Beheer op maat

Samen staan we sterk

Het technisch beheer van Perfect Gebouwenbeheer is het totaalonderhoud voor vastgoed, waarbij de staat van het vastgoed en de wensen van de opdrachtgever zorgvuldig op elkaar worden afgestemd.
Onderhoud aan vastgoed is noodzakelijk! En goed georganiseerd onderhoud betekent waarde behoud van vastgoed, verlengen van de levensduur en het vergroten van het gebruikgenot. Belangrijk aspect is de financiering van het onderhoud. Dit laatste kunnen wij niet verzorgen, wel kunnen wij hierbij helpen door de onderhoudskosten inzichtelijk te maken.
Om de klant optimaal te kunnen ondersteunen participeert Beheer op maat in een samenwerkingsverband met het Bouw Advies Instituut. Het Bouw Advies Instituut is een onafhankelijk kennis centrum met uiteenlopende deskundigheid op elk gebied, van bestemmingsplannen, energie, duurzaamheid, (brand)veiligheid en onderhoud. Afhankelijk van de vraagstelling ontstaat hierdoor de mogelijkheid om nog beter in te spelen op de wensen en eisen van de klant. De kwaliteit van de dienstverlening wordt daarmee positief beïnvloedt. Deze samenwerking kan betrekking hebben op specifieke expertise of op benodigde capaciteit waardoor het mogelijk is om grote en complexe projecten te realiseren.

In komende hoofdstukken wordt een Top 10 omschreven waar huisvesting mee te maken heeft. Deze onderdelen kunnen op maat worden bijgeschaafd en toegepast per huisvesting en opdrachtgever.
Beleidsplan huisvesting
Nulmeting
MeerJaren OnderhoudsPlan
Planmatig onderhoud en renovatie
Veiligheid en gezondheid
Contractbeheer
24/7 storingen
Energie besparende maatregelen
Digitaal objectbeheer
Herbestemmen – leegstand

Beleidsplan huisvesting
Het onderwijs in Nederland verandert voortdurend. Deze veranderingen hebben niet alleen invloed op het primaire proces van het onderwijs, maar ook op ondersteunende processen als huisvesting. De trend in leerlingenaantallen (krimp) en veranderende bekostigingsregels voor huisvesting dwingen schoolbestuurders ertoe om verder vooruit te plannen. Dit is een nuttige oefening, want huisvestingskosten zijn op korte termijn nauwelijks beïnvloedbaar, maar zijn dat wel op langere termijn.
Het proces van het opstellen van strategisch huisvestingsbeleid heeft tot doel dat een organisatie zich bewust wordt van ontwikkelingen in de markt, ontwikkelingen in de regio en ontwikkelingen ten aanzien van wet- en regelgeving en daar vervolgens − rekening houdend met haar algemene beleid − haar beleidskeuzes ten aanzien van huisvesting op afstemt. Het strategisch huisvestingsbeleid is dan ook de vertaling van het algemene beleid van een organisatie naar concrete maatregelen die in de huisvestingsvoorraad genomen dienen te worden.

Nulmeting
De technische inspectie (nulmeting) analyseert de gebreken en het achterstallig onderhoud van vastgoed. Hierbij krijgt u niet alleen de bevindingen op papier, ook worden de oorzaken, de toekomstige gevolgen en de kosten voor herstelwerkzaamheden nader uitgewerkt. Het rapport onderbouwt uw beslissing bij een eventuele aankoop of een renovatie van vastgoed.
Indien de opdrachtgever dit wenst kan een constructierapport aan het geheel worden toegevoegd. Deze rapportage geeft inzicht in de constructie van het object op basis van een visuele inspectie en verbindt daaraan een conclusie.
Een nulmeting is vooral van belang als men wil weten of er beperkingen zijn die zullen leiden tot kosten buiten het regulier en groot onderhoud, bijvoorbeeld scheefstand of scheurvorming. Tevens nemen wij de installaties mee in de inspectie, door hier goed naar te kijken kunnen wij aangeven waar er op energiekosten bespaard kan worden.

