Hoe maakt u uw VvE actief?

Hierdoor ontstaat het risico dat eigenaren plotseling worden verrast met aanzienlijke herstel- of onderhoudskosten. Daarnaast heeft een slapende VvE een negatieve invloed op de waarde van de appartementen. Redenen genoeg om de VvE te activeren. Welke stappen moeten daarvoor worden ondernomen?

1.
In eerste instantie is van belang om de relevante VvE-stukken bij elkaar zoeken. Het gaat dan (voornamelijk) om de splitsingsakte, het toepasselijk modelreglement, eventuele contracten die de VvE heeft gesloten en een overzicht van de VvE-financien. Met name de splitsingsakte en het modelreglement zijn belangrijk omdat daarin alle 'VvE-regels' worden vermeld waaraan de eigenaren zijn gebonden.

2.
Een vergadering bijeen roepen, waarin (rechtsgeldige) besluiten kunnen worden genomen. Het is noodzakelijk om voorafgaand aan de vergadering een agenda op te stellen en deze aan alle eigenaren toe te sturen. In de splitsingsakte en het splitsingsreglement wordt vermeld aan welke formaliteiten de oproeping moet voldoen. Zo moet bijvoorbeeld een (minimum) oproepingstermijn worden gehanteerd en moeten de te bespreken punten in de agenda worden vermeld.

3.
Tijdens de eerste vergadering is van belang om de volgende onderwerpen te bespreken en daarover (voorzover nodig) besluiten te nemen.

- Bestuur benoemen;
In veel gevallen schrijft de splitsingsakte voor dat het bestuur uit een oneven aantal personen moet bestaan. Het is gebruikelijk en praktisch om een voorzitter, secretaris en penningmeester te benoemen.

- Eventuele aanstelling van een beheerder;
De vergadering kan besluiten om een deel van de (financiele) VvE-administratie uit te besteden aan een extern beheerder.

- Commissies benoemen, zoals een kascommissie en een technische commissie;
Ter verlichting van het bestuur kunnen bepaalde commissies worden aangesteld voor de uitvoering en controle van specifieke taken. Een kascommissie en een technische commissie zijn de meest voorkomende commissies. De kascommissie controleert de financiele zaken. De technische commissie houdt zich bezig met het onderhoud van het gebouw.

- VvE verzekering regelen;
Het bestuur van de VvE is verplicht om het gebouw te verzekeren tegen water-, storm-, brand- en ontploffingsschade. Ook dient eenaansprakelijkheidsverzekering te worden afgesloten. De vergadering wijst de verzekeraar aan.

- VvE inschrijven bij de KvK;
Op grond van de Handelsregisterwet 2007 is de VvE verplicht zich in te schrijven in het handelsregister. Het bestuur dient daarvoor zorg te dragen.

- Rekening openen op naam van de VvE;
Het is praktisch om op naam van de VvE een bankrekening te openen. Via deze rekening kunnen de maandelijkse voorschotbijdragen van de eigenaren worden geind en kunnen de VvE-rekeningen worden betaald. Ook verdient het aanbeveling om een spaarrekening te openen in verband met het (wettelijk verplichte) reservefonds.

- Meerjarenonderhoudsplan opstellen;
Door een MJOP op te stellen wordt inzichtelijk welke onderhoudskosten op welke termijn te verwachten zijn. Op die manier kan de VvE sparen voorbepaalde grote uitgaven, zodat de eigenaren daardoor niet (meer) worden verrast.

- Begroting opstellen en (aan de hand daarvan) de maandelijkse voorschotbijdragen bepalen aan de hand van de breukdelen;

Mede aan de hand van het MJOP en de overige VvE-uitgaven kan een begroting worden opgesteld en kunnen de maandelijkse voorschotbijdragen worden vastgesteld. In de splitsingsakte is bepaald voor welk breukdeel iedere eigenaar moet bijdragen in de gemeenschappelijke kosten.

1. Van iedere VvE-vergadering, ook de eerste, worden notulen opgemaakt. Op die manier is duidelijk welke punten er zijn besproken en welke besluiten er zijn genomen. Bovendien worden ook de eigenaren die niet ter vergadering aanwezig konden zijn op de hoogte gebracht van hetgeen is besproken. Het is praktisch de notulen voorafgaand aan de volgende vergadering te verspreiden onder de leden. Tijdens de eerst volgende vergadering worden de notulen officieel goedgekeurd door de leden. Eventuele op- of aanmerkingen worden in de notulen verwerkt of daaraan als bijlage gehecht.

2. Om de VvE wakker te houden is het van belang om regelmatig te vergaderen. De meeste VvE’s hanteren een vergaderfrequentie van één tot tweemaal per jaar. Tijdens deze vergaderingen worden de belangrijkste zaken besproken, zoals de financien en het onderhoud.