De vastgoedbeheerder bij een vereniging van mede eigenaren

De vastgoed-beheerder is een persoon die de activiteiten van
rentmeester of syndicus uitoefent.
De syndicus van een gebouw is belast met het beheer van de gemeenschappelijke
delen van een gebouw of een groep gebouwen in gedwongen mede-eigendom. Hij
vertegenwoordigt de vereniging van mede-eigenaars, voert de beslissingen van de
algemene vergadering van mede-eigenaars uit, etc.
De rentmeester beheert voor rekening van derden vastgoed of onroerende rechten,
maar voert daarbij andere taken uit dan de syndicus (hij int bijvoorbeeld de huur
voor rekening van de eigenaar). Hij kan in de plaats treden van de eigenaar in alle
relaties van de eigenaar met zijn huurder(s), met vaklui, etc.
De vereniging van mede-eigenaars
A. Rechts-persoonlijkheid
Om rechtspersoonlijkheid te verwerven moet de vereniging van mede-eigenaars
deze twee voorwaarden vervullen:
• onverdeeldheid: verschillende eigenaars in hetzelfde gebouw;
• de statuten moeten worden overgeschreven in het hypotheekkantoor.
B. Organen
De algemene vergadering van mede-eigenaars en de syndicus van de medeeigendom
zijn twee organen die onmisbaar en verplicht zijn voor de werking ervan.
De raad van beheer, een orgaan dat de syndicus bijstaat en zijn beheer controleert,
is facultatief, maar bestaat in veel mede-eigendommen.
De algemene vergadering van mede-eigenaars is het soevereine orgaan dat over de
meest uitgebreide bevoegdheden voor het beheer en de administratie van de medeeigendom
beschikt. Daar kan elke mede-eigenaar zijn stem laten horen en moet de
syndicus verantwoording afleggen voor zijn beheer van het gebouw.
C. Reglementen
De werking van de vereniging van mede-eigenaars wordt niet alleen geregeld door
de bepalingen uit de wetten zelf, maar ook door haar statuten. Deze omvatten de
basisakte en het reglement van mede-eigendom, beide moeten in een authentieke
akte worden opgenomen. Vaak worden zij aangevuld door een reglement van orde
(of huishoudelijk reglement) waarvoor een notariële akte niet nodig is, een
onderhandse akte volstaat.
-----------------------------------------------------------------------------------------
Goed om te weten
De basisakte
De basisakte omvat ten minste de beschrijving van het vastgoedcomplex, van de
privatieve delen (of “kavels” die eigen zijn aan elke mede-eigenaar) en van de
gemeenschappelijke delen (gevels, inkomhal, verwarmingskelder, …) en de bepaling
van het aandeel in de gemeenschappelijke delen van elk privatief deel.
Het reglement van mede-eigendom
Het bevat ten minste de volgende gedetailleerde informatie over de werking van de
mede-eigendom:
• de rechten en verplichtingen van elke eigenaar met betrekking tot de privatieve en
gemeenschappelijke delen;
• de regels met betrekking tot de wijze van bijeenroeping, de werking en de
bevoegdheden van de algemene vergadering;
• de criteria en de berekeningswijze van de kostenverdeling;
• de wijze van benoeming van een syndicus, de omvang van zijn bevoegdheden en
de duur van zijn mandaat.
Het reglement van orde
Dit reglement is een praktisch document dat de principes van het dagelijks leven in
het gebouw beschrijft.
-----------------------------------------------------------------------------------------
Hoofdstuk 1
De syndicus
Het contract met de syndicus
Het contract dient duidelijk de volgende elementen te vermelden:
a. het voorwerp;
b. de partijen;
c. het begin en het einde van de overeenkomst;
d. de modaliteiten om het contract op te zeggen of te verlengen;
e. de beschrijving van de gewone en buitengewone prestaties;
f. de honoraria en de terugbetaling van de kosten;
g. de modaliteiten voor overname en decharge;
h. de rechten en verplichtingen die voortvloeien uit de specifieke werkingsregels van
het kantoor van de syndicus.
