De tweede vergadering van eigenaars

Een voldoende hoge opkomst is dan ook van wezenlijk belang voor een goed functionerende VvE. Om rechtsgeldige besluiten te kunnen nemen is voldoende quroum vereist. In de artikelen 36 lid 4 en 37 lid 5 van de Modelreglementen (MR’s) 1973, 1983 en 1992 is voor ‘gewone’ besluiten bepaald dat minimaal de helft van het maximaal uit te brengen stemmen aanwezig/vertegenwoordigd moet zijn. In MR 1992 geldt dit quorumvereiste niet voor besluiten die betrekking hebben op posten die in de begroting zijn opgenomen. Dan geldt wel een maximum overschrijding van 10% of als een speciale reserve is gevormd. Voor besluiten waar een zogenoemde versterkte meerderheid (bijvoorbeeld 2/3e van het aantal uitgebrachte stemmen) is vereist, is in alle MR’s bepaald dat dan ook een hoger quorumvereiste geldt van ten minste 2/3e van het maximaal uit te brengen stemmen. In MR 2006 wordt overigens alleen in dat geval nog een quorum verlangd. Tot MR 2006 gold voor alle besluiten een quorum en sinds MR 2006 enkel voor belangrijke besluiten zoals het vaststellen van een Huishoudelijk Reglement.

Het mag duidelijk zijn dat als het quorum niet wordt gehaald er ook geen rechtsgeldige besluiten kunnen worden genomen. Dan moet dus een nieuwe tweede vergadering worden uitgeschreven. Voor een tweede vergadering geldt overigens geen quorum-vereiste!

In de praktijk is bij veel VvE’s met grote zekerheid te voorspellen dat een tweede vergadering nodig zal zijn omdat er op de eerste vergadering een te lage opkomst zal komen. Is er voor het bestuur van de VvE nu een manier om te voorkomen dat appartementseigenaren en de (professionele) VvE-beheerder onnodige tijd vrij moeten maken voor een extra vergadering?
Wij menen dat voor VvE’s, met één of meer tussenstap(pen), een door de praktijk gewenst resultaat kan worden bereikt. De wijze van oproepen tot een vergadering hangt af van de feitelijke gang van zaken bij de betreffende VvE. Allereerst benadrukken wij nog eens dat de volgende mogelijke wijzen van oproepen alleen toepasbaar (en nodig) zijn als uit de praktijk van jaar en dag volgt dat op de eerste vergadering telkens te weinig stemmen aanwezig zijn.

Het is belangrijk in de oproepingsbrief allereerst uit te leggen dat wegens de – lang bekende – problematiek van de te geringe opkomst, gekozen is voor een andere wijze van oproeping. Vervolgens adviseren wij om bij de uitnodiging voor de eerste vergadering te vermelden dat indien op de eerste vergadering het quorum niet wordt gehaald een tweede ‘quorumloze’ vergadering zal plaatsvinden op een dan al bekende datum, tijdstip en locatie (tussen 2 en 6 weken later). Het is verstandig dan in die oproepingsbrief expliciet op te nemen dat bij vaststelling van onvoldoende quorum verwijzing volgt naar de tweede vergadering en dat de eerste vergadering direct zal worden gesloten zonder verdere behandeling van de overige agendapunten. Het gemak zit hierin, dat dan voor de eerste vergadering als locatie het kantoor van de (professionele) beheerder of een locatie binnen het appartementencomplex kan worden genomen, in plaats van de gebruikelijke te huren (dure) zaal. Het laten plaatsvinden van de eerste vergadering op een kleine locatie heeft bovendien het voordeel, dat er dan in ieder geval weinig animo voor het daadwerkelijk verschijnen zal zijn. In het verlengde hiervan moet dan natuurlijk voor de tweede vergadering wèl een locatie worden gezocht ten aanzien waarvan men van tevoren kan weten, dat daar te nemen besluiten zullen worden genomen en waar men dus wèl aanwezig zou moeten zijn. In een geval waar meestal alleen leden verschijnen in de eerste vergadering, is min of meer het omgekeerde aan te bevelen: in deze oproeping zou vermeld kunnen worden dat de eerste vergadering in het “zaaltje” en de tweede ‘quorumloze’ vergadering op het kantoor van de (professionele) beheerder of een locatie binnen het appartementencomplex zal worden gehouden.

Een ander belangrijk element is, dat de bestuurder en/of de beheerder tijdens de eerste vergadering er op toeziet, dat de wèl aanwezige leden direct een volmacht invullen en ondertekenen, die tijdens de tweede vergadering kan worden gebruikt. Die leden behoeven dan dus in ieder geval niet voor de tweede vergadering terug te komen. Dit kunnen dan ook volmachten zijn waarop het betreffende lid bij elk onderwerp/besluit aan kan geven of hij voor/tegen stemt, een zogenoemde beperkte volmacht dus.
Conclusie: sla de eerste of tweede vergadering nooit over maar maak het de VvE wel gemakkelijker. De tweede vergadering kan immers vaak minder tijdrovend en kostbaar zijn.