Spooknota's: weet wat er speelt binnen uw VvE

Foto: Spooknota NBD, bron: VvE Centraal.

Deze bedrieglijk echte facturen worden gemaakt om bedrijven een contract aan te smeren en geld af te troggelen. De afgelopen tijd is echter duidelijk geworden dat ook VvE's steeds vaker slachtoffer worden van deze praktijken.

Voor fraudeurs biedt een VvE een uitgelezen kans om geld los te peuteren. Zeker binnen een VvE-bestuur met meerdere leden kan het nog wel eens voorkomen dat het ene bestuurslid niet precies weet waarvoor een ander bestuurslid opdracht heeft gegeven. De kans dat een bestuurslid van een VvE per ongeluk een spookfactuur ondertekent, is dus groter. Ook is het bestuur van een VvE geen bestuur van beroep en de bestuurstaken dienen dus naast de andere dagelijkse bezigheden uitgevoerd te worden. Hier weten oplichters wel raad mee: ze maken gebruik van het feit dat u niet 24 uur per dag scherp bent op wat er reilt en zeilt binnen uw VvE.

Maar ook VvE's die een externe beheerder in dienst hebben genomen, lopen het risico om slachtoffer te worden van zulke praktijken. Wanneer de beheerder geen sluitend systeem hanteert waarin opdrachten, offertes en overeenkomsten geregistreerd worden, is ook de betreffende beheerder een prooi. Ook draagt zo'n beheerder vaak zorg voor meerdere VvE's, waardoor hij of zij niet uit het hoofd zal weten met welke bedrijven en personen een bepaalde VvE zaken doet. Hierdoor is de kans groter dat een externe beheerder zich laat misleiden. Het probleem in deze gevallen is dat de beheerder opgelicht wordt, maar dat dit toch echt in uw eigen portemonnee te voelen zal zijn.

Hoe herkent u een spooknota?

Het probleem van dit soort nota's is dat ze er 'levensecht' uit zien. In bijna alle gevallen is het erg moeilijk om op het eerste gezicht vast te stellen of het om een spookfactuur gaat of niet. Soms wordt zo'n factuur ook nog voorafgegaan door een telefoongesprek. Een spookfactuur wordt expres zo opgesteld dat het lijkt alsof de VvE en de oplichter al een relatie met elkaar hebben. Dit vergroot de kans op succes. Ook zal de 'rekening' over het algemeen niet te hoog zijn: kleine bedragen worden eerder klakkeloos overgemaakt dan grote bedragen.

Belangrijk is dat u bij een binnengekomen factuur alles goed leest, ook de kleine lettertjes. Hierin staat vaak aangegeven dat het om een aanbieding of offerte gaat. Dit verklapt meteen dat deze factuur dus geen rekening is, maar een aanbieding, een optie. U hoeft dus ook niet te betalen. Doet u dit wel, dan zit u in de meeste gevallen vast aan een vervelende aanbieding in de vorm van bijvoorbeeld een ongewenst onderhoudscontract.

Trap er niet in

Zorg er dus voor dat u alert bent op deze vorm van oplichting. Het is belangrijk voor het bestuur van een VvE dat een aantal zaken goed gedocumenteerd wordt. Maak een overzicht van de bedrijven en personen waar u als VvE mee te maken heeft. Noteer om wie, om wat en om welk bedrag het gaat. Zorg dat deze informatie toegankelijk is voor de overige bestuursleden. Ideaal zou het zijn als u ook een logboek bijhoudt van de gevoerde telefoongesprekken: zo weet altijd iedereen wat er speelt. Verifieer dit bij wisseling van bestuur: ga met elkaar na of de informatie nog actueel is.

Ontvangt u een nota? Leest u deze dan altijd zorgvuldig door: van voor tot achter, van boven tot onder. Lees ook alle kleine lettertjes, zodat u zeker weet waar de factuur voor staat. Vertrouw niet op bekende namen of logo's: deze hoeven natuurlijk niet echt te zijn. Twijfelt u over een nota? Neem dan bij voorkeur schriftelijk contact op met het betreffende bedrijf. Bij een telefonisch gesprek loopt u het risico dat het gesprek opgenomen wordt, en dat uw woorden verdraaid in een ander gesprek worden geplaatst. Zo willen de oplichters doen voorkomen dat u wel degelijk ingestemd heeft met een aanbieding. Let ook op uw handtekening: wees hier zuinig mee. Kwaadwillenden kunnen uw handtekening, die u bijvoorbeeld onder uw schriftelijke verweer plaatst, kopiëren en op een namaakovereenkomst plaatsen.

Ten slotte kunt u bij twijfel altijd onderzoeken of het betreffende bedrijf al eerder slachtoffers heeft gemaakt. Het Steunpunt Acquisitiefraude houdt een register bij met daarin de boosdoeners.

Als het de fraudeurs toch is gelukt om u te misleiden, stuur dan een aangetekende brief waarin u aangeeft dat u voor de opdracht waarvoor geld in rekening wordt gebracht, nooit toestemming heeft gegeven en dat u de opdracht/factuur betwist. Belangrijk: betaal in geen geval, ook al dreigt de andere partij met het nemen van maatregelen. Het is belangrijk dat u, wanneer u slachtoffer bent geworden, dit meldt bij het Steunpunt Acquisitiefraude, zodat de database up-to-date blijft. Alleen dan kan voorkomen worden dat meer mensen de dupe worden van deze praktijken. Meer informatie vindt u op www.fraudemeldpunt.nl.

Guido van Loon - Appartement & Eigenaar