Het verdient aanbeveling om het contract in twee delen op te splitsen:
• het eerste deel, de bijzondere voorwaarden, bevat de elementen die specifiek zijn
voor het vastgoed dat de syndicus beheert;
• het tweede deel, de algemene voorwaarden, bevat gedetailleerde informatie over
de prestaties en diensten die de syndicus levert en over zijn kosten en honoraria.
Opdracht van de syndicus
De syndicus dient niet alleen over de vereiste juridische en technische kennis te
beschikken, maar moet bij het uitoefenen van zijn opdracht ook de sociale rol
vervullen die samenhangt met zijn functie: verduidelijken, verzoenen en bemiddelen.
Aanstelling van de syndicus
De syndicus wordt hetzij door de algemene vergadering, hetzij door het reglement
van mede-eigendom (dus door de projectontwikkelaar), hetzij door de rechter
(gerechtelijk syndicus) aangesteld. Binnen acht dagen na zijn aanstelling brengt hij
aan de ingang van het betrokken gebouw goed zichtbaar en onbeschadigbaar een
mededeling aan met de volgende, door de wet verplichte gegevens: datum van de
aanstelling, naam, voornamen, beroep en domicilie van de syndicus,
maatschappelijke benaming en maatschappelijke zetel, etc.).
-----------------------------------------------------------------------------------------
Te verzamelen informatie
• lijst van de namen, adressen en gegevens van de goederen van de eigenaars;
• lijst met de namen, plaatsen en gegevens van de goederen die door de huurders
worden bewoond;
• de overeenkomsten die bindend zijn voor de vereniging van mede-eigenaars;
• de boekhoudkundige situatie met activa en passiva en de patrimoniumtoestand
van de mede-eigendom, alsook de boekhouding en de archieven.
Maar ook de volgende basisinformatie van het te beheren goed:
• bouwplan;
• bestek;
• rapporten van controle en onderzoek van de technische installaties en keurings-en
conformiteitsattesten van de gemeenschappelijke delen;
• eventuele waarborgen;
• bouwvergunning;
• rapport en voorwaarden opgelegd door de brandweer;
• postinterventiedossier;
• statuten van het gebouw (basisakte en reglement van mede-eigendom) en
reglement van orde.
-----------------------------------------------------------------------------------------
Wettelijke opdrachten van de syndicus
De syndicus beschikt over drie soorten bevoegdheden:
Als uitvoerend orgaan van de vereniging van mede-eigenaars beschikt de syndicus
over drie soorten bevoegdheden:
• wettelijke: die door de wet worden opgelegd;
• statutaire: die in het reglement van mede-eigendom worden bepaald;
• door overeenkomst verleend: die voortvloeien uit beslissingen van de algemene
vergadering.
De syndicus heeft wettelijk de volgende taken:
• de algemene vergadering bijeenroepen op de data die in het reglement van medeeigendom
worden bepaald of wanneer een dringende beslissing moet worden
genomen;
• de beslissingen van de algemene vergadering en de wijzigingen die aan het
reglement van orde worden aangebracht optekenen in het register dat hiertoe
werd geopend;
• de beslissingen van de algemene vergadering uitvoeren en doen uitvoeren;
• alle bewarende daden en alle daden van voorlopig beheer stellen;
• de kapitalen van de vereniging van mede-eigenaars beheren;
• de vereniging van mede-eigenaars vertegenwoordigen, zowel voor het gerecht als
bij het beheer van de gemeenschappelijke zaken;
• bij overdracht van de eigendom van een kavel aan de notaris, op verzoek van deze
laatste, het overzicht van de schulden, de hangende procedures, de genomen
beslissingen, etc. bezorgen;
• aan de personen die het gebouw krachtens een persoonlijk of reëel recht bewonen,
maar die geen stemrecht op de algemene vergadering hebben (bijv. aan de
huurders) de data van de vergaderingen bezorgen, zodat zij schriftelijk hun
vragen en opmerkingen betreffende de gemeenschappelijke delen kunnen
indienen;
• aan zijn opvolger alle documenten met betrekking tot de mede-eigendom
bezorgen, alsook de volledige boekhouding en de activa die hij beheerde.
