All-in pakket

All-in Pakket

Financiële Beheer van uw VvE

* Het verzorgen van de financiële administratie (grootboek/specificaties)
* Het opstellen van de jaarrekening van het verstreken boekjaar, inhoudende balans, exploitatierekening
* Het opstellen van een begroting van het komende boekjaar; Beheer van bank – en girorekeningen van de VvE, waaronder het zo verantwoord mogelijk verdelen van de liquide middelen van de VvE over deze rekeningen
* Het doen van betalingen voortvloeiende uit de werkzaamheden voor de VvE.
* Gelegenheid geven tot en het eventueel bijwonen van de controle door de kascontrole¬commissie
* Inhoudelijke beoordeling van de reserve rekeningen
* Opstelling verzorgen van de nieuwe voorschotbijdragen van het komende boekjaar per appartement en de leden van de VvE hieromtrent informeren
* Bewaken dat de in de ALV vastgestelde voorschotbijdragen tijdig binnenkomen.
* Verwerken stookkosten

Technisch Beheer van uw VvE

* In ontvangst nemen van klachten van leden van de VvE, het verstrekken van opdrachten voor het uitvoeren van noodzakelijke (herstel)werkzaamheden
* Het behandelen van alle aangelegenheden die verband houden met zgn. dagelijks klein onderhoud m.b.t. de gemeenschappelijke gedeelten en de gemeenschappelijke voorzieningen van het gebouw/gebouwencomplex, waaronder begrepen de uitbesteding van de uit te voeren werkzaamheden en de verwerking van de te ontvangen nota‘s dienaangaande
* Het aanvragen, beoordelen en uitbesteden van werkzaamheden Groot Onderhoud.

Mutaties leden bestand

* Het bijhouden van de ledenadministratie en mutaties in het ledenbestand.
* Bij eigendomsoverdracht van een appartementsrecht het nieuwe lid uitgebreid informeren m.b.t. de VvE. Hiervoor wordt een aanvullende vergoeding in rekening gebracht welk bedrag via de notaris als mutatiekosten met koper en verkoper wordt verrekend.

Klachtenafhandeling

* Buiten kantooruren wordt er wel van de leden verwacht dat zij uitsluitend klachten melden die niet tot de volgende werkdag kunnen wachten. De klachten worden door ons gemeld aan de verschillende aannemers in de regio.
* De eigenaar die de klacht heeft gemeld krijgt een kopie van de opdracht die wij aan de aannemer hebben gestuurd. Op deze manier is het voor de eigenaar te controleren of de klacht goed wordt opgepakt door de beheerder.

Schadeafhandeling

* Zorg dragen voor het voldoende verzekeren en verzekerd houden van het gebouw/gebouwencomplex tegen schade als gevolg van brand en/of andere gevaren
* In behandeling nemen van schades binnen de VvE, waaronder het oplossen / wegnemen van de schade oorzaak, offertes laten opstellen schade herstelwerkzaamheden en contact onderhouden met de assuradeur met betrekking tot de gemelde schade.

Projectadministratie groot onderhoud

* Laten opstellen MJOP ( Meer Jaren Onderhoud Plan)
* Offertes aanvragen met betrekking tot uit te voeren groot onderhoud
* Splitsing maken tussen privé kosten en VvE kosten
* Het opzetten van de projectadministratie met betrekking tot het groot onderhoud, waaronder de betalingen, de kostenverdeling en de uit te voeren werkzaamheden

Debiteurenbeheer

* Bij in gebreke blijven van een der leden, actie nemen om de belangen van de VvE veilig te stellen door onder anderen de volgende middelen te gebruiken:
* Een herinneringsbrief, het inzetten van een deurwaarder c.q. het innen van de achterstallige voorschotbijdragen via een notaris (indien er sprake is van verkoop van een appartementsrecht). In geval een vordering in handen van een deurwaarder wordt gegeven worden extra administratiekosten aan het betreffende lid in rekening gebracht.

Afsluiten Onderhoudscontracten

* Het namens de VvE afsluiten van onderhoudsovereenkomsten t.b.v. de technische installaties en gemeenschappelijke voorzieningen van het gebouw/gebouwencomplex.

Algemene Ledenvergaderingen

* Bespreken van vergaderruimte na overleg met de (vice) voorzitter omtrent de datum
* Opstellen van een conceptagenda, en na overleg met de (vice) voorzitter een definitieve (aan de leden te zenden) agenda
* Verzorgen van de verslaglegging van de ALV (notulen)
* Versturen van de notulen van de ALV aan alle leden van de VvE.
* Het bijhouden van een aanwezigheidsvastlegging bij een ALV
* Het bijwonen van de ALV als bestuurder (ongeacht het aantal ALV’s)
* Tijdig verzenden van de vergaderstukken aan alle leden van de VvE.

Uitvoeren vergaderbesluiten

* Eventueel in de ALV genomen besluiten initiëren c.q. (doen) uitvoeren.

Meer weten?

Neem dan contact met ons op