Het mandaat van de bestuurder

‎Wat is de taak van de bestuurder en wat voor handelingen mag die verrichten? In tegenstelling tot bijvoorbeeld de bestuurder van een besloten vennootschap zijn de bevoegdheden van de bestuurder van een vereniging van eigenaars in beginsel beperkt. De bestuurder van bijvoorbeeld een besloten vennootschap heeft de autonomie om het bedrijf te vertegenwoordigen. Die autonomie wordt begrensd door de wet, de statuten en het ongeschreven recht. De bestuurder van de vereniging van eigenaars daarentegen heeft geen autonomie en mag slechts handelen indien en voor zover daarvoor een grondslag bestaat in de wet of het reglement. Dit heeft in de praktijk allerlei consequenties, die soms nadelig voor de vereniging kunnen uitpakken.

In tegenstelling tot de bevoegdheid van het bestuur van de besloten vennootschap om het bedrijf te vertegenwoordigen, kan het bestuur de vereniging van eigenaars in beginsel niet vertegenwoordigen. De wet bepaalt namelijk dat de vereniging de appartementseigenaars gezamenlijk vertegenwoordigt. Slechts indien het bestuur uitdrukkelijk door de wet of het reglement een bevoegdheid is verleend, kan het bestuur de vereniging jegens derden vertegenwoordigen. De wet bepaalt weliswaar dat, indien sprake is van meer dan één bestuurder, alle bestuurders de vereniging kunnen vertegenwoordigen – maar voor de bevoegdheid tot die vertegenwoordiging moet dan wel een (bijzondere) grondslag bestaan.[1] Het bestuur kan niet naar eigen inzicht handelen, maar dient slechts te doen wat de wet of het reglement – en op basis daarvan: de vergadering – haar opdraagt.

De bevoegdheid van het bestuur wordt nog verder begrensd door het feit dat ook de bevoegdheid van de vereniging om de appartementseigenaars te vertegenwoordigen op zichzelf ook begrensd is. Die grenzen worden bepaald door de wet en het reglement en vinden hun oriëntatiepunt in de kerntaak van de vereniging: het beheren van de gemeenschappelijke gedeelten en het behartigen van de gemeenschappelijke belangen. Indien de vergadering zou besluiten om een vakantie te organiseren, overschrijdt de vereniging de grenzen van haar bevoegdheid.

Het uitgangspunt is dus dat het bestuur niet bevoegd is om namens de vereniging een (rechts)handeling te verrichten, tenzij door de wet, het reglement of krachtens het reglement een bevoegdheid wordt verleend. Het reglement verleent bijvoorbeeld aan het bestuur om zelfstandig te beslissen over het onderhoud, mits die werkzaamheden een niet nader bepaald bedrag te boven gaan. Reglementen kunnen bijvoorbeeld ook bepalen dat het bestuur bevoegd is om verzekeringen af te sluiten. De wet bepaalt daarnaast dat het bestuur de bevoegdheid heeft om besluiten van de vergadering uit te voeren, tenzij het reglement anders zou bepalen.

Voordat een bestuurder een (rechts)handeling namens de vereniging verricht, dient nagegaan te worden of daarvoor een grondslag bestaat. In de praktijk blijkt het ontbreken van een grondslag voor die vertegenwoordigingsbevoegdheid van het bestuurder vooral aan de orde te zijn bij gerechtelijke procedures. De modelreglementen bepalen namelijk dat het bestuur slechts bevoegd is de vereniging in een gerechtelijke procedure te vertegenwoordigen indien de vergadering het bestuur daarvoor machtigt. Als die machtiging ontbreekt, dan is de vereniging niet ontvankelijk in haar vordering. Doorgaans verleent het reglement aan het bestuur de bevoegdheid om verweer te voeren indien de vereniging door een ander in een gerechtelijke procedure wordt betrokken. Dat betekent echter niet dat het bestuur ook op grond van het reglement bevoegd zou zijn om een tegenvordering- of verzoek in te stellen. Daarvoor is alsnog een machtiging van de vergadering noodzakelijk. Uit de bevoegdheid om verweer te voeren vloeit tevens niet voort dat het bestuur bevoegd zou zijn om namens de vereniging een schikking tot stand te laten komen met een wederpartij.

Indien het bestuur ten aanzien van haar bevoegdheid om de vereniging te vertegenwoordigen zonder grondslag handelt, kunnen derden met wie een overeenkomst wordt gesloten mogelijk zich erop beroepen dat de overeenkomst daadwerkelijk tot stand gekomen is. De wet bepaalt namelijk dat, indien iemand mag aannemen dat een persoon bevoegd is om namens een ander te handelen, die ander zich niet erop kan beroepen dat die persoon niet bevoegd was. In dit geval betekent dit dat de vereniging niet kan stellen dat het bestuur niet bevoegd was, indien het bestuur namens de vereniging een overeenkomst heeft gesloten en de wederpartij ervan uit mocht gaan dat het bestuur inderdaad de bevoegdheid had om dat te mogen doen. Dit betekent dat het ontbreken van de vertegenwoordigingsbevoegdheid van het bestuur niet altijd externe werking heeft. Wel kan dit mogelijk een grondslag opleveren voor de aansprakelijkheid van de bestuurder jegens de vereniging.

Bij het optreden namens de appartementseigenaars tegen bijvoorbeeld een aannemer dient ook nagegaan te worden of de vereniging – én namens haar het bestuur – bevoegd is om hen te vertegenwoordigen. Dat is in het bijzonder het geval indien de overeenkomst met die aannemer niet is gesloten met de vereniging, maar met de appartementseigenaars zelf, bijvoorbeeld voor de bouw van het gebouw – althans hun privégedeelte (appartement) daarin – als zodanig. Tussen de vereniging en de aannemer bestaat immers geen rechtsverhouding (verbintenis). Die rechtsverhouding (verbintenis) vloeit evenmin voort uit de wet. De wet maakt de vereniging daarnaast geen partij bij de rechtsverhouding tussen de appartementseigenaars en de aannemer. Dat is dan tevens geen bevoegdheid die de vergadering toekomt. Dit kan betekenen dat de appartementseigenaars de vereniging moeten machtigen om namens hen op te treden jegens de aannemer. Dit zal vooral een mogelijk probleem zijn bij appartementencomplexen die recent zijn gebouwd.

Zowel een bestuurder als de appartementseigenaars dienen oplettend te zijn bij het (laten) handelen namens de vereniging. Om problemen te voorkomen is het van belang om zorgvuldig te werk te gaan en dus om ervoor te waken dat voor handelingen van het bestuur een bevoegdheid bestaat. Soms vloeit die bevoegdheid voort uit de wet of het reglement. In veel gevallen is voor die bevoegdheid een besluit van de vergadering nodig. De vergadering kan slechts besluiten nemen die binnen de grenzen van de bevoegdheid van de vereniging vallen. In een aantal gevallen is medewerking van alle appartementseigenaars nodig.

[1] Zie artikel 5:126 lid 5 BW in verbinding met artikel 5:131 lid 1 en lid 3 BW.