Is de jaarrekening van uw VvE nog steeds niet klaar?
De Nederlandse wet schrijft voor dat de jaarrekening (balans, exploitatierekening met toelichting) van VvE’s elk jaar vóór 1 juli moet zijn vastgesteld. Maar er zijn VvE’s die dit voorschrift niet naleven.
Hoe belangrijk is deze wettelijke regel? Hoe kunt u bevorderen dat uw VvE wél tijdig de jaarrekening beschikbaar heeft en wat kunt u doen als uw VvE nalatig is?
Wet en splitsingsakte
Het burgerlijk wetboek stelt een heel duidelijke eis: het bestuur is “verplicht jaarlijks binnen zes maanden na afloop van het boekjaar de balans en de exploitatierekening te maken” (boek 2 BW, artikel 10). Ten overvloede wordt deze eis herhaald (boek 2 BW, artikel 48): “Het bestuur brengt op een algemene vergadering binnen zes maanden na afloop van het boekjaar, behoudens verlenging van deze termijn door de algemene vergadering, een jaarverslag uit (...). Het legt de balans en de exploitatierekening met een toelichting ter goedkeuring aan de vergadering over.”
Soms schrijven splitsingsakten een kortere periode voor, meestal van vier of vijf maanden. In die gevallen geldt de kortere periode.
Als de jaarrekening niet binnen de voorgeschreven termijn gereed kan zijn, moet wel altijd een ledenvergadering binnen die termijn worden gehouden. Immers: alleen de ledenvergadering kan het besluit nemen om de termijn te verlengen. Zo’n besluit kan met gewone meerderheid van stemmen worden genomen.
Zes maanden is meer dan genoeg
De eis van zes maanden staat al decennia lang in de wet en dateert nog uit de tijd dat boekhoudingen zonder computer werden gevoerd, met papieren grootboeken, tabellarische kas- en bankboeken en telmachines. Uit de tijd dat facturen nog over de post werden bezorgd en dat bankoverschrijvingsformulieren in drievoud waren.
In de tegenwoordige tijd is zes maanden eigenlijk belachelijk lang. Administraties zijn geautomatiseerd en jaarrekeningen kunnen ‘met een paar drukken op de knop’ uit de computer rollen.
Als de administratie “bij” is - d.w.z. facturen worden niet maandenlang op een stapel gelegd maar regelmatig verwerkt – is het maken van de jaarrekening een kwestie van nog even de vooruit ontvangen en vooruitbetaalde bedragen uitsplitsen en “Klaar is Kees”.
Zelfs grote internationale ondernemingen publiceren hun jaarrekening al in januari of februari. Er is geen enkele reden waarom een jaarrekening van een VvE niet al in januari of februari gereed zou kunnen zijn.
Als de jaarrekening van uw VvE dus niet uiterlijk in juni gereed is, is er –uitzonderlijke omstandigheden daargelaten- echt iets mis binnen de organisatie van uw VvE of uw VvE-beheerder.
Tijdige verantwoording is belangrijk
Als lid van de VvE heeft u er belang bij dat de jaarrekening op tijd gereed is:
- voor het vaststellen van de definitieve eigenaarsbijdragen is de jaarrekening nodig. Pas als de jaarrekening vastgesteld is, weet u of de door u betaalde voorschotbijdragen toereikend waren;
- voor het vaststellen van de begroting voor het nieuwe jaar is het wenselijk dat de cijfers van het oude jaar bekend zijn, omdat die een basis voor de begroting geven. Zolang er geen gedegen begroting beschikbaar is, is het ook onzeker of de voorschotbijdragen niet te laag of te hoog zijn;
- als de jaarrekening gereed en door de kascommissie goed gecontroleerd is, heeft u zekerheid dat de VvE-gelden aanwezig zijn. Fraude en andere malversaties worden soms heel laat ontdekt doordat de jaarrekening niet op tijd beschikbaar was;
- bij verkoop van uw appartement kunnen kopers terughoudender worden als er geen actuele jaarrekening aanwezig is, mede omdat dit een signaal is dat de VvE niet goed georganiseerd is;
- als de jaarrekening na 15 maanden nog steeds niet gereed is, hebt u onvoldoende informatie om uw aangifte inkomstenbelasting te kunnen doen (opgave van uw aandeel in de reserves van de VvE).
Wet bestuur en toezicht rechtspersonen
Met ingang van 1 juli vorig jaar is de Wet bestuur en toezicht rechtspersonen (WBTR) van kracht geworden. Het doel van deze wet is om de kwaliteit van bestuur en toezicht bij verenigingen en stichtingen te verbeteren. Formeel is de WBTR niet van toepassing op VvE’s, maar indirect is de nieuwe regelgeving zeker wel van invloed op VvE’s! En dat is een goede zaak; appartementseigena-ren mogen daar blij mee zijn.
De verantwoordelijkheid voor het voeren van een goede boekhouding en het tijdig opstellen van de jaarrekening ligt heel nadrukkelijk bij het bestuur (boek 2 burgerlijk wetboek, artikel 10). Dat is óók het geval als de administratie is uitbesteed aan een VvE-beheerder. En eveneens in het geval dat een penningmeester in functie is: alle bestuursleden zijn verantwoordelijk.
