VvE Beheer

Het opstarten (activeren) van een VvE

Geplaatst door: Vivere VvE Beheer

het uitschrijven van de eerste (oprichtings-) vergadering
het inschrijven bij de Kamer van Koophandel
het aanvragen van een bankrekeningnummer voor de nieuwe VvE
het opvragen van offertes voor W.A.-, opstal- en overige verzekeringen
het opvragen en bestuderen van de aangeleverde splitsingsakte
opstellen voorlopige begroting
het berekenen van de voorlopige door de leden verschuldigde maandelijkse VvE-bijdragen
het opzetten van een (leden) administratie
de bevoegdheden regelen inzake uit te voeren werkzaamheden.

Het beheer overnemen van een vorige beheerder

het fysiek bezichtigen van het gebouw
het in ontvangst nemen van alle relevante bescheiden van de VvE
het controleren van de bescheiden van de VvE op volledigheid en juistheid op basis van de checklist van de Beheerder
het informeren van de eigenaren over de diensten en bereikbaarheid van de Beheerder
het laten wijzigen van de tekeningsbevoegdheid bij de huidige bank
het aanschrijven van de crediteuren en contractpartijen van de VvE
het verzorgen van adreswijzigingen aan crediteuren en contractpartijen van de VvE
het overzetten van een (leden) administratie.

NB: Werkzaamheden die voortvloeien uit een in het verleden gebrekkig gevoerde administratie, worden op basis van urendeclaratie afzonderlijk in rekening gebracht.

het opstellen en bijhouden van mutaties van het eigenarenregister
het wijzigen van gegevens van de vereniging in het handelsregister Kamer van Koophandel
het bijhouden van een (digitaal) archief van de verenigingsstukken
het verzorgen van de correspondentie van de vereniging
het administreren van contracten
het uitvoeren van de prolongatie
het verzorgen van het jaarverslag
het eenmaal per jaar bijwonen van een bestuursvergadering van de VvE ter voorbereiding van de Algemene Ledenvergadering
het notuleren van één Algemene Ledenvergadering per kalenderjaar
het adviseren over de verzekeringsportefeuille van de VvE en het namens de VvE (doen) afsluiten dan wel beëindigen van verzekeringspolissen;
de afhandeling van schadeclaims
het in overleg met het bestuur, al naar gelang de eisen van de verzekeringsmaatschappij, voor rekening van de VvE, laten (her)taxeren van de herbouwwaarde van gebouw. Een kopie van het taxatierapport wordt verstrekt aan de verzekeraar teneinde de verzekerde waarde aan te passen.

het verzorgen van de financiële administratie
het opzetten en bijhouden van de debiteuren- en crediteurenadministratie
het beheren van ten name van de VvE staande bankrekening(en)
het (laten) controleren van de facturen en verrichten van betalingen voorzien van een tweede handtekening
het incasseren van de door de leden aan de VvE verschuldigde voorschotbijdrage
opstellen van de begroting en het berekenen van de daaruit voortvloeiende voorschotbijdragen
het in samenspraak met het bestuur tijdig vervaardigen van de jaarrekening
het begeleiden van de kascontrolecommissie
het opstellen van kwartaal/halfjaarcijfers
het signaleren en bewaken van eventueel optredende achterstanden in de betaling van de voorschotbijdragen, het aanmanen van debiteuren en indien noodzakelijk het (doen) treffen van rechtsmaatregelen ter zake. Alle hierop voortvloeiende kosten komen voor rekening van de debiteur.

het verzorgen van de schriftelijke uitnodigingen, daaronder begrepen de agenda, voor de Ledenvergadering en digitaal beschikbaar stellen van overige vergaderstukken
het (laten) uitvoeren van werkzaamheden verband houdende met de door de Ledenvergadering genomen besluiten, passend binnen de werkzaamheden van de Beheerovereenkomst
het verzorgen van volmachten ten behoeve van leden die verhinderd zijn de vergadering bij te wonen
het verzorgen van toezicht op het naleven van de bepalingen van het (huishoudelijk) reglement en van de tijdens de Algemene Ledenvergadering genomen besluiten
het namens de VvE begeleiden van eigendomsoverdrachten. De kosten voor deze begeleiding komen voor rekening van de koper en verkoper van het eigendomsrecht en zijn deze verschuldigd aan de Beheerder.

het behandelen en registreren van reparatieverzoeken met betrekking tot het dagelijks onderhoud van het complex
het behandelen en registreren van schademeldingen door eigenaren
het inschakelen van een onderhoudsbedrijf of contractpartij voor uitvoering van de reparatie of het schadeherstel van bouwkundige klachten vallende onder het dagelijks onderhoud van gemeenschappelijke onderdelen
het zo nodig informeren van bewoners en leden van de VvE betreffende bovenstaande werkzaamheden
het controleren van uitgevoerde werkzaamheden op basis van steekproeven
het controleren van de facturen met betrekking tot de uitgevoerde werkzaamheden
het controleren en betaalbaar stellen van de facturen m.b.t. de contractwerkzaamheden.