ALV 2.0

Gate Software zorgt ervoor dat ALV’s altijd gewoon kunnen doorgaan

Het coronavirus heeft als gevolg dat de meeste Algemene Leden Vergaderingen (ALV’s) die de komende weken gepland zijn, uitgesteld zijn tot nader order. Dit betekent vaak dat ze achteraan de overige al geplande ALV’s in het vergaderseizoen opnieuw ingepland moeten worden. En dus veel later pas gehouden kunnen worden. Wat nu als rond 6 april het besluit genomen wordt de termijn nogmaals te verlengen?

Is uitstellen niet mogelijk? Dan zijn er verschillende opties, waarvan Gate de beste:

1. Schriftelijk vergaderen, in de Modelreglementen is bepaald dat met een besluit van de vergadering van eigenaars gelijk staat een voorstel, waarmee álle stemgerechtigden schriftelijk hebben ingestemd. Voordeel: geen fysieke aanwezigheid. Nadeel: erg omslachtig en tijdrovend. En de vraag is of de post nog op tijd bezorgd wordt, ook zijn hier kosten mee gemoeid.

2. Machtigen, om bestuursleden en/of enkele van de eigenaars te laten stemmen tijdens de ALV. Voordeel: een beperkt aantal eigenaars is fysiek aanwezig. Nadeel: beperkingen ten aanzien van het aantal machtigingen per persoon en het afgeven van machtigingen aan het bestuur in het splitsingsreglement.

3. Gate, een volledig geautomatiseerde online ALV-vergadermogelijkheid met stemmen. Uw VvE beheerder kan in samenspraak met het VvE Bestuur kiezen voor een volledig digitale of hybride (klassiek + digitaal) vergadering. Voordelen: niemand hoeft fysiek aanwezig te zijn en vooraf stemmen is mogelijk en iedereen wordt gedwongen alles vooraf te lezen. De nadruk komt te liggen op dingen die echt belangrijk zijn. Nadeel: contact is soms nodig tussen mensen en onontbeerlijk om consensus te bereiken.

Gestructureerde online ALV-vergadermogelijkheid in Gate: 3 hoofd - en meerdere deelprocessen

De voordelen van Gate voor VvE Bestuur, Commissies en leden, VvE Beheerder (met behulp van het MijnVvE Portaal) zijn groot:

A. Voorbereidingen (algemeen, ALV-agenda, documenten, aankondiging en uitnodigen):

1. Standaard agenda structuur waaraan per agendapunt acties toegevoegd kunnen worden.
2. ALV-agenda kan vooraf door het bestuur worden goedgekeurd.
3. Documenten kunnen per agenda punten bijgevoegd worden.
4. Aankondiging + uitnodiging per mail en/of post verzonden worden.
5. Online machtigen van personen is mogelijk.

B. Vergaderen (presentielijst, stemmen en actiepunten):

1. Deelnemers kunnen zich op verschillende manieren registeren. Via het MijnVvE Portaal, fysiek of combinatie. 
2. De VvE Beheerder kan aangeven wie er fysiek aanwezig is/zijn. Als er ingelogd wordt dan wordt de presentielijst automatisch bijgewerkt. Stemmen kan online en deze worden automatisch geteld. Ook de beheerder kan dit uitvoeren online door dit in te geven. 
   De VvE beheerder heeft nog meer opties: hij kan 1. Stemmen per besluit > Stemmen tellen en registreren. 2. Unaniem/Meerderheid stemmen > Stemmen telen en meerderheid registreren. 
3. Per genomen besluit kan een actiepunt aangemaakt worden en voor iedere actiepunt kan een taak voor iemand aangemaakt.

C. Rapporteren (notulen):

1. Tijdens de vergadering kunnen de notulen digitaal ingevoerd worden.
2. Na de vergadering worden de notulen, de besluiten, stemmen en actielijst aan het verslag toegevoegd. 
3. Het verslag kan gepubliceerd worden en is vanaf dat moment voor alle leden via het MijnVvE Portaal beschikbaar. Uiteraard kan het verslag ook afgedrukt en verstuurd worden.

Na de introductie van Gate in 2019 hebben veel VvE beheerders de online ALV mogelijkheid aan hun klanten (VvE’s) voorgesteld. Inmiddels hebben vele van hen digitaal vergaderen standaard gemaakt of gebruiken het voor leden die verhinderd zijn om op de vergadering fysiek aanwezig te zijn. Gate software kan u hier optimaal ondersteunen. Het is aan het bestuur om te besluiten of zij de vergadering doorgang laat vinden. Hierbij dienen in ieder geval alle maatregelen die de Rijksoverheid heeft genomen in acht te worden genomen.

Meer weten? Kijk op www.gatebeheer.nl en via gatebeheer.nl/demo.php kan zowel een online demo en/of een demo op locatie (zodra dat weer kan) aangevraagd worden, deze duurt 1 uur. Of neem contact op via +31 (0)85 130 4880 of sales@gatebeheer.nl.