Rechtsvorderingen
Als wettelijk vertegenwoordiger van de vereniging kan de syndicus
vorderingen instellen om:
• achterstallige kosten voor gemeenschappelijke delen te innen;
• herstelling te verkrijgen van schade die door een mede-eigenaar aan de
gemeenschappelijke delen is aangebracht;
• een gedeelte van de gemeenschappelijke delen dat door een mede-eigenaar of een
buur zou worden ingenomen terug te eisen;
• de aansprakelijkheid van een leverancier in te roepen;
• …
Als er omgekeerd een rechtsvordering tegen de mede-eigendom wordt ingesteld, zal
de syndicus deze voor het gerecht vertegenwoordigen.
De wet geeft anderzijds elke mede-eigenaar en elke bewoner ook de
mogelijkheid om alleen diverse rechtsvorderingen in te stellen:
• tot annulatie of herziening van de beslissingen van de algemene vergadering;
• met het oog op de bijeenroeping van een algemene vergadering;
• om toelating te geven tot het uitvoeren van werkzaamheden;
• om een rechtzetting van de aandelen van mede-eigendom of van de
verdelingswijze van de gemeenschappelijke kosten te eisen;
• bij misbruik van meerderheid of minderheid;
• …
Hoofdstuk 2
Administratieve taken
De relatie met de raad van beheer
De raad van beheer is een orgaan dat de syndicus kan bijstaan en zijn activiteiten
controleert. Het is belangrijk dat de syndicus een vertrouwensrelatie met dit orgaan
uitbouwt, want het is meestal samengesteld uit mede-eigenaars die in het gebouw
wonen en hun deskundigheid kan zeer nuttig voor hem zijn.
Organisatie en werking van de algemene
vergadering
(1) Samenstelling
De algemene vergadering bestaat uit alle mede-eigenaars die elk het recht hebben
om zich te laten vertegenwoordigen door de persoon van hun keuze (behalve de
syndicus) indien zij deze daartoe volmacht geven. Alle volmachten worden aan de
notulen gehecht.
Bij splitsing van het eigendomsrecht of gewone onverdeeldheid wordt het recht om
deel te nemen aan de beraadslagingen van de algemene vergadering opgeschort tot
de betrokkenen de persoon aanduiden die dit recht zal uitoefenen.
Als een kavel het eigendom is van twee echtgenoten, dan kan slechts één van hen
deelnemen aan de algemene vergadering. Een mandaat is niet nodig als zij zijn
getrouwd onder het stelsel van de gemeenschap van goederen, maar wel als zij zijn
getrouwd onder het stelsel van de scheiding van goederen. Hoe dan ook, de syndicus
doet er goed aan om de bijeenroeping aan elk van hen te richten.
(2) Bijeenroeping
De syndicus moet de gewone of statutaire algemene vergadering bijeenroepen
waarvan de datum door de statuten moet bepaald worden, maar ook elke algemene
vergadering die nodig is om een dringende beslissing te nemen.
Een of verscheidene mede-eigenaars die over minstens 1/5 van de aandelen in de
gemeenschappelijke delen beschikken, kunnen de syndicus eveneens vragen om een
algemene vergadering bijeen te roepen.
De bijeenroepingen worden verstuurd volgens de wijze en binnen de termijnen die
bepaald worden door het reglement van mede-eigendom (meestal een aangetekende
brief die 10 tot 15 dagen vóór de geplande datum van de vergadering wordt
verstuurd).
De syndicus kan aansprakelijk worden gesteld wanneer de regels die de
bijeenroepingstermijnen bepalen worden overtreden.