MeerJaren OnderhoudsPlan
Het MeerJaren OnderhoudPlan (MJOP) is een tijdsplanning en een kostenbegroting van het onderhoud. Het plan wordt opgesteld middels een uitvoerige inspectie van het vastgoed en beslaat een periode van 10 tot 40 jaar, naargelang eisen, wensen en de toekomstwaarde van het vastgoed.
Op voorhand zal in overleg met de opdrachtgever de informatiebehoefte binnen de organisatie worden vastgesteld. In deze fase mag u van ons een proactieve houding verwachten om gezamenlijk tot een goed uitgangspunt te komen.
Het MJOP geeft een duidelijke richtlijn van de jaarlijkse onderhoudskosten, zodat u ruim op tijd de financiering kunt verzorgen. Daarbij bieden wij u ook een overzichtelijke bouwkundige onderbouwing voor de opzet van een reserveringsfonds. Het MJOP wordt voorafgegaan door een nulmeting waarbij alle directe herstelkosten in beeld worden gebracht. Door periodiek het gebouw te inventariseren zal blijken of de geplande werkzaamheden ook daadwerkelijk uitgevoerd dienen te worden of doorgeschoven kunnen worden naar achter. Ook kan uit de inventarisatie naar voren komen dat werkzaamheden naar voren gehaald moeten worden.

Planmatig onderhoud en renovatie
Met planmatig onderhoud van een gebouw spaart u de hoge kosten uit die achterstallig onderhoud met zich meebrengen. Bovendien behoudt het gebouw met planmatig onderhoud haar waarde. Wanneer bij controle van bouwonderdelen als muren, kruipruimte, riolering, kozijnen, tegelvloeren ect, blijkt dat er herstel, schilderwerk of vervanging nodig is, raden wij u aan met onderhoud niet langer te wachten.
Indien er andere eisen en of wensen aan een gebouw zijn, is een renovatie mogelijk waardoor de kwaliteit van de huisvesting verbetert. Bij zowel het planmatig onderhoud als renovatie nemen wij onze opdrachtgever zorgen uit handen. Wij verzorgen de voorbereiding van de uit te voeren werkzaamheden. Vanaf de offerte aanvraag, aanbesteding, controle op de uitvoering tot en met de oplevering. In deze zijn wij het aanspreekpunt, ook voor de nazorg.

Wet- en regelgeving
Naast diverse bouwkundige en installatie technische aspecten vervullen wij ook een rol in de wet- en regelgeving, welke in veel gevallen de veiligheid en gezondheid van de gebruikers ten goede komt. Binnen de kaders van de wet- en regelgeving zoeken wij naar verantwoorde en praktische oplossingen, waarbij de veiligheid en gezondheid voorop staan. Wij stellen de status van de huidige situatie vast en toetsen die aan de wet- en regelgeving met betrekking tot het gebouw en gebruik. Als blijkt dat er aanvullende onderzoeken nodig zijn, voeren wij die uit. Vervolgens bereiden we aanpassingen voor en begeleiden u daarin.
Enkele voorbeelden waar onze aandacht naar uitgaan zijn legionella, brandveiligheid, asbest, controles van installaties en speeltoestellen, arbo en de gebruiksvergunning.

Contractbeheer
Contracten kunnen nogal wat hoofdbrekens kosten of het nu gaat over de lift of over de brandveiligheidsinstallatie. Essentieel voor de opdrachtgever is een actueel en helder inzicht in de markt voor wat betreft de concurrerende prijs / prestatie verhouding.
Wanneer heeft u deze op prijs/kwaliteit verhouding getoetst? Hoeveel verschillende partijen heeft u bij uw gebouwen rondlopen? Hebben al die verschillende contracten dezelfde voorwaarden?
Door het ontbreken van inzicht in contracten ontstaat een onbeheersbare situatie. Verschillende redenen kunnen hiervan de oorzaak zijn. Contracten worden bijvoorbeeld niet verlengd of juist niet beëindigd met alle mogelijke financiële consequenties. Wordt het onderhoudscontract wel uitgevoerd? Contractbeheer kan hierin de oplossing bieden.
Om te komen tot een juist beeld zal er een onderzoek naar de kwaliteit van de onderhoudscontracten plaatsvinden. Deze start met een beoordeling van de bestaande situatie waarbij gekeken wordt naar aanwezigheid, volledigheid en marktconformiteit van de contracten. Aan de hand van de uitkomsten van deze analyse kan er besloten worden de contracten opnieuw aan te besteden. Hiervoor wordt een Programma van Eisen opgesteld.
Nadat de aanbesteding heeft plaatsgevonden geven wij u een selectie en gunningadvies. Aan de hand van dat advies kan er overgegaan worden tot opdrachtverstrekking. Beheer op maat zal alle contracten registreren en bewaken. Hierdoor wordt de looptijd, einddatum en opzegtermijn gewaarborgd.

