De verhouding tussen de VvE en de beheerder

Door: mr. C.T. Klepper, advocaat bij BVD advocaten.

Er is administratieve, financiële, organisatorische en juridische kennis en ervaring nodig om een vereniging van enige omvang goed te beheren. Niet gek dus dat veel verenigingen een externe beheerder hebben. Toch blijkt in de praktijk dat de samenwerking tussen de VvE en de (voormalig) beheerder lang niet altijd vlekkeloos verloopt. Er kunnen discussies ontstaan over de bevoegdheden van de beheerder, over de overdracht van de administratie wanneer de vereniging overstapt naar een nieuwe beheerder en helaas komt het ook voor dat een beheerder fouten maakt waardoor de vereniging schade lijdt. In dit artikel sta ik stil bij enkele onderwerpen die in de praktijk regelmatig vragen opleveren.

Taken en bevoegdheden beheerder

Om te bepalen welke taken en bevoegdheden een beheerder heeft, zijn twee documenten van belang: het splitsingsreglement en de beheerovereenkomst.

Het splitsingsreglement is opgenomen in de splitsingsakte. Veelal wordt daar verwezen naar een van de veelgebruikte modelreglementen (1973, 1983, 1993, 2006, 2017) als vastgesteld door de KNB. In het MR 1973 is bijvoorbeeld opgenomen dat het bestuur van de vereniging berust bij de administrateur, die door de vergadering wordt benoemd. In het MR 1992 is expliciet benoemd dat de vergadering kan besluiten de administratie op te dragen aan een door haar aan te wijzen administratief beheerder onder de voorwaarden als door haar met de beheerder overeen te komen.

Belangrijk om in dit verband te beseffen is dat de beheerder geen officieel orgaan van de vereniging is, anders dan bijvoorbeeld de algemene vergadering en het bestuur (tenzij de beheerder ook het bestuur vormt). Dit brengt mee dat de rol van de beheerder feitelijk beperkt is tot het uitvoeren van besluiten die de vergadering heeft genomen, al zijn er ook taken waarbij de beheerder het initiatief neemt (denk aan het bijeenroepen van een vergadering, het verzamelen van de agendapunten het notuleren, etc.). In veel gevallen regelt de beheerder allerlei praktische zaken voor de vereniging. De taken van een beheerder zijn echter niet vastomlijnd en moeten worden afgeleid uit de overeenkomst tussen de VvE en de beheerder: de beheerovereenkomst.

De inhoud van de beheerovereenkomst kan sterk variëren van een beknopte offerte die door de VvE is aanvaard tot een uitgebreide overeenkomst met taakomschrijving, bevoegdheden, duidelijke afspraken over de tarieven en soms een set algemene voorwaarden. U begrijpt: over de inhoud daarvan valt in algemene zin weinig te zeggen. Wel geldt voor iedere VvE dat het verstandig is om de met de beheerder gemaakte afspraken steeds binnen handbereik te hebben. Doet zich dan een probleem voor, dan is gemakkelijk te controleren of de beheerder zich aan de gesloten overeenkomst houdt.

De verhouding tussen de VvE en de beheerder moet juridisch worden geduid als een overeenkomst van opdracht als omschreven in artikel 7:400 en verder BW. Bij een beheerder die niet tevens het bestuur vormt, volgen de rechten en plichten van de beheerder alleen voort uit de beheersovereenkomst en de wettelijke bepaling met betrekking tot (deze) contracten. Bij een beheerder die ook bestuurder is, gelden ook de regels uit het splitsingsreglement en de wet met betrekking tot de bevoegdheden van het bestuur van een VvE. Kortom: de taken en bevoegdheden van een beheerder verschillen van geval tot geval.

Beheerder weigert medewerking bij overdracht naar nieuwe beheerder

Uitgangspunt in de wet is dat de opdrachtgever de overeenkomst met de opdrachtnemer te allen tijde kan opzeggen. Bij niet-particuliere opdrachtgevers kan daarvan contractueel worden afgeweken. Overigens sluit deze opzeggingsbevoegdheid niet uit dat een opzegtermijn in acht moet worden genomen. Controleer dus wat hierover in de beheerovereenkomst is opgenomen. Houd ook rekening met het feit dat de algemene vergadering een besluit zal moeten nemen tot opzegging van de beheerovereenkomst, wil de VvE effectief afscheid kunnen nemen van de beheerder.

Na het einde van de beheerovereenkomst behoort de voormalig beheerder alle stukken van de VvE die hij onder zich heeft, aan te leveren of over te dragen aan de nieuwe beheerder. Deze verplichting staat niet letterlijk in de wet maar vloeit (mijns inziens) voort uit de verplichting van de (voormalig) beheerder om de zorg van een goed opdrachtnemer te betrachten.

