VvE Jaarrekening stroom

VvE Jaarrekening stroom vaak onduidelijk

Veel VvE’s hebben collectieve verwarming (blokverwarming). Jaarlijks wordt er een

afrekening verzorgd voor de individuele bewoners door meetbedrijven als ISTA, Ebatech en

Techem. Wij hebben gemerkt dat deze afrekeningen vaak onoverzichtelijk zijn en vragen

oproepen bij bewoners.

Zo kan het zijn dat voor een specifieke VvE het totale verbruik daalt, terwijl de totale kosten

op de afrekening stijgen. Dergelijke afwijkingen vloeien voort uit (i) verschillen in de

afrekenperiodes tussen de leverancier en meetbedrijf, (ii) het gebruik van ‘conventionele’

meters en (iii) de afrekenmethodiek die wordt voorgesteld door de meetbedrijven.

Ontzorging van VvE Beheerders

VvE Energie kan uw beheermaatschappij op dit gebied ontzorgen. Wij kunnen voor u:

- de afrekening van het meetbedrijf controleren;

- vermeende afwijkingen op een begrijpelijke manier uitleggen aan de bewoners;

- conventionele meters verslimmen;

- afrekenperiodes beter op elkaar laten afstemmen;

- een minder complexe afrekenmethodiek inrichten.

Op deze manier kunnen wij proactief afwijkingen en eventuele vragen in de toekomst tot een

minimum beperken. Dit scheelt zowel u als uw bewoners waardevolle tijd.

In deze blog geven wij drie voorbeelden weer van veel voorkomende problemen bij de

realisatie van de stookkosten afrekening voor de VvE, inclusief een bijbehorende oplossing.

 

MEMO

In deze memo geven wij drie voorbeelden weer van veel voorkomende problemen/situaties

bij de realisatie van de afrekening van de stookkosten voor de VvE, tevens geven we ook

een bijbehorende oplossing.

Voorbeeld 1: het gebruik van ‘conventionele’ gasmeters

Conventionele meters (standaard gasmeter) zijn meters die niet op afstand kunnen worden

uitgelezen en jaarlijks moeten worden opgenomen door de gebruiker of meteropnemer.

Voor kleinzakelijke aansluitingen (< G40) is de klant zelf verantwoordelijk voor de opname en

doorgave van de meterstand. Het meetbedrijf/netbeheerder is wettelijk verplicht om eens per

3 jaar de stand op te laten nemen door een meteropnemer. Daar deze gasmeter zich in de

algemene ruimte bevindt en er vaak onduidelijkheid bestaat over de contactpersoon voor de

specifieke aansluiting, zien wij dat in de praktijk de meterstand niet altijd (juist) wordt

doorgegeven door de klant (VvE) zelf.

Voor grootzakelijke aansluitingen (≥ G40) is er doorgaans een meetcontract met een

meetbedrijf. In het geval van ‘conventionele’ meters neemt een meteropnemer afhankelijk

van het contract eens per maand of jaar de meterstand op. Bij jaaropname wordt de maand

waarin deze opname plaatsvindt bepaald door het meetbedrijf.

In de praktijk zien wij vaak dat meterstanden niet jaarlijks worden opgenomen wat tot

problemen kan leiden. Wanneer de meterstand niet wordt opgenomen, wordt deze geschat.

Probleem: een kleine VvE heeft een kleinzakelijke gasaansluiting ten behoeve van de

blokverwarming. Na de relatief strenge winter van 2013 is de gasstand niet opgenomen.

Hierdoor is de jaarnota van de leverancier voor 2013 tot stand gekomen op basis van een

geschatte stand. De individuele afrekening door bijvoorbeeld Techem op basis van de

individuele tussenmeters vindt plaats in januari 2014.

Na de milde winter van 2014 wordt wel een meterstand opgenomen en doorgegeven. Op

basis hiervan wordt een jaarnota opgesteld door de leverancier en moet er fors worden

bijbetaald, waarbij tevens het additionele verbruik over 2013 wordt afgerekend. Vervolgens

stelt Techem de individuele afrekeningen op. Op de afrekening van de bewoners ziet men de

totale kosten stijgen, terwijl het afgerekende verbruik daalt. Dit roept vragen op bij de

bewoners.

