voert ook administratieve
beheerstaken uit, dus zoals de vroegere administrateur. Aldus zijn er de
volgende opties:
? bestuurder sec met externe administratief beheerder;
? bestuurder met administratieve beheerstaken;
? administratief beheerder tevens bestuurder.
Juridisch zijn er nogal wal verschillen: de bestuurder wordt door de
Vergadering benoemd en ontslagen (artikel 5:131 BW). Na benoeming
wordt deze relatie beschouwd als een overeenkomst van opdracht (artikel
7:400 e.v. BW): de bestuurder heeft de zorg van een goed opdrachtnemer,
dient de aanwijzingen van de Vergadering op te volgen, dient die
Vergadering te informeren en aldaar rekening en verantwoording af te
leggen. Indien de Vergadering daartoe heeft besloten, kan de bestuurder
ook loon voor zijn diensten ontvangen. Aanbevelenswaard is het om met
een schriftelijke bestuursopdracht te werken, waarin taken en eventueel
loon zijn opgenomen.
De relatie van de administratief beheerder met de VvE is gegrond op artikel
41 lid 3 laatste volzin van het Modelreglement 1992 of artikel 56 lid 1 van
het Modelreglement 2006: “De Vergadering kan besluiten de administratie -
(...) - op te dragen aan een door haar aan te wijzen administratief beheerder
en onder de voorwaarden als door haar met die beheerder zullen worden
overeengekomen”. In dat geval zal de VvE, daarbij door de bestuurder
vertegenwoordigd, dus met de beheerder een zogenoemde
beheerovereenkomst sluiten. Een dergelijke overeenkomst is te
beschouwen als een gewone overeenkomst overeenkomstig de bepalingen
van het algemeen verbintenissenrecht, bijvoorbeeld met betrekking tot duur,
vergoeding, opzegtermijn, wanprestatie, etc. Om problemen te voorkomen,
is het ook hier natuurlijk zaak dat de VvE een behoorlijk contract met de
beheerder sluit, bijvoorbeeld een contract, waarbij de Algemene
Branchevoorwaarden Beheer Verenigingen van Eigenaars van toepassing
zijn verklaard. Deze branchevoorwaarden zijn reeds jaren geleden door
Rijssenbeek Advocaten opgesteld en ook aldaar te verkrijgen.

In de praktijk blijkt dat de beheerder er nogal eens de voorkeur aan geeft
om een beheerovereenkomst met de VvE te sluiten en het bestuur van de
VvE aan de bestuurders/eigenaars van het complex over te laten. Daar zijn
tenminste drie redenen voor: in de beheerovereenkomst staat in ieder geval
precies omschreven, wat hij wel en niet moet doen; voorts kan de
overeenkomst – tenzij sprake is van bijvoorbeeld wanprestatie – niet zonder
meer tussentijds worden beëindigd; en op de derde plaats kan hij niet op
grond van bestuurdersaansprakelijkheid worden aangesproken.
Een beheerovereenkomst kan overigens reeds direct na oprichting van de
VvE, dat wil zeggen na het passeren van de akte van splitsing, door de
eerste bestuurder van de VvE met een administratief beheerder worden
gesloten, ook als alle appartementsrechten zich nog in één hand bevinden
en het gebouw feitelijk nog moet worden gebouwd. In dat geval zal in de
regel wel tijdens de eerste “echte” Vergadering, dus na verkoop en levering
aan de individuele appartementseigenaren, al dan niet stilzwijgend die
overeenkomst moeten worden bekrachtigd.
Wat voor bevoegdheden heeft nu de voorzitter van de VvE?
De “voorzitter van de VvE” is weliswaar een veelgehoorde titel, maar een
titel die feitelijk niet bestaat. Het begrip komt immers in het
appartementsrecht niet voor en bestaat dus niet. De enige voorzitter, die in
de Wet voorkomt, is de voorzitter van de Vergadering.
Hij heeft twee – nogal beperkte – taken: hij vervangt de bestuurder bij belet
of ontstentenis en kan derhalve niet tevens de bestuurder zijn (artikel 5:133
lid 1 BW) en hij leidt de Vergadering van Eigenaars (artikelen 33 lid 6 MR
1992 en 45 lid 6 MR 2006). Voorts kan er een voorzitter van het bestuur
zijn, maar in dat geval is de voorzitter geen voorzitter maar bestuurder.
Voorzitters van VvE’s, die zich ofwel als voorzitters van gewone
verenigingen of als bestuurders van VvE’s gedragen maar dat dus niet zijn,
kunnen en moeten derhalve op hun handelen worden aangesproken. Zij
kunnen bovendien ten opzichte van de overige appartementseigenaren en
in sommige gevallen zelfs extern voor hun handelen in persoon
aansprakelijk zijn.
Zoals boven reeds aangegeven, kan de bestuurder tenslotte slechts in
enkele gevallen zonder besluit van de Vergadering eigenmachtig
beslissingen nemen:
- over onderhoud mits daarmee niet een bedrag is gemoeid, dat boven
een door de Vergadering vastgesteld bedrag ligt (artikelen 38 lid 2
MR 1992 en 52 lid 2 MR 2006);
- over periodiek onderhoud en noodzakelijke vernieuwingen, voor
zover de daarop betrekking hebbende kosten in de balans van de
VvE zijn gereserveerd (artikelen 41 lid 3 MR 1992 en 53 lid 4 MR
2006);

- over het beheer van de middelen van de VvE tenzij de Vergadering
beperkingen te dien aanzien heeft opgelegd – denk aan een op de
juiste manier beleggen van die middelen – (artikel 5:131 lid 3 en lid 4
BW);
- over rechtshandelingen en kwijtingen, een belang van een door de
Vergadering vastgesteld bedrag niet te boven gaande (artikelen 41
lid 4 MR 1992 en 53 lid 5 MR 2006);
- over beslagmaatregelen en het voeren van gerechtelijk verweer
(idem) en;
- over spoedeisende en noodzakelijke maatregelen, welke uit een
normaal beheer voortvloeien (artikelen 41 lid 5 MR 1992 en 53 lid 6
MR 2006).
Voor nadere informatie over dit onderwerp: mr. N.L. Rijssenbeek, mr. H.J.
Braakhuis en mr. M.J.R. Elbers.