Administratief

Algemeen

Financieel en algemene communicatie: bijv. het innen van servicekosten, betalen van rekeningen, opstellen van een jaarrekening en afsluiten van verzekeringen; maar ook toestemmingsaanvragen voor verbouwingen, klachtenverwerking, informatieve mails vanuit het bestuur.
Verkoop/verhuur en vergaderingen: bijv. het verzorgen van contacten met koper, verkoper, makelaar, notaris, verhuurder en de registratie hiervan. Een VvE borgt hiermee dat financiële achterstand worden verrekend bij verkoop, huurders op de hoogte zijn van huisregels; het organiseren van jaarvergaderingen voor de VvE, maar ook de Commissie van Toezicht, etc.

Financieel

Een belangrijk onderdeel van de administratieve werkzaamheden is natuurlijk het financiele aspect. Hieronder een greep uit het scala van onze werkzaamheden :

• Verrichten betalingen, verwerken facturen;
• Produceren en verwerken rekeningafschriften;
• Innen van servicekosten;
• Kascontrole
• Organiseren, voorbereiden en houden van een persoonlijke kascontrole;
  Archiveren van financiële stukken gedurende 5 jaar;
• Uitwerken van een begroting na overleg over de plannen met de Commissie van Toezicht;
• Afsluiten na overleg met CvT en onderhouden/controleren van verzekeringen;

Eigenarenvergadering

Een aantal keren per jaar moeten er vergaderingen worden gehouden door de VvE en deze kunnen wij ook geheel voor u verzorgen; een greep uit de zaken die we kunnen doen:

• Opstellen en verzenden van een vooraankondiging per email of per post;
• Verzorgen van de presentielijst;
• Opstellen en verzenden van uitnodigingen, inclusief bijlagen;
• Voorbereiden en deelnemen aan de vergadering;
• Accorderen en verspreiden van notulen per email / post;
• Verstrekken van opdrachten aan leveranciers n.a.v. besluiten in de vergadering (voor zover niet technisch);
• Eventueel notuleren of voorzitten van de vergadering;

Commissie van Toezicht

• Voorbereiden en deelnemen aan de vergadering;
• Communicatie rondom deze CvT-vergadering;
• Acties in overleg uit de vergadering;

Acties uit CvT-vergaderingen welke niet zijn afgenomen, worden uitgevoerd voor het regietarief.

Evaluatiebijeenkomst met Commissie van Toezicht is aan het einde van het eerste jaar en daarna minimaal 1 keer per 3 jaar.

Nieuwe eigenaren appartementsrechten

Zodra er een van de appartementen wordt verkocht , moeten er voor / door de VvE een aantal zaken worden verricht en uitgevoerd om een up to date bestand te krijgen.

• Uitwerken opgave t.b.v. de notaris / overdracht;
• Overige communicatie met notaris / makelaar / koper / verkoper;
• Verwelkomen nieuwe eigenaar;
• Registreren gegevens in eigenaren register;
• Minimaal 1 x per jaar aanleveren van eigenarenoverzicht aan Commissie van Toezicht;

Verhuur

Ook komt het voor dat een appartement verhuurd gaat worden. Dan moeten er ook meerdere werkzaamheden worden verricht voor een juiste administratie.

• Verwerken toestemmingsaanvraag;
• Registreren huurders in huurdersregister t.b.v. o.a. calamiteiten;
• Verwelkomen huurders;
• Communicatie met verhuurders en huurders over VvE aangelegenheden via email of per post;

Algemene Communicatie

Natuurlijk zijn er nog erg veel momenten niet te vermelden in een van de vorige items. we noemen bijvoorbeeld :

• Communicatie met eigenaren tbv toestemmingen, klachten, welke nodig zijn voor goed functioneren;
• Communicatie met Commissie van Toezicht voor zover dit niet valt onder de andere onderdelen;
• Afhandelen verzekeringsclaims inzake de VvE;
• Communicatie met derden namens de VvE, zoals KvK en banken indien nodig;

Informatieblok