(3) Bepalen van de datum en de agenda
Alle punten van de agenda moeten duidelijk in de bijeenroeping vermeld worden. De
algemene vergadering kan slechts beraadslagen en stemmen over punten die op de
agenda staan. De punten opgenomen onder de rubriek “Varia” moeten op de agenda
worden gedetailleerd.
Elke mede-eigenaar heeft het recht om een punt op de agenda te laten plaatsen. Hij
richt zich daarvoor schriftelijk tot de syndicus, voldoende op tijd om dit punt in de
bijeenroepingsbrief te laten opnemen.
De jaarlijkse algemene vergadering vindt plaats op de datum, het uur, en de plaats
die vermeld staan op de bijeenroeping of bij gebrek hieraan op de zetel van de
vereniging van mede-eigenaars.
(4) Samenstelling van de vergadering
De algemene vergadering is slechts geldig samengesteld als de regels van de
bijeenroeping werden nageleefd (vorm, termijnen, etc.).
Voor de punten op de agenda zijn de beraadslagingen en beslissingen die geldig
genomen worden door de algemene vergadering bindend voor alle betrokken medeeigenaars,
ongeacht of zij al dan niet vertegenwoordigd of aanwezig waren en
ongeacht of zij zich al dan niet hebben onthouden.
(5) Regels voor het quorum en de meerderheid
A) Stemrecht
Elke mede-eigenaar beschikt over een aantal stemmen in overeenstemming met zijn
aandeel in de gemeenschappelijke delen.
De syndicus heeft geen stem, behalve als hij ook mede-eigenaar is.
Als een persoon door de vereniging van mede-eigenaars is gemandateerd of in
dienst genomen om een opdracht te vervullen, dan kan hij niet deelnemen aan de
beraadslagingen of aan de stemming betreffende deze opdracht.
Niemand kan aan de stemming deelnemen (zelfs niet als lasthebber) voor een groter
aantal stemmen dan het totaal van de stemmen waarover de andere aanwezige of
vertegenwoordigde mede-eigenaars beschikken.
B) Aanwezigheidsquorum
De algemene vergadering kan slechts geldig beraadslagen als meer dan de helft van
de mede-eigenaars aanwezig of vertegenwoordigd is en voor zover zij minstens over
de helft van de aandelen in de gemeenschappelijke delen beschikken. Het reglement
van mede-eigendom kan nog strengere voorwaarden opleggen.
Als dit quorum niet bereikt wordt, zal een tweede algemene vergadering na een
termijn van minstens vijftien dagen bijeenkomen. Deze kan beraadslagen ongeacht
het aantal aanwezige leden of vertegenwoordigde aandelen, tenzij voor de beslissing
eenparigheid van stemmen van alle mede-eigenaars vereist is.
C) Meerderheid en eenparigheid van stemmen
De beslissingen worden bij absolute meerderheid genomen (meer dan de helft van
de stemmen) van de aanwezige of vertegenwoordigde mede-eigenaars, tenzij de wet
of de statuten een gekwalificeerde meerderheid (meer dan de meerderheid, maar
minder dan eenparigheid van stemmen) of unanimiteit (alle mede-eigenaars)
opleggen.
-----------------------------------------------------------------------------------------
Precisie
Bepaalde beslissingen moeten krachtens de statuten of de wet met een
gekwalificeerde meerderheid of zelfs met eenparigheid van stemmen worden
genomen.
Onder voorbehoud van een strengere bepaling die door de statuten zou worden
opgelegd, beslist de algemene vergadering:
1° met een 3/4 meerderheid van de aanwezige of vertegenwoordigde stemmen:
a. over elke wijziging aan de statuten die te maken heeft met het genot, het gebruik
of het beheer van de gemeenschappelijke delen;
b. over alle werkzaamheden aan de gemeenschappelijke delen, met uitzondering van
de werkzaamheden waarover de syndicus kan beslissen;
c. over de oprichting en de samenstelling van een raad van beheer.
