Is uw VvE al ingeschreven?

Bestaande organisaties die zich nog moeten inschrijven, hebben hiervoor uiterlijk tot en met 31 december 2009 de tijd. De Kamer van Koophandel benadert gefaseerd de organisaties die zich moeten inschrijven. Op 1 januari 2010 is het Handelsregister compleet. Wij laten u hier de meest gestelde vragen zien over het inschrijven bij de KvK.

Wanneer benadert de Kamer van Koophandel de Verenigingen van Eigenaars?

Vanaf augustus 2009 ontvangen VvE's een brief met formulier. De VvE moet de ontbrekende gegevens invullen en het formulier terugsturen met een kopie van het legitimatiebewijs van de bestuurder(s) en eventueel de administrateur naar de Kamer van Koophandel. Iemand van de VvE hoeft dus in principe niet naar een Kamer van Koophandel om zich in te schrijven.

Wat gebeurt er als de VvE zich niet inschrijft?

Het is bij wet verplicht om in te schrijven. Met de inschrijving wordt het bijvoorbeeld gemakkelijker om een bankrekening te openen of een contract te sluiten met bijvoorbeeld schildersbedrijven. Het niet inschrijven is een economisch delict.

Wat moet er precies ingeschreven staan over de VvE?

De naam, het adres, de oprichtingsdatum en het bestuur van de VvE moeten worden ingeschreven. Een VvE kan één of meerdere bestuurders hebben. Als er een administrateur is, kan deze ook ingeschreven worden. Ook wordt een afschrift van de notariële splitsingsakte of een uitreksel van de notariële akte met daarin de statuten opgenomen. Dit hoeven geen officieel gewaarmerkte akten te zijn. Wel moet de bestuurder de splitsingsakte of de notariële akte met de statuten ondertekenen. Als er wijzigingen in het bestuur of in de notariële akte optreden moet een VvE dit doorgeven. VvE's hoeven geen jaarrekeningen bij de Kamer van Koophandel in te leveren.

De VvE beschikt over een modelreglement, moet deze worden aangeleverd?

VvE's kunnen volstaan met het opgeven welk van de 8 modelreglementen zij gebruiken. Als de VvE een aanvulling/wijziging heeft op dit reglement of een ander reglement hanteert dan één van de 8 modelreglementen, is wel een volledige versie vereist. De modelreglementen zijn te vinden op www.notaris.nl

Mijn VvE beschikt niet over het reglement waar in de splitsingsakte naar wordt verwezen.

Als wordt verwezen naar één van de 8 modelreglementen kan worden volstaan met het verwijzen naar het betreffende reglement. Als het een ander reglement betreft kunt u deze opvragen bij het Kadaster.

Wat moet ik doen als de akte van splitsing van mijn appartement is gepasseerd voor 1 december 1972?

Appartementsgebouwen die voor 1 december 1972 zijn ontstaan, hadden onder de toenmalige wetgeving geen verplichting een VvE op te richten. Het was wel toegestaan. Als er destijds en ook nadien geen vereniging is opgericht, dan zijn de rechten en plichten van de gezamenlijke eigenaren opgenomen in de splitsingsakte. Als u een splitsingsakte hebt van voor 1 december 1972 én er wordt in deze akte en in eventuele aanvullingen op deze akte geen VvE vermeld, dan bent u niet verplicht om een vereniging in te schrijven. Het kan zijn dat er dan wel sprake is van een zogenaamde vereniging met beperkte rechtsbevoegdheid. Deze kan eventueel (facultatief) wel worden ingeschreven in het Handelsregister. Neem dan contact op met de KvK.

Krijgen VvE's straks jaarlijks het verzoek of gegevens nog actueel zijn?

Het is nog niet bekend of de KvK dat gaan doen. Ze hebben natuurlijk al ervaringen met bestuurswijzigingen binnen gewone verenigingen die al langer in het Handelsregister ingeschreven moeten staan. Die ervaringen zullen ze gebruiken bij de opzet van de onderhoudsstrategie. De KvK heeft voor wijzigingen overigens formulieren die u kunt downloaden of kunt opvragen bij de KvK. Retourneren moet altijd met een kopie van een geldig legitimatiebewijs. Mutaties in het bestuur en ook andere wijzigingen moeten overigens binnen een week aan de KvK worden gemeld.

Welke kosten zijn verbonden aan de inschrijving?

Voor de inschrijving in het Handelsregister moet de VvE een jaarlijkse bijdrage betalen. De heffing is door het Ministerie van Economische Zaken vastgesteld. Een VvE gaat hetzelfde betalen als een 'gewone' vereniging, namelijk € 26,14 (prijspeil 2009).

Kan een VvE zich nu al inschrijven?

Een VvE kan zich nu al inschrijven. VvE's die na 30 juni 2008 zijn opgericht, moeten zich al direct registreren in het Handelsregister. Vaak zorgt de notaris voor de nodige formaliteiten. VvE's die voor 1 juli 2008 zijn opgericht, hebben een overgangstermijn die loopt tot en met 31 december 2009.

Kunnen VvE's zich, net als andere verenigingen, ook via de post inschrijven?

Een VvE, zonder ondernemingsactiviteiten, kan zich schriftelijk inschrijven. Wel moeten kopieën van legitimatiebewijzen van de bestuurder(s) en een eventuele gevolmachtigde (administrateur) meegestuurd worden. U kunt de formulieren voor de inschrijving op de website www.kvk.nl terugvinden.

Waarom moet een VvE zich inschrijven in het Handelsregister?

