VvE software: overstap service van Gate

Overstappen van software voor VvE beheer heeft voor een beheerder en de VvE of eigenaar redelijk veel impact op hoe ze momenteel samenwerken. Gate biedt een overstap service en tools voor alle betrokkenen om dit naadloos te laten verlopen.
LEES VERDER

Welke aspecten spelen bij overstappen een rol:

Voor de Beheerder en VvE, commissies en haar leden, leveranciers (aannemers en zzp’ers):

1. Migratie: data, historie en financiële verslaglegging, documenten moeten gemigreerd worden. Dit biedt de mogelijkheid om de data op te schonen. In de loop van de jaren kan deze ernstig vervuild zijn geraakt. Documentstructuur en autorisatie in toegang van data moet op de juist wijze plaatsvinden.

2. Impact op de bedrijfsvoering van VvE en beheerder: Beheerders en hun VvE’s, bestuur en leden en leveranciers moeten leren werken met andere software of een App (Beheerders module, VvE portaal, Leveranciers portaal). De financiële administratie moet overgezet worden naar een ander systeem en de historie moet mee. Dit zou betekenen dat het beter is over te stappen aan het einde van het boekjaar of niet te ver in het nieuwe boekjaar en dat de voorbereiding al in september moet starten. Precies in de tijd dat veel contracten met andere software leveranciers voor VvE – en Vastgoed beheer worden verlengd.

3. Training: Iedereen moet getraind worden en leren werken met de nieuwe software. In de nieuwe software zijn dingen anders en/of meer geautomatiseerd. Dat levert vragen op. Vooral dat laatste maakt het aantal handelingen minder en de efficiency hoger waardoor medewerkers/VvE andere zaken kunnen gaan oppakken.

4. Timing van de overstap: Beheerders zijn traditioneel gebonden aan een seizoen achtige aanpak. In januari februari maart treffen ze de voorbereidingen voor het ALV seizoen en ze gebruiken veelal een uitwijk mogelijkheid in het najaar voor een eventuele 2e vergadering. Corona heeft hierin verandering gebracht en het seizoen is nu meer over het jaar verdeeld. En het kan zijn dat er zelfs uitstel heeft plaatsgevonden naar 2021.

5. Een nieuwe werkwijze: De grootste impact is als er een andere werkwijze is waardoor mensen (medewerkers, VvE bestuur, commissies en leden, leveranciers en zzp’ers) op een substantiële andere manier moeten gaan werken.

GatePMS heeft een aantal ijzersterke voordelen:

Voor de Beheerder en de VvE, commissies en haar leden, leveranciers en zzp’ers:

1. Migratie is geen probleem: dit wordt volledig ondersteund door Gate, door uitgebreide import- en export functie en sjablonen. Verder ondersteund Gate 80% van de migratie door actief de data voor beheerders en VvE’s te matchen in die documenten en automatisch te migreren. Document structuren uit andere software pakketten kunnen 1:1 door Gate volledig worden overgezet. Omdat Gate uitgerust is met een uitgebreid document management systeem is daarna klip en klaar waar uw data zich bevindt. Gefaseerde en big bang scenario’s in migratie zijn mogelijk, immers er wordt door de beheerder betaald voor gebruik, dus u wordt niet geconfronteerd met dubbele lasten noch kosten in het geval van de VvE, commissies of haar leden.

2. Impact op de bedrijfsvoering van de vve en beheerder: die impact is laag omdat het hele proces en belangrijke deelprocessen van VvE beheer hetzelfde is, ongeacht welke software gebruikt wordt. De weg in Gate kan wellicht iets anders zijn (lees beter) edoch zal altijd het gewenste resultaat opleveren. Doordat vele processen verder geautomatiseerd zijn maakt dit het aantal uit te voeren handelingen minder en de efficiency hoger. GatePMS heeft ook een mobiele App (IOS en Android) ontwikkeld die de communicatie tussen de VvE en haar bestuur, commissies en haar leden, de beheerder en leveranciers sterk verbeterd. Hierdoor wordt de overstap ook verder ondersteund vanaf het begin.

3. Training speelt geen prominente rol meer: doordat Gate een hogere mate van automatisering en gebruiksvriendelijkheid kent is de training behoefte in het begin en vooral over de levensduur van het gebruik van het pakket enorm verlaagd. We bieden een basis cursus van 4 uur die voor vele (professionele) gebruikers vaak voldoende gebleken is om daarna zelfstandig in onze software VvE en Vastgoed te beheren. Voor VvE’s om het systeem zich eigen te gaan maken bieden we tutorials en handleidingen die online te lezen/bekijken zijn.

4. Timing speelt bij Gate geen rol meer: vergaderen kan bij Gate door uitgebreide ingebouwde video functionaliteit gemakkelijk op elk moment en in elke samenstelling (fysiek aanwezig of online of een combinatie daarvan) uitgevoerd worden. Op elk moment in het boekjaar kan overgestapt worden door de uitgebreide import en export functionaliteit, sjablonen en prolongatie functionaliteit.

5. Werkwijze verandering: Die impact daarvan is laag omdat Gate gebruikersvriendelijker is en belangrijkste processen voor elke beheerder en VvE min of meer hetzelfde zijn. Dit resulteert in een betere dienstverlening maar zorgt ook voor een beter en stabieler werkklimaat. Gate heeft een uitgebreide meekijk functie voor beheerders zodat ze VvE, commissies en leden kunnen helpen in adaptatie. 

De wereld en ook de real estate branche staat voor grote veranderingen: GatePMS kan dit faciliteren.

Corona, het zoeken naar meer efficiëntie en de versnelde digitale transformatie spelen een belangrijke rol. Software van GatePMS kan dit faciliteren. Wilt u weten wat GatePMS voor u kan betekenen? Bel of mail ons en maak een afspraak voor een (online) product presentatie. Binnen een uur zult u overtuigd zijn net als al onze klanten die u voor zijn gegaan. U kunt een demo of een offerte ook online aanvragen via https://gatesoftware.nl. Een proefperiode behoort ook tot de mogelijkheden.


Impressies van onze software kunt u hier opdoen:
• VvE bestuur, commissies en leden: https://gatesoftware.nl/mijnVvE/demo.php

• Voor beheerders: https://gatesoftware.nl/slider/

• Geïntegreerd ALV Videovergadering: https://gatesoftware.nl/mijnVvE/meet.php

Of neem contact op via +31 (0)85 130 4882 of mail naar sales@gatesoftware.nl.

Meer weten?
Vraag hier vrijblijvend informatie aan

Aanvragen

Bekijk ook

Reacties
Gate Property Management Software
Professional
Meer weten?
Vraag hier vrijblijvend informatie aan

Aanvragen
Wij waarderen uw privacy.
Wij en onze partners gebruiken technologie, zoals cookies, op onze website om advertenties te personalificeren en om verkeer te analyseren. Door op accepteren te klikken gaat u akkoord met ons Privacy & Cookiebeleid.