2° met een 4/5 meerderheid van de aanwezige of vertegenwoordigde stemmen:
a. over elke andere wijziging aan de statuten, met inbegrip van een wijziging van de
verdeling van de kosten van de mede-eigendom;
b. over elke wijziging aan de bestemming van het gebouw of een gedeelte ervan;
c. over het heropbouwen van het gebouw of het herstellen van het beschadigde
gedeelte bij gedeeltelijke vernieling;
d. over de aankoop van vastgoed dat bestemd is om aan de gemeenschappelijke
delen te worden toegevoegd;
e. over elke daad van beschikking over de gemeenschappelijke onroerende goederen
(zoals de verkoop van een perceel).
3° met eenparigheid van stemmen van alle mede-eigenaars (dit houdt in dat
alle mede-eigenaars aanwezig of vertegenwoordigd moeten zijn):
a. over elke wijziging van de verdeling van de aandelen van mede-eigendom;
b. over elke beslissing van de algemene vergadering om het gebouw volledig her op
te bouwen;
c. over de beslissing om de vereniging van mede-eigenaars te ontbinden.
-----------------------------------------------------------------------------------------
De notulen en de uitvoering van de beslissingen
van de algemene vergadering
De notulen die door de syndicus worden opgesteld, moeten de materiële en
getrouwe weergave zijn van de beslissingen die de algemene vergadering neemt.
De wet verplicht de syndicus om de beslissingen die door de algemene vergadering
worden genomen uit te voeren en te doen uitvoeren. Deze is bijgevolg verplicht om
de werkzaamheden waartoe is beslist aan te vatten, de door de algemene
vergadering beoogde en goedgekeurde procedures op te starten en elke andere
opdracht uit te voeren die hem zou worden toevertrouwd.
De werking van het secretariaat van de
vereniging van mede-eigenaars
Het secretariaat heeft de volgende taken:
• de adressen van de mede-eigenaars up-to-date houden;
• het reglement van orde bijwerken;
• de briefwisseling met de vereniging van mede-eigenaars beheren;
• de verzekeringspolissen bijwerken;
• de mede-eigenaars op de hoogte brengen bij rechtsvorderingen;
• dossiers aanleggen over procedures, aanvragen voor vergunningen, subsidies,
klachten en vergunningen, …
Documenten archiveren
De syndicus bewaart gedurende 5 jaar vanaf zijn decharge alle bewijsstukken van de
rekeningen en een gedetailleerde beschrijving van het patrimonium in zijn kantoor,
ter inzage voor alle geïnteresseerde personen.
Bij wijziging van syndicus is de vertrekkende syndicus verplicht om al deze stukken
aan zijn opvolger te bezorgen.
Bovendien moet de syndicus ook de briefwisseling van en met zijn opdrachtgevers
en de mede-eigenaars bewaren, alsook de schriftelijke stukken van de contracten
met leveranciers.
De syndicus moet bovendien de wettelijke bewaringsvoorschriften naleven, met
name de regel dat boeken en stukken gedurende 10 jaar moeten worden bewaard
vanaf de 1e januari van het jaar dat volgt op hun afsluiting.
-----------------------------------------------------------------------------------------
Goed om te weten
Taalgebruik
Het taalgebruik is vrij. Het is gebruikelijk om de taal van de statuten te gebruiken in
de relaties tussen de syndicus en de mede-eigendom.
Maar als de basisakte is opgesteld in een taal die de meeste mede-eigenaars niet
machtig zijn, dan is het de taak van de syndicus om contractuele schikkingen te
treffen, zodat hij de vereiste documenten in twee talen kan presenteren.
-----------------------------------------------------------------------------------------
Hoofdstuk 3
Boekhoudkundige taken
Financiële middelen verwerven
De syndicus zal de nodige fondsen aan de mede-eigenaars vragen op basis van de
gewone budgetten die door de algemene vergadering worden goedgekeurd.
