Gate ALV 3.0 - Video Conference mogelijk

Op 21 april 2020 is de Spoedwet Justitie en Veiligheid aangenomen in de eerste kamer

De wet van de ministers Dekker (voor Rechtsbescherming) en Grapperhaus (Justitie en Veiligheid) en van staatssecretaris Broekers-Knol (Justitie en Veiligheid) met nieuwe tijdelijke voorzieningen die nodig zijn vanwege de coronacrisis, is door de Eerste Kamer aanvaard. De wet treedt zo snel mogelijk in werking, waarschijnlijk al deze week. Het bestuur van rechtspersonen kan straks bepalen om een algemene vergadering te houden die uitsluitend via livestream (audio of video) te volgen is. Ook kan het bestuur de termijn voor het houden van een algemene vergadering en de termijn voor het opmaken van de jaarrekening uitstellen.

Gate is nu de allerbeste optie en direct beschikbaar

Gate, een volledig geautomatiseerde online ALV-vergadermogelijkheid met stemmen heeft ook gebruikersvriendelijke video conference call functionaliteit in haar cloud software geïntegreerd. Uw VvE beheerder kan in samenspraak met het VvE Bestuur kiezen voor een volledig digitale of hybride (klassiek + digitaal) vergadering. Voordelen: niemand hoeft fysiek aanwezig te zijn en vooraf stemmen is mogelijk en iedereen kan alles vooraf in eigen tempo voorbereiden en lezen. De nadruk komt te liggen op dingen die echt belangrijk zijn. 

Gestructureerd online ALV-vergadermogelijkheid in Gate: 3 hoofd - en meerdere deelprocessen

De voordelen van Gate voor VvE Bestuur, Commissies en leden, VvE Beheerder (met behulp van het MijnVvE Portaal) zijn groot:

A. Voorbereidingen (algemeen, ALV-agenda, documenten, aankondiging en uitnodigen):

1. Standaard agenda structuur waaraan per agendapunt acties toegevoegd kunnen worden.
2. ALV-agenda kan vooraf door het bestuur worden goedgekeurd.
3. Documenten kunnen per agenda punt bijgevoegd worden.
4. Aankondiging + uitnodiging per mail en/of post verzonden worden.
5. Online machtigen van personen is mogelijk.

B. Vergaderen (presentielijst, stemmen en actiepunten):

1. Deelnemers kunnen zich op verschillende manieren registeren. Via het MijnVvE Portaal, fysiek of combinatie.
2. De VvE Beheerder kan aangeven wie er fysiek aanwezig is/zijn. Als er ingelogd wordt dan wordt de presentielijst automatisch bijgewerkt. Stemmen kan online en deze worden automatisch geteld. Ook de beheerder kan dit uitvoeren online door dit in te geven.
De VvE beheerder heeft nog meer opties: hij kan 1. Stemmen per besluit > Stemmen tellen en registreren. 2. Unaniem/Meerderheid stemmen > Stemmen telen en meerderheid registreren.
3. Per genomen besluit kan een actiepunt aangemaakt worden en voor iedere actiepunt kan een taak voor iemand aangemaakt.

C. Rapporteren (notulen):

1. Tijdens de vergadering kunnen de notulen digitaal ingevoerd worden.
2. Na de vergadering worden de notulen, de besluiten, stemmen en actielijst aan het verslag toegevoegd.
3. Het verslag kan gepubliceerd worden en is vanaf dat moment voor alle leden via het MijnVvE Portaal beschikbaar. Uiteraard kan het verslag ook afgedrukt en verstuurd worden.

Meer weten? Voor een goede impressie van Gate software voor het VvE bestuur, commissies en leden kijk op: https://gatesoftware.nl/mijnVvE-demo

Via de website van Gate Software kan een introductie demo aangevraagd worden, deze duurt 1 uur.  

Voor meer informatie neem contact met ons op via +31 (0)85 130 4880 of sales@gatesoftware.nl.