Afspraken nakomen: doen

Afspraken nakomen: doen wat je zegt en zeg wat je doet.

Afspraak is afspraak! Wat mij verbaast is dat we vaak negatief gestemd zijn over de hoeveelheid werk, we mopperen over de zogenaamde crisis en over lastige opdrachtgevers enz. Maar om zelf het meest simpele na te komen is voor velen lastig, het nakomen van gemaakte afspraken. Het is een term die we regelmatig gebruiken zowel in zakelijk opzicht als ook in privésituaties. Maar kunnen we onszelf daar ook aan houden en vooral, kunnen anderen aan deze uitspraken rechten ontlenen? In ons werk worden afspraken gemaakt. Bij het niet nakomen van deze afspraken kunnen mogelijk problemen ontstaan. Het is soms lastig om mensen te houden aan de door hen gemaakte afspraken. Belangrijk is dat we ons bewust zijn van onze verplichtingen bij gemaakte afspraken.

Afspraken maken.
Voordat er een afspraak wordt gemaakt, is het van belang dat mensen de volgende vraag aan zichzelf stellen. ‘Kan ik me houden aan de gemaakte afspraak of weet ik al dat ik anderen in de problemen breng omdat ik deze afspraak niet na kan komen?’ Het kan zijn dat men voor informatieafhankelijk is van anderen. Hier moet bij het maken van de afspraak rekening mee worden houden. De afspraak moet op een zodanige termijn worden ingepland dat de benodigde gegevens beschikbaar zijn en men zich kan houden aan de afgesproken datum en tijdstip. Het is van belang dat men zich bewust is van de consequenties bij het niet nakomen van afspraken. Zo kunnen planningen niet meer kloppen waardoor andere onderaannemers weer in de problemen komen.

Het belang van goede en duidelijke afspraken.
Mensen staan vaak niet of nauwelijks stil bij het feit dat wanneer zij zich niet aan de afspraak houden, zij daarmee de tijd van anderen stelen. Mensen zitten namelijk te wachten en kunnen op dat moment niet verder met hun werkzaamheden. Hetzelfde geldt voor de belofte om terug te bellen. De afspraak om terug te bellen wordt altijd snel gemaakt, toch gebeurt het vaak niet. Het komt te vaak voor dat men zich niet aan de afgesproken belofte houdt waardoor de klant tevergeefs in de buurt van de telefoon blijft. Dit gebeurt in het zakelijke circuit maar ook in het dagelijks leven. Dit ondanks dat de communicatiemiddelen nog nooit zo ruim voorhanden zijn geweest. Men doet toezeggingen die niet kunnen worden waargemaakt. Toch is bij het maken van afspraken ook het woord ‘nee’ belangrijk. Ik zeg altijd: ‘Nee is ook een antwoord en zorgt voor duidelijkheid’. Wanneer je een afspraak niet na kunt komen, informeer dan tijdig de opdrachtgever. Neemt hij contact met jou op dan ben je te laat en zal de opdrachtgever waarschijnlijk geïrriteerd zijn. Een tip, leg afspraken vast in bijvoorbeeld een opdrachtbevestiging. Omschrijf duidelijk de uit te voeren werkzaamheden en de te gebruiken materialen. Dit scheelt achteraf een hoop problemen. Het is de kracht van een bedrijf om afspraken na te komen. Dat is een stap naar succes.

Wiljan Janssen