Wij herinneren eraan dat de syndicus deontologisch verplicht is om slechts
werkzaamheden te bestellen voor zover hij daarvoor over de nodige fondsen
beschikt.
Mogelijke methodes
a) Vier- of driemaandelijkse aanvulling van het werkkapitaal
Wanneer het gebouw bewoonbaar wordt gemaakt, stelt de syndicus het werkkapitaal
samen om de kosten te dekken tot aan de volgende uitsplitsing ervan.
Voor de raming van de grootte van het werkkapitaal gaat de syndicus na welke
uitgaven de mede-eigendom moet doen tijdens het boekjaar.
Bij de driemaandelijkse afsluiting zal de syndicus vragen om de kapitalen aan te
vullen die tijdens deze periode werden uitgegeven.
De mede-eigenaars geven naar het schijnt de voorkeur aan deze werkmethode,
hoewel het een zwaar systeem is en de opgevraagde kapitalen sterk kunnen
schommelen.
b) Driemaandelijks verzoek tot storting van een vast bedrag op basis
van het door de algemene vergadering goedgekeurde budget
Tijdens de algemene vergadering moet de syndicus toestemming verkrijgen voor het
budget dat hij voorstelt.
Op basis van het totaalbedrag dat noodzakelijk wordt geacht om de gewone en
buitengewone uitgaven te dekken (werkzaamheden beslist door de algemene
vergadering) nodigt de syndicus elk kwartaal de eigenaars uit om hun aandeel in de
mede-eigendom te storten. Deze provisie vertegenwoordigt 25% van het geraamde
totaalbedrag.
Bij de afsluiting van het boekjaar legt de syndicus aan de algemene vergadering een
afrekening voor met enerzijds de werkings-, instandhoudings- en herstellingskosten,
de privatieve kosten van het individueel verbruik en de totale provisies die iedereen
heeft gestort. Het credit- of debetsaldo van het voorbije boekjaar wordt naar het
volgende boekjaar overgeheveld.
Deze methode om bij te dragen tot de financiële middelen van de mede-eigendom
biedt het voordeel dat de eigenaar zijn verplichtingen ten opzichte van de medeeigendom
kan programmeren.
c) Aanpassing van het werkkapitaal en van de vaste driemaandelijkse
stortingen
Het spreekt vanzelf dat het mogelijk is om de driemaandelijkse stortingen aan te
passen als dat wegens uitzonderlijke omstandigheden nodig is in de loop van het
boekjaar, onder voorbehoud dat de algemene vergadering hiermee instemt.
Voor het aanvullen van het werkkapitaal keurt ook de algemene vergadering de
rekeningen goed aan het einde van het boekjaar. De syndicus kan eventueel een
verhoging voorstellen om het werkkapitaal aan de economische evolutie van
producten en diensten aan te passen.
Verdeling van de gemeenschappelijke kosten en
afsluiting van het boekjaar
De jaarlijkse afsluiting, die verplicht is vanuit deontologisch standpunt,
moet beantwoorden aan bepaalde transparantie-regels:
• in de afrekening van de afsluiting moet de verdeling van het individueel verbruik
worden opgenomen;
• er moet een overzicht van de kosten zijn, ingedeeld per uitgavensoort en met een
verdeelsleutel;
• bij de afrekening moet een tabel met de verdeling van de kosten over de medeeigenaars
of een individueel overzicht van de te verdelen kosten worden gevoegd;
• er moet een patrimoniumstaat van de vereniging van mede-eigenaars worden
opgemaakt.
Boekhoudkundige controles
Krachtens de contractuele bepalingen moet de syndicus instemmen met een
boekhoudkundige controle van de mede-eigendom. Deze heeft vaak een maand vóór
de datum van de algemene vergadering plaats. Dit is ook in zijn belang, want de
financieel controleurs of commissarissen hebben als opdracht om verslag uit te
brengen bij de algemene vergadering die aan de syndicus décharge voor het voeren
van de boekhouding moet verlenen.