Artikel 9 bepaalt dat elke bestuurder zijn bestuurderstaak “behoorlijk” moet vervullen. Bij conflicten en rechtszaken was vaak de vraag wat onder “behoorlijk” moest worden verstaan. De WBTR stelt nu dat sprake is van een onbehoorlijke taakvervulling indien niet is voldaan aan de verplichtingen genoemd in artikel 10. Dat artikel 10 schrijft voor dat het bestuur een goede boekhouding moet voeren en binnen zes maanden een jaarrekening moet opstellen.
De WBTR geldt weliswaar formeel niet voor VvE’s – maar stelt u zich voor dat het bestuur van een VvE geen goede boekhouding heeft gevoerd en/of de jaarrekening niet of te laat heeft opgesteld. Zal een rechter dan niet de conclusie trekken dat er sprake is van onbehoorlijk bestuur?
Als leden van een VvE naar de rechter stappen omdat zij van mening zijn dat zij schade lijden door een onbehoorlijke bestuurlijke taakvervulling, zal de juridische positie van het bestuur zwak zijn indien de boekhouding niet goed is of indien een jaarrekening niet op tijd en correct is opgesteld.
Dat is dus een stimulans voor bestuurders om te zorgen voor een goede boekhouding en een goede jaarrekening!
VvE-beheerders
Indien uw VvE met een VvE-beheerder is overeengekomen dat deze het financieel en administratief beheer doet, staat in de overeenkomst normaliter dat de beheerder ervoor zal zorgen dat de jaarrekeningen tijdig gereed zijn overeenkomstig de regels die gelden op grond van de wet en de splitsingsakte. Een VvE-beheerder die de jaarrekening niet op tijd gereed heeft, pleegt dus wanprestatie.
Het bestuur kan de beheerder in gebreke stellen en schadevergoeding eisen, geld terug vragen of de overeenkomst ontbinden. Het beste is natuurlijk als het bestuur niet pas na 1 juli in actie komt, maar al in januari met de beheerder afspreekt op welke datum de jaarrekening gereed zal zijn en wanneer de ledenvergadering gepland kan worden. Als dan blijkt dat de vereiste datum niet gehaald wordt, is er nog tijd om de beheerder nadrukkelijk op zijn contractuele verplichtingen te wijzen en tijdig maatregelen te nemen.
Een mogelijke maatregel is het organiseren van een extra ledenvergadering om de termijn te verlengen – een beheerder zal daar niet blij mee zijn omdat het extra tijd kost die niet gedeclareerd kan worden omdat de vergadering door zijn toedoen (nalatigheid) moet worden gehouden. En dat is weer een stimulans om de jaarrekening gewoon op tijd op te leveren...
Appartementseigenaren
Ook voor appartementseigenaren is het zaak om tijdig na te vragen op welke datum de ledenvergadering waarin de jaarrekening wordt vastgesteld zal zijn. Als die vergadering niet voor 1 juli gepland wordt, kan op tijd bij het bestuur aan de bel worden getrokken.
En als de jaarrekening op 1 juli toch nog niet aan de ledenvergadering is voorgelegd en door die vergadering is goedgekeurd, kan elk lid op grond van artikel 48[1] aan de rechter verzoeken om het bestuur op te dragen binnen een te stellen termijn (van bijv. 6 weken) alsnog de jaarrekening op te leveren. Met daarbij een dwangsom die moet worden betaald als die termijn niet gehaald wordt.
Zo’n dwangsom is voor het bestuur een behoorlijke stok achter de deur om tot spoedige actie over te gaan.
En al helemaal omdat het denkbaar is dat de leden(vergadering) wellicht niet zal accepteren dat het bedrag van de dwangsom uit de VvE-kas wordt betaald, maar de bestuursleden persoonlijk aansprakelijk zal stellen.
Meer dan een jaar geen jaarrekening
Er komen helaas ook situaties voor dat een VvE jarenlang geen jaarrekening opstelt. Of wel jaarrekeningen opstelt, maar dat die jaarrekeningen door de kascommissie worden afgekeurd en door de ledenvergadering worden verworpen. Ook in die situaties kan elk lid zich met een beroep op artikel 48 tot de rechter wenden en vragen het bestuur op te dragen binnen een bepaalde termijn alsnog correcte jaarrekeningen te presenteren.
Over de auteur:
drs. Maarten den Ouden was registeraccountant. Hij is de auteur van De Kascommissiegids voor verenigingen en stichtingen, verkrijgbaar via www.kascommissiegids.nl.
Ook schreef hij De Kascommissiegids voor VvE’s – momenteel uitverkocht, maar binnenkort (3e druk) verkrijgbaar via Appartement en Eigenaar!
[1]
“Na verloop van de termijn kan ieder lid van de gezamenlijke bestuurders in rechte vorderen dat zij deze verplichtingen nakomen.”
Om een reactie te kunnen plaatsen heeft u een profiel nodig.
Inloggen