VvE Beheer: De juiste softwareoplossing

Het is verstandig om altijd van alle softwareoplossingen een goede demo af te nemen en daar ruim de tijd voor te nemen. Leveranciers die daarna overgaan tot verstrekking van een demo account met login helpen u bij de verdere besluitvorming. Aansluitend helpt een gratis proefperiode om de verdere adaptie te verhogen.

Welke criteria zijn belangrijk bij de keuze van de juiste VvE Beheer software?

- Een desktopapplicatie of een volledige cloud oplossing?
- Losse oplossingen voor verschillende taken of toch een volledig geïntegreerde geautomatiseerde en complete oplossing met alle benodigde functionaliteiten?
- Is de software in uw bedrijfsvoering/werkwijze en processen te integreren?
- Levert de software alle voor u noodzakelijk processen geautomatiseerd en geborgd?
- Zijn “uw gegevens” uw gegevens?
- Een goede oplossing mag wat kosten maar wat levert het op?
- Wie gaat en kan de software gebruiken?

1. Een desktopapplicatie of toch een cloud oplossing?

Werken in de cloud betekent geen installatie, geen beheerkosten, geen updates en geen aparte software-installatie meer. De softwareoplossing wordt als DIENST aangeboden. U betaalt alleen voor het gebruik via een maand abonnement. Uw gegevens zijn altijd en overal beschikbaar. Het enige dat u nodig heeft is een laptop, PC of tablet met internet toegang. Let op! Veel leveranciers beweren een Cloudapplicatie te leveren, als er software en updates op uw laptop, pc of tablet geïnstalleerd moeten worden is het geen Cloud maar een “hybride oplossing” die niet toekomst vast is. Kies dat vooral niet.

2. Losse oplossingen of volledig geïntegreerd?

Er wordt veel software aangeboden waarmee u een boekhouding en/of administratie kunt voeren, soms zelfs “gratis”. Dit automatiseert slechts een deel van het VvE Beheer proces. Voor het beheer een kleine VvE, zeg 1 tot 10 eenvoudige VvE’s kan dit lange tijd prima werken. Bij uitgebreid VvE Beheer vanaf 10 tot 30 grotere of samengestelde VvE’s voldoet dit niet meer. Dan moet de software het end-to-end VvE Beheer proces afdekken en alle functionaliteiten hebben. Een geïntegreerde geautomatiseerde complete oplossing voor financieel, technisch en algemeen beheer. Met een Leveranciers portaal, VvE portaal en een professionele Beheerder module is dan vereist. Er zijn slechts weinig leveranciers die dit allemaal bieden.

3. Is de software gemakkelijk in uw bedrijfsvoering/werkwijze en/of processen te integreren?

Gemakkelijke en eenvoudige integratie & implementatie in uw bestaande werkwijze/bedrijfsvoering en processen speelt een belangrijke rol. Geautomatiseerde end-to-end processen zijn daarvoor noodzakelijk om te voorkomen dat u opnieuw het wiel gaat uitvinden. Zoveel mogelijk geautomatiseerde belangrijke deelprocessen leveren u tijdwinst op waardoor u zich kunt concentreren op de echt belangrijke zaken en besluiten in uw VvE.

4. Zijn “uw gegevens” uw gegevens?

Belangrijke vragen zijn wanneer de gegevens extern worden opgeslagen: "Zijn de gegevens van mij?", "Kan ik mijn gegevens "migreren" als ik later voor een andere (betere) oplossing wil kiezen". Bij een aantal aanbieders is dit niet vanzelfsprekend. Bij een exit kunnen ze opeens heel onvriendelijk worden, bij enkele is een migratie technisch onmogelijk door de manier waarop de gegevens worden opgeslagen. Zorg dat uw gegevens ook uw gegevens blijven en onderzoek dit zorgvuldig. Ondersteuning bij en zoveel mogelijk gratis migratie moeten door uw leverancier ondersteund worden. Als dit niet het geval is zie af van deze lock in.

5. Een goede oplossing mag wat kosten maar wat levert het op?

De prijzen voor software voor VvE Beheer lopen sterk uiteen. Diepgaande vergelijking op complete functionaliteit is noodzakelijk. Als VvE/Beheerder wilt u zo veel mogelijk het end-to-end proces van VvE Beheer en belangrijke (deel)processen volledig geautomatiseerd en geïntegreerd hebben. Dit verlaagt de kans op fouten, bevordert de informatie naar alle betrokkenen, verhoogd de herhaalbaarheid en daarmee de efficiëntie met als resultaat lagere kosten. Een volledig geïntegreerde geautomatiseerde oplossing helpt u dit te bereiken. De juiste vraag is dus niet wat het kost, maar hoeveel een hogere mate van automatisering, integratie en geoptimaliseerde processen u gaan opleveren?

6. Heeft de softwareoplossing alle voor uw noodzakelijk processen geautomatiseerd en geborgd?

Vele processen binnen de VvE beheer werkzaamheden vragen een herhaalde inspanning. Voorbeelden hiervan zijn overdracht, alv organiseren, etc. Software welke zoveel mogelijk van deze voor u relevante processen volledig geautomatiseerd en geborgd heeft, zorgt voor minder fouten en hogere efficiëntie en borging van het gehele proces van VvE Beheer. En maakt dat u kunt concentreren op wat voor uw VvE en VvE Beheer echt belangrijk is.

7. Wie gaat en kan de software gebruiken? 

De VvE leden, het bestuur en commissies, VvE Beheerders en hun medewerkers in verschillende rollen, leveranciers, de ICT-afdeling, administratie, allemaal hebben ze een platform nodig om samen te werken en informatie te delen en eenduidig te communiceren. De software moet intuïtief zijn vormgegeven zodat iedereen met verschillend niveau en kennis van automatisering ermee kunnen werken. Een hoge adaptatie is belangrijk en een lagere leercurve voor alle gebruikers dus noodzakelijk. Er zijn oplossingen die al lange tijd bestaan en daardoor niet volgens de laatste technologie en gebruiksdoeleinden zijn vormgegeven, die zijn niet toekomst vast. Er is meer behoefte aan intuïtievere software.

GateBeheer is de enige software die elk van de bovenstaande punten compleet meegenomen heeft in haar softwareontwikkeling en een end-to-end geautomatiseerde geïntegreerd proces levert voor compleet VvE Beheer.

Op gatesoftware.nl kunt u dit nog eens nalezen en via https://gatesoftware.nl/demo kan een demo bij u op locatie aangevraagd worden, deze duurt +/- 1 uur. Na de introductie demo kunt een demo account krijgen om zelf in onze software rond te kijken.

Ook een proefperiode behoort tot de mogelijkheden. Als u geïnteresseerd bent wat de oplossing u gaat kosten kunt u vrijblijvend via gatesoftware.nl/offerte een indicatieve offerte van onze software aanvragen, voor een definitieve aanbieding neem aub altijd contact op via +31 (0)85 130 4880 of info@gatesoftware.nl.