Investeren in uw kascommissie loont!

Deze twee leden zijn van goede wil, maar hebben (te) weinig verstand van financiën. Als ze bijna een jaar later de jaarrekening controleren weten ze niet goed hoe ze dat moeten aanpakken. Het bestuur en de VvE-beheerder zijn blij dat de kascommissie geen fouten heeft gevonden en geen kritische opmerkingen maakt.

Hoe zou het moeten gaan

Het bestuur en de VvE-beheerder gaan zorgvuldig na wie van de leden qua kennis en ervaring op financieel administratief gebied in aanmerking zou kunnen komen om plaats te nemen in de kascommissie.

Deze leden worden ruim vóór de jaarvergadering benaderd met de vraag of zij de kascommissie willen vormen. Het bestuur benadrukt daarbij dat het bestuur veel waarde hecht aan een gedegen uitgevoerde controle en geeft aan dat het ook hoopt dat de kascommissie tijdens het onderzoek alert is op mogelijke verbeterpunten.

Gebruik checklists!

Elke accountant, onervaren of heel ervaren, zal al zijn controles uitvoeren met behulp van checklists. In deze checklists staan alle onderdelen van de controles genoemd en staan ook vele attentiepunten. Het is verbazingwekkend dat kascommissies de jaarlijkse controle van de VvE-jaarrekening veelal zónder dergelijke checklists uitvoeren.

Het is eigenlijk onmogelijk om geen belangrijke zaken over het hoofd te zien zonder het gebruik van checklists!

Daarom zijn in De Kascommissiegids voor Verenigingen van Eigenaars uitgebreide checklists opgenomen die elke VvE-kascommissie bij de controle zou moeten gebruiken. Bezitters van deze gids kunnen de checklists downloaden en heel precies aanpassen aan de specifieke situatie van de eigen VvE.

Belang van het bestuur

Een verstandig bestuur zal aan de leden van de kascommissie vragen (‘vragen’ – want de kascommissie is een zelfstandig orgaan dat geen opdrachten van het bestuur zal aanvaarden) om vooral volgens de in De Kascommissiegids voor Verenigingen van Eigenaars geschetste controle-aanpak te werken.

Want natuurlijk wil het bestuur aan de leden een jaarrekening presenteren die én correct én begrijpelijk is. Bovendien is elk bestuurslid wettelijk verplicht om de jaarrekening persoonlijk te ondertekenen en dus geeft het een veilig gevoel om bij die ondertekening de overtuiging te hebben dat de jaarrekening goed gecontroleerd is.

Uitbesteden?

VvE’s besteden vaak activiteiten uit: de administratie, het technisch beheer en zelfs het hele bestuurlijk gebeuren kan worden uitbesteed aan een VvE-beheerder.
De kascommissiefunctie wordt vrijwel nooit uitbesteed en dat is verstandig, mits de kascommissie voldoende deskundig is. Uitbesteding is volgens de wet alleen mogelijk aan een controlerend accountant (registeraccountant of accountant-administratieconsulent met certificerende bevoegdheid), maar dat kost al snel duizenden euro’s en de ‘foutenmarge’ die accountants hanteren zijn meestal veel groter dan VvE-leden willen.

Ondersteuning van de kascommissie

In plaats van uitbesteden kan een VvE er ook voor kiezen om de kascommissieleden te laten ondersteunen door ondersteuning door een deskundige aan te bieden of een workshop waarin wordt verteld hoe de controle efficiënt en effectief kan worden gedaan. Dit is een investering in de kascommissie, zeker als de leden bereid zijn om meerdere jaren de controle te doen. De wet noch het modelreglement schrijven een maximale termijn voor, dus de ledenvergadering kan besluiten om goed functionerende kascommissieleden jaren achtereen de belangrijke controle van de jaarrekening te laten doen.

Een goede kascommissie….kan veel geld voor de VvE ‘verdienen’:

• Soms boekt een VvE-beheerder per abuis de factuur van een andere VvE als kosten. Een goede kascommissie zal dergelijke foute boekingen signaleren en laten corrigeren;

• De ‘financiële organisatie’ is heel vaak niet optimaal. Er is bijvoorbeeld onvoldoende bewaking op de bankoverschrijvingen of onvoldoende functiescheiding. Een goede kascommissie zal adviezen geven om de organisatie te verbeteren en daardoor kan fraude effectief worden tegengegaan.
  Wist u dat fraude een onverzekerbaar risico is? De schade als gevolg van fraude zal dus altijd door de VvE-leden moeten worden betaald, een reden temeer om maatregelen te nemen om fraude tegen te gaan;

• Nog niet bij alle VvE’s is het een goed gebruik om voor grotere klussen en voor langer lopende contracten verschillende offertes aan te vragen. En wanneer offertes worden aangevraagd is de offerteprocedure niet altijd optimaal. Daardoor wordt vaak meer geld betaald dan nodig is. Een goede kascommissie zal de gang van zaken bij offertes beoordelen en signaleren als dit beter kan. 

Een goede kascommissie is goud waard!

Meer tips en zelfs complete checklists voor de kascommissie: de Kascommissiegidsvoor VvE’s, te bestellen via deze bestellink. ‎