Bovendien heeft de financieel controleur normaal tot taak om na te gaan of de
boekhouding correct is en of de boekingen van de syndicus overeenstemmen met de
bankafschriften. De financieel controleur dient niet te oordelen of de uitgaven al dan
niet terecht waren.
Mutaties – Tussenkomst van de syndicus en de
notaris
Wie betaalt de kosten waartoe werd besloten vóór de verkoop van
een privatieve kavel? Dient de verkoper of de koper deze kosten te
betalen?
Bij de verkoop van een appartement in een gebouw met meerdere appartementen
dient men de intredende mede-eigenaar volledig en transparant te informeren. Hoe
kan dit worden georganiseerd?
Artikel 577-11 van het Burgerlijk Wetboek geeft antwoorden op deze vragen:
Bij eigendomsoverdracht van een kavel is de notaris verplicht om aan de syndicus
van de vereniging van mede-eigenaars de volgende inlichtingen te vragen per
aangetekende brief:
• de kosten van de uitgaven tot instandhouding, onderhoud, herstelling en
heropbouw waartoe de algemene vergadering besloten heeft vóór de
overdrachtsdatum, maar die slechts na deze datum opeisbaar zijn;
• de kosten voor het verwerven van gemeenschappelijke delen waartoe de
algemene vergadering besloten heeft vóór de overdrachtsdatum, maar waarvan
de betaling slechts na deze datum opeisbaar is;
• de eventuele schulden die verschuldigd waren vóór de overdrachtsdatum, maar
waarvan de betaling slechts na deze datum opeisbaar is;
Tenzij er andersluidende overeenkomsten zijn met betrekking tot het bijdragen tot
de schuld, betaalt de nieuwe mede-eigenaar het bedrag van deze schulden alsook de
gewone lasten voor de periode die na de overdrachtsdatum ligt.
Wat gebeurt er met het werkkapitaal en het
reservefonds
Het werkkapitaal dient voor de periodieke uitgaven. Het reservefonds wordt gebruikt
voor uitzonderlijke, maar zeer voorspelbare uitgaven.
Voor het werkkapitaal moet aan de verkoper het aandeel dat overeenstemt met de
periode waarin hij geen gebruik meer kan maken van de gemeenschappelijke delen
worden terugbetaald.
De syndicus dient de rekeningen op te stellen op basis van de overdrachtsdatum van
het vruchtgebruik die in de authentieke akte wordt vermeld.
Het reservefonds blijft de eigendom van de vereniging van mede-eigenaars.
Vorderingen om onbetaalde lasten en provisies te
recupereren
De mede-eigenaars van appartementsgebouwen moeten deelnemen aan de
gemeenschappelijke uitgaven die noodzakelijk zijn voor de goede werking van de
mede-eigendom, alsook voor het in stand houden en onderhouden van de
gemeenschappelijke delen van het gebouw.
De verenigingen van mede-eigenaars kunnen nochtans te maken krijgen met
bepaalde mede-eigenaars die in gebreke blijven en hun aandeel niet betalen. De
vereniging van mede-eigenaars kan langs gerechtelijke weg overgaan tot inning van
deze bedragen. De vordering wordt in naam van de vereniging van mede-eigenaars
ingesteld door de syndicus. De rechtspraak is in grote meerderheid van oordeel dat
een algemene vergadering niet noodzakelijk is om een dergelijke vordering in te
stellen. De syndicus mag initiatieven nemen om langs gerechtelijke weg onbetaalde
lasten te recupereren.
Hoofdstuk 4
Technische taken
De syndicus moet:
• waken over de bevoorrading en het onderhoud van het gebouw;
• regelmatig inlichtingen inwinnen over de toestand van de gemeenschappelijke
delen, onder andere door periodieke controles;
• op het juiste tijdstip de geschikte maatregelen nemen om het gebouw in een
goede werkingstoestand te houden en voor optimale leefomstandigheden te
zorgen;
• in noodgevallen de vereiste maatregelen nemen en indien nodig een buitengewone
of bijzondere algemene vergadering van mede-eigenaars bijeenroepen;
• tijdens de algemene vergadering van mede-eigenaars nuttige en constructieve
voorstellen formuleren om het vastgoed in stand te houden.