Oplossing: het is mogelijk om gasaansluitingen te ‘verslimmen.’ Hierdoor kunnen

meterstanden op afstand worden uitgelezen op het moment dat dit nodig is. Hierdoor wordt

altijd het reële verbruik, over de juiste periode afgerekend.

 

Voorbeeld 2: verschillen in de afrekenperiodes tussen de leverancier en

meetbedrijven

Bij het doorbelasten van de stookkosten zijn er twee partijen die een afrekening opstellen: de

energieleverancier en het meetbedrijf, bijvoorbeeld Ebatech. In de praktijk zien wij dat deze

afrekenperiodes vaak niet hetzelfde zijn.

Als gevolg hiervan komen de afgerekende verbruiken niet één-op-één overeen wat tot

vragen kan leiden van bewoners.

Probleem: bij de afrekening van de stookkosten voor een kleinzakelijke VvE zijn de

volgende partijen betrokken:

1. Energieleverancier. De energieleverancier levert het gas en rekent af middels één

jaarnota per jaar met afrekenperiode: 1 oktober tot 1 oktober van ieder boekjaar.

2. Meetbedrijf. Het meetbedrijf registreert de meterstanden van de tussenmeters, stelt

een kostenverdeling op en maakt eens per jaar de individuele afrekeningen met

afrekenperiode: 1 januari tot 1 januari van ieder boekjaar.

De beheerder geeft de totale kosten voor boekjaar 2014 op aan Ebatech in januari 2015

middels een ‘kosten opgaveformulier.’ In deze totale kostenpost zit de jaarnota voor

leveringsperiode: 1 oktober 2013 t/m 30 september 2014, plus de voorschotbedragen voor

de maanden oktober t/m december 2014.

Ebatech stelt een kostenverdeling van deze totale kostenpost op aan de hand van het

individuele verbruik dat zij registreert over de leveringsperiode: 1 januari 2014 t/m 31

december 2015. Tussen het afgerekende verbruik bij de energieleverancier en het

geregistreerde verbruik door Ebatech zit een afwijking. Hoe groter het verschil tussen de

afrekenperiodes, des te groter is de potentiele afwijking.

Oplossing: zorg ervoor dat beide afrekenperiodes hetzelfde zijn. Met de leverancier kunnen

afspraken worden gemaakt over de maand waarin de jaarnota moet worden opgesteld.

Indien er sprake is van een meetcontract (grootzakelijk) dan kan men ook met het

meetbedrijf afspreken er dat in een bepaalde maand de meterstanden door hen worden

opgenomen.

 

Voorbeeld 3: de afrekenmethodiek

Bij het invullen van het ‘Opgave kostenformulier’ ten behoeve van de doorbelasting van de

stookkosten, hanteren beheerders doorgaans de grootboekrekening methodiek. Kosten

worden op basis van factuurdatum ingeboekt.

Helaas kan deze methode ervoor zorgen dat kosten worden afgerekend in een andere

periode, dan waarin het verbruik daadwerkelijk heeft plaatsgevonden.

Probleem: een jaarnota over 2014 van een energieleverancier loopt vertraging op en wordt

pas in juni 2015 verstuurd. Op basis van de grootboekrekening methodiek wordt bij het

‘opgave kostenformulier’ voor 2014 enkel alle betaalde voorschotbedragen opgeteld om tot

de totale kostenpost te komen. De jaarnota wordt toegekend aan het ‘kosten

opgaveformulier’ voor 2015.

De energiekosten die over 2014 worden verrekend door het meetbedrijf (bijvoorbeeld ISTA)

zijn niet de reële kosten. Eventuele bijbetalingen of terug stortingen worden pas verrekend in

2015, wat een vertekend beeld geeft.

Oplossing: schuif niet met de toekenning van posten, maar gebruik simpelweg de reële

totaalsom van de jaarrekening van de leverancier als totale kostenpost voor het ‘opgave

kostenformulier.’ Op die manier worden de kosten altijd toegekend aan de periode waarin het

verbruik ook heeft plaatsgevonden.