24/7 storingen
Een spoedeisende storing kunt u 24 uur per dag aan ons melden. Dit kan telefonisch of per e-mail. Voor de telefonische meldingen kan gebruik gemaakt worden van ons speciale nummer. Door middel van het volledig invullen van een storingsticket kan een melding per email gedaan worden.
Na het ontvangen van de melding zetten wij deze door naar de desbetreffende onderhoudsbedrijf en blijven we volgen of de storing adequaat wordt opgelost. Ook de financiële afhandeling controleren wij aan de hand van de werkbon en factuur. Indien alles akkoord, geven we groen licht om tot betaling over te gaan.
Bij het oplossen van deze storingen wordt rekening gehouden met aanwezige garanties en onderhoudscontracten.

Energiebesparende maatregelen
Energiebesparen kan op drie manieren, enerzijds het verbruik verminderen, anderzijds energie goedkoper inkopen of energie gaan opwekken. Het terugbrengen van het verbruik kan op een aantal manieren plaatsvinden te denken aan het aanpassen van de bestaande installatie of plaatsen van alternatieve energiebronnen. Na het maken van een energiescan maken wij een maatwerkadvies, hierin komt naar voren welke maatregelen er genomen kunnen worden en wat daar de besparing dan van is. Tevens maken wij inzichtelijk wat de kosten zijn van deze maatregelen en de daarbij behorende terugverdientijd.
Door energie besparende maatregelen te treffen bespaar je niet alleen op je energiekosten maar wordt tegelijkertijd het comfort van de leef en werkomgeving verbeterd. Energie besparende maatregelen kunnen zijn, het aanbrengen van LED-verlichting en zonnepanelen maar ook het na isoleren van muren, daken en kruipruimtes.
Door energie slimmer in te kopen door dit bijvoorbeeld collectief te gaan doen bespaar je ook op die kosten, deze besparing kan in sommige oplopen tot 25%. Dit gehele traject kunnen wij voor u verzorgen.

Digitaal objectbeheer
Belangrijk bij een goed archief is het standaardiseren ervan. Wanneer alle tekeningen en data op eenzelfde manier opgezet is, is er nooit twijfel of onduidelijkheid over onderdelen van tekeningen en andere documenten. Indien offerte aanvragen gedaan worden ten behoeve van groot onderhoud kunnen tekeningen op deze manier onderling worden uitgewisseld. Wij kunnen uw archief digitaliseren en standaardiseren. Wij maken in overleg met u een standaard opzet en tekenafspraken voor uw tekeningen zodat ook in de toekomst nieuwe tekeningen op eenzelfde manier worden gemaakt.
Onze bouwkundig zorgen ervoor dat uw tekeningen altijd up-to-date blijven. U hoeft enkel aan ons door te geven dat er een wijziging in een pand heeft plaatsgevonden en wij zorgen ervoor dat deze wordt doorgevoerd op tekening zodat de volgende keer dat u de tekening nodig heeft u een up-to-date tekening in handen heeft. Uiteraard verplichten wij u niet om uw tekeningen bij ons te laten wijzigen. U kunt ook zelf nieuwe tekeningen aanleveren zodat wij deze in de vastgoeddatabank kunnen opslaan.
Door documentatie gestructureerd digitaal op te slaan is het vrij eenvoudig om documenten op te zoeken voor u en uw collega’s. De gegevens staan in een beveiligde digitale omgeving zodat ze niet verloren kunnen gaan.

Herbestemmen en leegstand
Het aantal leegstaande gebouwen of gedeeltes daarvan groeit. Vaak bieden de gebouwen(onderdelen) nog goede mogelijkheden voor herbestemming. Opvallend is dat een groot deel van de gebouwen een maatschappelijke functie krijgt. Hierbij kun je denken aan een wijkcentrum of atelier, tevens kunnen we nagaan of het mogelijk is om een gedeelte van een gebouw als kantoorruimte in gebruik te laten nemen. Tijdens dit onderzoek naar de juiste herbestemming is het ook van belang wat de staat van het object is.
Vanuit de wet- en regelgeving zijn er kaders gevormd, het samenvoegen daarvan geeft een overzicht van mogelijk toepasbare functies. Op basis van maatschappelijke, technische, financiële en procedurele haalbaarheid, worden de meest geschikte functies aangereikt. De behoefte tot realisatie wordt in beeld gebracht. De uiteindelijke confrontatie tussen de kaders, de potentie en de behoefte leidt tot een zorgvuldig selectieproces van mogelijkheden voor een gebouw.