De Handelsregisterwet 2007 stelt dat VvE's deelnemen aan het economisch verkeer. Dit blijkt ook uit de activiteiten van de VvE's. VvE's zijn verplicht om een onderhoudsfonds te vormen en daarvoor hebben ze een bankrekening nodig. Sommige grotere VvE's hebben zelfs personeel, zoals een tuinman, in dienst. Ook gaan VvE's regelmatig overeenkomsten aan met schoonmaakbedrijven, dakdekkers of schilders voor het onderhoud van het pand. Omdat dit vaak om substantiële bedragen gaat, is voor deze bedrijven belangrijk dat ze kunnen nagaan wie de bestuurders van de VvE zijn. In het complete Handelsregister worden al deze gegevens geregistreerd.

Welke regels gelden voor een VvE die is opgericht na 30 juni 2008?

Een VvE die op of na 1 juli 2008 wordt opgericht, moet zich binnen een week na oprichting inschrijven. Meestal verzorgt de notaris de nodige formaliteiten.

Hoe komt de Kamer van Koophandel aan de adresgegevens van de VvE?

De adresgegevens, de statutaire naam en de statutaire zetel van de VvE's worden verstrekt door het Kadaster.

Wie is de bestuurder van een VvE?

Het bestuur van de VvE wordt gevormd door één bestuurder, tenzij de statuten bepalen dat er twee of meer zullen zijn. Tot 1992 sprak de wet niet over een bestuurder, maar werd de term 'administrateur' gebruikt. Volgens de wet is de administrateur nu de bestuurder. Daarnaast kan er nog een administrateur worden benoemd als gevolmachtigde. Dit kan ook het bureau zijn dat de VvE's beroepsmatig beheert.

Wat kan ik als appartementseigenaar doen als mijn VvE niet wordt ingeschreven?

Alleen het bestuur van de VvE is bevoegd om de VvE in te schrijven. U kunt dit als appartementseigenaar niet zelf. U kunt uw bestuurder attent maken op de verplichting tot inschrijving en op de verantwoordelijkheid die de bestuurder heeft.

Is de VvE ook verplicht om het inschrijvingsnummer van de KvK op correspondentie te vermelden?

Als er sprake is van een vereniging zonder onderneming, is een VvE niet verplicht om het inschrijvingsnummer van de KvK te vermelden op correspondentie. De meeste VvE's hebben geen onderneming.

Kan een bank een inschrijvingsnummer verlangen terwijl inschrijving pas vanaf 1 januari 2010 verplicht is?

Formeel hebben VvE's tot 31 december 2009 de tijd om zich in te schrijven. Wel kan de KvK zich voorstellen dat de bank alvast enige zekerheid vraagt. Een uittreksel uit het Handelsregister kan dit bieden.

Wanneer kan ik een brief van de KvK verwachten?

In augustus 2009 verstuurde de KvK brieven naar de VvE's.

Wat moet ik doen als mijn VvE nog geen bericht van de KvK heeft ontvangen?

Als u in oktober 2009 nog geen bericht over de inschrijving hebt ontvangen, neem dan contact op met de KvK.

Zijn er kosten verbonden aan het doorgeven van wijzigingen?

Voor het doorvoeren van wijzigingen in bijvoorbeeld het bestuur worden geen extra kosten in rekening gebracht. Wel betaalt u de jaarlijkse kosten voor registratie in het Handelsregister. Mocht u een uittreksel uit het Handelsregister nodig hebben dan betaalt u daarvoor € 11,-.

Mijn VvE is 'slapend', kan ik deze toch inschrijven?

Zolang de vereniging nog bestaat en niet is ontbonden moet zij worden ingeschreven. Ontbinden kan alleen als de appartementen niet meer bestaan.

Waarom hoeft een VvE de jaarrekeningen niet te deponeren?

Het publiceren van de jaarstukken is volgens Europese regels voorbehouden aan kapitaalvennootschappen. En in zeer bijzondere gevallen aan grote verenigingen met een onderneming. Een VvE zonder onderneming valt hier niet onder.

Mijn VvE wordt beheerd door een beroepsmatige beheerder van VvE?s, moet mijn VvE zelf actie ondernemen?

Met sommige beheerders heeft de KvK in het voorjaar van 2009 afspraken gemaakt over het collectief aanleveren van gegevens van VvE's. Als er afspraken zijn gemaakt, dan wordt uw VvE niet meer individueel benaderd. U kunt bij uw beheerder navragen of deze afspraken heeft gemaakt met de Kamer van Koophandel over het collectief aanleveren van gegevens van VvE's.

Ik ben beroepsmatig beheerder van VvE's. Kan de inschrijving ook via mij verlopen?

Ja, dit is mogelijk. Wij verzoeken u in dat geval contact op te nemen met de Kamer van Koophandel in uw regio.

Na inschrijving van de VvE in het Handelsregister ontvingen wij vrijwel direct formulieren van de Belastingdienst. Is dit de bedoeling?

Toen Kamer van Koophandel Nederland het signaal opving dat sommige belastingkantoren VvE's direct na inschrijving in het Handelregister een formulier 'startende' onderneming toestuurde, is contact gezocht met de Belastingdienst. De KvK vindt het namelijk niet wenselijk dat álle VvE's, automatisch het formulier toegezonden krijgen: slechts een klein percentage van de VvE's valt namelijk onder de categorie 'vereniging met onderneming'. Zo heeft de KvK dit ook aan de belastingdienst gemeld.
NB: De Belastingdienst heeft de KvK laten weten dat het betreffende formulier niet langer standaard aan VvE's wordt toegezonden. De regiokantoren van de Belastingdienst bepalen nu per geval of het noodzakelijk is de betreffende VvE te benaderen.

Guido van Loon - Appartement & Eigenaar