Weigert de voormalig beheerder de administratie over te dragen, dan kan de vereniging in een gerechtelijke procedure afgifte van de administratie vorderen op straffe van een dwangsom. Als er vrees voor verduistering bestaat, kan van te voren beslag worden gelegd op de gehele administratie. En wanneer haast geboden is, kan een vordering tot afgifte van de administratie in een kort geding worden gevorderd. In de praktijk zal dat vaak nodig zijn, omdat de nieuwe beheerder de administratie snel nodig heeft voor de uitvoering van zijn taakt.

Beheerder aansprakelijk jegens de VvE

De wet bepaalt dat iedere opdrachtnemer de zorg van een goed opdrachtnemer in acht nemen. Dat geldt dus ook voor beheerders. De VvE mag op grond hiervan verwachten dat de beheerder zich als een redelijk handelend en redelijk bekwaam beheerder gedraagt. Met kennis van zaken en van allerlei procedurele aspecten binnen de VvE dus. Als de beheerder ook bestuurder is, geldt naast de hiervoor genoemde norm tevens de wettelijke regel dat elke bestuurder tegenover de rechtspersoon (de VvE) gehouden is tot een behoorlijke vervulling van de hem opgedragen taak.

Helaas komt het in de praktijk veelvuldig voor dat er klachten zijn over het functioneren van de beheerder: hij heeft de jaarstukken niet op tijd af, agendeert besluiten niet op de juiste wijze, heeft de administratie niet op orde of besteed werk uit zonder meerdere offertes op te vragen. Zo zijn er nog veel meer voorbeelden te noemen.

Regelmatig stelt een VvE de beheerder aansprakelijk vanwege dergelijke punten die, wat de vereniging betreft, mis zijn gegaan. De rechter zal in dat geval heel nauwkeurig toetsen wat er precies is gebeurd en of de beheerder inderdaad aansprakelijk is tegenover de vereniging. Voordat de rechter aan de inhoudelijke toets toekomt, zal hij controleren of (1) de VvE tijdig na ontdekking van de fout heeft geklaagd bij de beheerder, en (2) de beheerder door de VvE in gebreke is gesteld en een redelijke termijn heeft gekregen om de fout te herstellen (deze eis geldt alleen als herstel nog mogelijk is en dus niet als er door de fout al schade is opgetreden).

In diverse uitspraken is de aansprakelijkheid van een beheerder jegens de vereniging vastgesteld. Het voert te ver om een uitputtend overzicht te geven van de gevallen waarin dat gebeurt, maar enkele voorbeelden maken wel duidelijk waar de grenzen liggen.

In de uitspraak van de rechtbank Den Haag van 25 november 2015 (ECLI:NL:RBDHA:2015:13524) hield de rechtbank de beheerder aansprakelijk voor onvoldoende technisch toezicht op het schilderwerk. Ondanks duidelijke afspraken over betaling van de laatste termijn(en) voor het schilderwerk, die pas voldaan zouden worden na oplevering van het werk en het verstrekken van een garantiecertificaat. Ook was onvoldoende technisch toezicht gehouden op de uitvoering van het werk.

Meent u dat er sprake is van een onjuist gevoerde administratie door de huidige of vorige beheerder? Wacht dan niet te lang met klagen. Een VvE die de beheerder na enkele jaren aansprak op fouten, kreeg het verweer tegengeworpen dat er te laat was geklaagd. En met succes: de vorderingen van de vereniging werden afgewezen (rechtbank Amsterdam 6 juni 2012, ECLI:NL:RBAMS:2012:BX2245).

Als sprake is van echte fraude en verduistering, kan naast een civiele procedure ook een strafrechtelijke procedure worden gevoerd. Zo kreeg een beheerder een gevangenisstraf van twaalf maanden vanwege een veroordeling voor het verduisteren van ruim vier ton – het geld had de beheerder van de rekening van de VvE overgeboekt naar zijn eigen rekening (rechtbank Den Haag 4 februari 2014, ECLI:NL:RBDHA:2014:1285).

Tips
- Zorg voor een schriftelijke beheerovereenkomst waarin de taken (en bevoegdheden) van de beheerder duidelijk zijn omschreven;
- Kies bij voorkeur voor een eigen bestuur, gekozen uit de leden van de vereniging, om het functioneren van de beheerder te monitoren en zo nodig direct in te grijpen;
- Maak werk van de kascommissie en zorg ervoor dat deze commissie, al dan niet via het bestuur, voortdurend inzicht heeft in alle financiële zaken van de VvE;
- Schakel deskundige (rechts)bijstand in als u vermoedt dat de VvE benadeeld is door de beheerder.