Hoe communiceer je als VvE bestuurder op de juiste wijze met de VvE leden

Als VvE bestuurder ben je niet alleen bezig met het regelen van onderhoud en financiën, maar ook met het goed informeren van de leden.

Waarom is goede communicatie met VvE leden zo belangrijk

Zonder duidelijke communicatie kan het al snel misgaan. Leden weten niet waar ze aan toe zijn, voelen zich buitengesloten en voor je het weet ontstaan er misverstanden of zelfs conflicten. Niemand zit te wachten op boze buren aan de deur, toch?

Betrokkenheid van de leden

De betrokkenheid van leden is ook zo’n belangrijk punt. Door hen op de hoogte te houden van wat er speelt binnen de VvE, voelen ze zich serieuzer genomen. En als mensen zich betrokken voelen, denken ze ook sneller mee. Dat maakt jouw werk als bestuurder weer een stuk makkelijker.

Voorkom verwarring en onduidelijkheid

Goede communicatie helpt om verwarring en onduidelijkheid te voorkomen. Denk aan duidelijke afspraken over onderhoud of financiële bijdragen. Als iedereen weet wat de regels zijn, scheelt dat een hoop discussies. Een duidelijk overzicht van afspraken helpt hierbij enorm.

Plannen en coördineren

Het maken van een goede planning is belangrijk, maar vergeet ook niet de coördinatie ervan. Belangrijk is dat iedereen weet wat er speelt. Stel dat de algemene ruimte wordt voorzien van nieuw meubilair zoals nieuwe stoelen, tafels en eventueel ook een barkruk voor de mensen die graag wat hoger willen zitten, dan is het belangrijk dat iedereen hiervan op de hoogte is en deze plannen eerst worden gedeeld in een vergadering, zodat ze vanuit daar verder kunnen uitgewerkt. Daarvoor is het belangrijk dat deze punten ruim voor aanvang van de vergadering bekend zijn, zodat de leden zich ook goed kunnen voorbereiden.

Hoe zorg je voor succesvolle communicatie met VvE leden

Oké, het is duidelijk dat communicatie belangrijk is, maar hoe doe je dat dan goed? Hier een paar tips die echt werken.

Kies één vast communicatiekanaal

Het lijkt misschien handig om e-mails, WhatsApp berichten, nieuwsbrieven en prikborden te gebruiken, maar daar ontstaat juist gedoe van. Houd het simpel en kies voor één vast kanaal. Zo weet iedereen waar ze de informatie kunnen vinden.

Wees duidelijk in je berichten

Vermijd vakjargon en zorg dat iedereen het begrijpt, ook mensen die niet zo thuis zijn in VvE zaken. Vertel niet alleen wat er besloten is, maar ook waarom. Dat scheelt een hoop vragen achteraf. Visuele hulpmiddelen zoals grafieken of plaatjes kunnen ook wonderen doen om de boel helder te maken.

Communiceer regelmatig

Een eenmalige nieuwsbrief per jaar? Dat werkt niet. Zorg voor een vast ritme, bijvoorbeeld een maandelijkse update. Zo weten leden wanneer ze iets kunnen verwachten en blijven ze betrokken. Tuurlijk kan het een keer voorkomen dat er rondom bepaalde onderwerpen wat meer communicatie nodig is dan andere onderwerpen.

Betrek de leden actief

Geef ze de kans om vragen te stellen of feedback te geven. Dat kan bijvoorbeeld via een speciale vragenronde in de nieuwsbrief of tijdens een vergadering. Niet alleen voelen de leden zich hierdoor gehoord, maar jij krijgt ook waardevolle input om het beheer te verbeteren. Als je deze tips volgt, zorg je ervoor dat de communicatie binnen de VvE soepel verloopt en voorkom je een hoop onnodige problemen. Dat maakt het leven voor iedereen een stuk aangenamer.