Het runnen van een VvE

Een handleiding in 4 delen

DEEL 2:
Van idee naar uitvoering?

Na een zorgvuldig voorbereide presentatie is de VvE enthousiast over een ingediend voorstel. Een ruime meerderheid geeft groen licht voor de uitvoering ervan. Maar dan? Dit stappenplan helpt u op weg van voorstel tot uitvoering.

STAP 1. Benoemen commissie?

De eerste stap is het benoemen van een commissie die gaat uitzoeken wat er allemaal komt kijken bij het uitvoeren van het voorstel. Deze commissie wordt tijdens een vergadering in het leven geroepen. Met het oog op eventueel stemmen is het handig te kiezen voor een oneven aantal leden en het op maximaal vijf personen te houden. Deze commissie kan zowel een tijdelijke als een permanente commissie zijn, afhankelijk van het project. Gaat het bijvoorbeeld om een doorlopende activiteit waar de nodige expertise voor vereist is, dan zal de commissie zich permanent met deze zaken bezig houden. Speelt de commissie meer een onderzoekende en adviserende rol, dan kan de commissie zodra alle feiten op tafel liggen weer ontbonden worden.
Een taakomschrijving maakt voor alle betrokkenen duidelijk welke verwachtingen men heeft van elkaar en de commissie.

Punten die niet mogen ontbreken in de omschrijving zijn:?- Titel van de commissie?- Doel van de commissie?- Opbouw van de commissie?- Duur van de benoeming?- Functie-inhoud met een duidelijke omschrijving van de opdracht en de bevoegdheden.?- Bepalen waar en hoe de rapportage en verslaglegging tot stand komen.

Afspraken vastleggen?

De VvE commissie is over het algemeen vrij in het bepalen van hun werkwijze, het aantal bijeenkomsten per jaar en de mate waarin mede eigenaren bij de voorstellen betrokken worden. Echter, het kan voor de gehele VvE prettig zijn hier wel afspraken over te maken om onduidelijkheden te voorkomen.

STAP 2. Taakomschrijving

De aangestelde commissie gaat onderzoek doen naar alle details rondom het voorstel. Laten we om het makkelijk te maken een voorbeeld gebruiken. Het voorstel dat enthousiast is ontvangen, betreft het laten aanleggen van een groen dak. De taak van de commissie is om uit te zoeken wat de mogelijkheden zijn op dit gebied. Wat de positieve kanten zijn en de negatieve kanten. Hoe het zit met de kosten, of en zo ja hoeveel besparing het oplevert. Welke partijen mogelijk geschikt zijn en hoe de aanleg gerealiseerd gaat worden. Ondervinden de bewoners hinder van de aanleg? Hoe zit het met het onderhoud en de onderhoudskosten? En hoe passen de eventueel uitgesproken wensen van bewoners in het plaatje? Wil men een ‘gewoon’ groen dak, of wil men een dak dat tevens een voedingsbron is voor de lokale fauna? Alle praktische en financiële aspecten met betrekking tot de aanleg van het groen dak worden onderzocht.?De commissie adviseert het bestuur en de mede-eigenaren over de voortgang en de bevindingen.

Tip?: Hou mede-eigenaren op de hoogte van voortgang en bevindingen via een periodieke nieuwsbrief. 

STAP 3. Presenteren van de feiten

Na een grondig vooronderzoek komt de commissie tijdens een vergadering met haar bevindingen. Deze worden gepresenteerd in een plan waarin de bouwtechnische, financiële en eventueel juridische aspecten belicht worden. Het doel is om de VvE een zo helder mogelijk totaalplaatje te schetsen van het complete project en eventuele vragen te beantwoorden en twijfels weg te nemen. Soms kan het handig zijn in deze fase een (ervarings)deskundige uit te nodigen. Misschien iemand van een VvE in de regio waar onlangs een groen dak is gerealiseerd.

STAP 4. Vervolgtraject

Indien de meerderheid van de VvE instemt met – in dit geval de aanleg van een groen dak – en men het eens is geworden over alle details en wensen rondom dit project gaat de volgende fase in. ?De commissie kan met het wensen en eisenpakket offertes aan gaan vragen. In samenspraak met het bestuur kunnen een aantal aanbieders uitgenodigd worden voor een gesprek, waarna uiteindelijk – wederom in overleg met het bestuur – de meest geschikte partij uitgekozen wordt.

De uitvoering

Zodra een meerderheid van de eigenaren groen licht heeft gegeven kan het project opgestart worden. De projectcommissie kan toezicht houden op de voortgang van het gehele project, dit kan eventueel in samenwerking met de commissie die verantwoordelijk is voor het technische beheer van het complex. De project commissie volgt het project van A tot Z en houdt bewoners op de hoogte over het verloop. Na de oplevering van het dak kan het project – of beter gezegd in dit geval het onderhoud van het dak – overgedragen worden aan de commissie verantwoordelijk voor het technisch beheer.

Als de commissie haar werk heeft gedaan, is het tijd voor deel 3: xxx. Daar leest u alles over in de volgende editie van dit magazine.