Begeleiden van het bouwproces

Taakverdeling

Het begeleiden van het bouwproces is een intensieve klus. Clusteren kan in dat geval handig zijn, zodat het binnen de Technische Commissie duidelijk is wie welk cluster beheert en welke verantwoordelijkheden daarbij horen. Een soort subcommissie dus. Uiteraard communiceren deze clusters onderling met elkaar om het hele project uiteindelijk tot een goed einde te brengen.

CLUSTER 1: proces & voortgang

Wie houdt er binnen de Technische Commissie toezicht op de voortgang van het proces? Wie is het vaste aanspreekpunt voor zowel de aannemer, uitvoerder als de bewoners? Binnen dit cluster wordt het uitgezette tijdspad nauwlettend in de gaten gehouden en afgestemd met de aannemer. Dit cluster draagt ook zorg voor de communicatie met de bewoners en zorgt dat deze tijdig geïnformeerd worden over de werkzaamheden. Mocht er op een bepaalde dag iemand in het appartement aanwezig moeten zijn, dan kan men hier tijdig maatregelen voor treffen. Omdat dit cluster in contact staat met alle partijen is het ook het aanspreekpunt als er klachten zijn.

CLUSTER 2: controle op kwaliteit

Verlopen alle werkzaamheden volgens de afgesproken normen? Wordt er netjes gewerkt en afgewerkt? Waar mensen werken, worden fouten gemaakt. Altijd handig om te zorgen dat de kwaliteit die afgesproken is, ook wordt geleverd. Dit cluster binnen de Technische Commissie houdt met een scherp oog de werkzaamheden in de gaten. Hoe is de afwerking? Bij vragen of onduidelijkheden trekt dit cluster aan de bel bij het cluster dat het proces bewaakt. Hier zit immers het aanspreekpunt dat regelmatig contact heeft met de aannemer.

CLUSTER 3: controle op budget

Binnen dit cluster wordt er nauw toegezien op het financiële budget en de gemaakte prijsafspraken en betalingsvoorwaarden. Meerwerk, bijkomende kosten, financiële tegenvallers, dit cluster is het aanspreekpunt en buigt zich over de mogelijkheden en stemt waar nodig af met het bestuur van de VvE.
Wanneer er afgesproken is dat er na elke oplevering een deel van het totaalbedrag betaald wordt, gaat dit cluster eerst in gesprek met het cluster dat de kwaliteit van het afgeleverde werk controleert. Pas als deze groen licht geeft, kan er worden betaald. Mochten factuurbedragen niet overeenkomen met de gemaakte afspraken, dan koppelt dit cluster dat terug aan het cluster dat het proces controleert, zodat deze in gesprek kan met de aannemer.

CLUSTER 4: eindcontrole

Dit cluster verzamelt alle informatie en bevindingen vanuit de andere clusters en verwerkt deze tot een overzichtelijk dossier. Wanneer de laatste werkzaamheden verricht zijn gaat de gehele Technische Commissie met de aannemer langs de uitgevoerde werkzaamheden om met eigen ogen de verrichtingen te bekijken. Het cluster dat zich richt op de controle neemt hierbij het voortouw en controleert nauwlettend alle werkzaamheden en maakt indien nodig, melding van fouten. Alle bevindingen worden vervolgens besproken. Indien de aannemer nog zaken af moet handelen of herstellen worden hier afspraken over gemaakt. Deze worden vastgelegd op papier en besproken met het bestuur.
Bij herstelwerkzaamheden blijft de taakverdeling en afhandeling van de clusters ongewijzigd.