Vraagbaak over VvE-financiën

Van de Vraagbaak wordt goed gebruikgemaakt. Maarten den Ouden, de auteur van de gidsen, bespreekt hier vier recent gestelde vragen die ook voor andere VvE’s van belang kunnen zijn en geeft uiteraard de antwoorden.

De Kascommissiegids voor VvE's kost € 22,75! De gids Financiën van de VvE kost € 24,95! Beiden inclusief verzendkosten. Bestel ze hier en krijg tevens gratis toegang tot de vraagbaakfunctie.

Bestuur stelt geen balans op

De vraag: Het bestuur van onze VvE stelt al jarenlang alleen een exploitatierekening met toelichting op en nooit een balans. Volgens de penningmeester hoeft dat niet omdat de VvE onder modelreglement 1992 valt. Alle kascommissies zijn hiermee akkoord gegaan. Maar volgens de wet moet toch altijd ook een balans worden opgesteld?
Het antwoord: Artikel 48 van boek 2 van het burgerlijk wetboek verplicht inderdaad elke VvE om jaarlijks ook een balans met toelichting op te stellen. Het bestuur van deze VvE handelt dus in strijd met de wet.
Omdat de jaarrekening niet compleet is (niet voldoet aan de wettelijke eisen) én omdat een goede controle technisch gewoon niet mogelijk is als er geen balans is, kan een kascommissie nooit aan de ledenvergadering melden dat de jaarrekening in orde is. En zal een ledenvergadering nooit zo’n incomplete jaarrekening mogen vaststellen.
Als het bestuur volhardt in deze handelswijze kunt u via de rechter eisen dat het bestuur balans + exploitatierekening + toelichting vervaardigt.

Belangrijke risico’s

De vraag: De jaarrekening die door het bestuur is opgesteld, bevat een aantal posten die een groot financieel risico hebben. Zo zijn er diverse grote achterstanden in de betaling van de eigenaarsbijdragen (waarvan onzeker is of die ooit betaald zullen worden) en lopen er verschillende juridische procedures tegen de VvE over de juiste vaststelling van servicebijdragen en andere kwesties.
Een toekomstige koper heeft er natuurlijk groot belang bij dit soort zaken te weten – maar uit de jaarrekening blijken ze niet?
Het antwoord: Niet alleen een toekomstige koper; óók voor de huidige leden van de VvE is het van belang om op de hoogte te zijn van belangrijke financiële risico’s die de VvE loopt. Als het ‘tegen zit’ zijn zij immers degenen die de portemonnee moeten trekken…
Juist voor dergelijke informatie heeft de wetgever de toelichting op de balans en exploitatierekening bedoeld. Het bestuur zal in deze verplichte toelichting duidelijkheid over de genoemde risico’s moeten verschaffen.
Het is ook een aandachtspunt voor de kascommissie om te beoordelen of die risico’s voldoende duidelijk uit de jaarrekening blijken! Indien er grote risico’s bestaan die niet of onvoldoende uit de jaarrekening naar voren komen kan dat zeker aanleiding voor de kascommissie zijn om aan de ledenvergadering te adviseren de jaarrekening niet goed te keuren.

Een echtpaar als kascommissie

De vraag: Ik ben kascommissielid en niemand van de overige leden wil in de kascommissie. Maar zoals bekend moet de commissie uit tenminste 2 personen bestaan. Nu wil mijn vrouw zich wel opgeven voor de kascommissie – mag dat?
Het antwoord: De wet eist alleen dat de leden van de kascommissie worden gekozen uit de leden van de VvE en dat dit geen bestuursleden zijn.
Als uw vrouw en u gezamenlijk eigenaar van het appartement zijn, bent u ook beiden lid van de VvE. De wet zegt weliswaar dat u samen maar één stem mag uitbrengen tijdens de ledenvergadering (of eigenlijk: dat maar één van u een stem mag uitbrengen) maar u bent wel degelijk allebei lid. Dus volgens de wet kan de kascommissie gevormd worden door uzelf plus uw vrouw.
Het modelreglement wijkt hierin niet af van de wet.

Of het wenselijk is, is een ander punt natuurlijk. Maar zeker in het geval dat er zich geen andere kandidaten aandienen is het een oplossing!

Jaarrekening opmaken volgens boekhoudkundige regels

Vraag: Ik heb een behoorlijke boekhoudkundige opleiding (SPD2) en ervaring. De jaarrekening die onze VvE-beheerder opstelt is op een aantal punten in strijd met wat ik geleerd heb en gewend ben. Hij zet bijvoorbeeld kosten op de exploitatierekening in het jaar waarin ze betaald zijn in plaats van in het jaar waarop ze betrekking hebben. En hij gooit de algemene reserve en de onderhoudsreserve op één hoop.

Het bestuur is het met mij eens dat de jaarrekening op deze manier niet klopt, maar de beheerder zegt dat hij deze methodiek ook bij alle andere VvE’s gebruikt, dat er nog nooit iemand bezwaar heeft gemaakt en dat hij voor ons geen uitzondering wil maken omdat dat teveel werk zou zijn?

Antwoord: Helaas hebben niet alle VvE-beheerders een gedegen administratieve opleiding. Maar zeker in VvE-land geldt: De Klant is Koning!

De verantwoordelijkheid voor de jaarrekening ligt –dat is wettelijk vastgelegd- bij het bestuur. En de beheerder moet gewoon uitvoeren wat het bestuur zegt en dus óók de administratie voeren en de jaarrekening opmaken volgens de wensen van het bestuur. En dat geldt des te meer als die wensen van het bestuur ook voortvloeien uit de geldende boekhoudkundige regels – in de voorbeelden die u geeft is inderdaad sprake van fout handelen door de beheerder. Een bestuur en/of kascommissie kan daarmee nooit akkoord gaan.

Via www.kascommissiegids.nl zijn de volgende gidsen verkrijgbaar:
- De Kascommissiegids voor verenigingen en stichtingen. Hét handboek voor kascommissies en penningmeesters.
- De Kascommissiegids voor VvE’s. Speciaal voor Verenigingen van Eigenaren; stap voor stap wordt hierin voor elke post van een VvE-jaarrekening uitgelegd hoe de controle kan worden gedaan en wat de bijbehorende aandachtspunten zijn.
- Financiën van de VvE, gids voor bestuurders en appartementseigenaren. Leesboek en naslagwerk voor iedereen met enige interesse in VvE-financiën.