Onderhouds-en instand-houdingswerk-zaamheden
De wet geeft de syndicus de opdracht om alle bewarende daden en daden van
voorlopig beheer te stellen. Dit betekent dat de syndicus ook alleen het initiatief voor
bepaalde werkzaamheden mag nemen.
De andere werkzaamheden zijn het resultaat van een beslissing door de algemene
vergadering. De algemene vergadering kan alleen maar besluiten om deze
werkzaamheden uit te voeren als minstens 3/4 van de aanwezige en
vertegenwoordigde eigenaars ermee instemt.
De wooncode naleven
De wooncode van elk Gewest bepaalt de technische vereisten waaraan woningen
moeten voldoen en verbiedt om een woning te verhuren die niet aan deze vereisten
voldoet.
De syndicus van de mede-eigendom moet onderzoeken of de gemeenschappelijke
delen die hij beheert, voldoen aan de elementaire veiligheidsvereisten, vooral voor
wat de gas- en elektriciteitsinstallaties betreft.
In gebouwen met een conciërgewoning dient de syndicus bovendien erop toe te zien
dat deze lokalen aan de elementaire uitrustingsvereisten beantwoorden.
Verzekering van het gebouw
Het gebouw dient verzekerd te zijn. De syndicus dient de vereniging van medeeigenaars
in alle objectiviteit advies te geven over de verzekeringen die moeten
worden gesloten.
De syndicus dient erover te waken dat de polissen op naam van de vereniging van
mede-eigenaars worden opgesteld. De syndicus ondertekent de polis in zijn
hoedanigheid van vertegenwoordiger van de vereniging.
Bij een schadegeval dient de syndicus de maatregelen te nemen waartoe hij verplicht
is door zijn functie.
Hoofdstuk 5
Einde van de opdracht van de syndicus
Oorzaken voor het einde van de opdracht:
• het mandaat loopt ten einde;
• overlijden;
• ontbinding van de vereniging;
• de syndicus neemt ontslag;
• de syndicus wordt afgezet;
• beëindiging van de functies van de syndicus tijdens de eerste algemene
vergadering wanneer deze syndicus door het reglement van mede-eigendom was
aangesteld;
• verstrijken van de wettelijke termijn van 5 jaar wanneer de syndicus werd
aangesteld voor onbepaalde duur of voor een termijn langer dan 5 jaar.
Ontbinding en vereffening van de vereniging van
mede-eigenaars
Zodra de vereniging van mede-eigenaars is ontbonden, eindigt ook
de opdracht van de syndicus. Men moet een onderscheid maken
tussen drie soorten ontbinding:
1. Ontbinding van rechtswege
De vereniging van mede-eigenaars is ontbonden wanneer er, om welke reden dan
ook, een einde komt aan de toestand van onverdeeldheid. Dit is bijvoorbeeld het
geval wanneer er nog slechts één eigenaar overblijft in een gebouw, bijvoorbeeld
wanneer deze alle kavels heeft opgekocht.
2. Ontbinding waartoe de algemene vergadering van mede-eigenaars
beslist
Het komt vrij zelden voor dat een algemene vergadering besluit om de vereniging
van mede-eigenaars te ontbinden. Dergelijke beslissingen moeten met eenparigheid
van stemmen van alle mede-eigenaars worden genomen en vastgesteld door een
ingeschreven authentieke akte.
3. Ontbinding uitgesproken door een rechter
Een rechter kan op verzoek van elke belanghebbende die hiervoor een
gerechtvaardigd motief heeft de ontbinding uitspreken. Dit gebeurt bijvoorbeeld als
de mede-eigenaars het niet met eenparigheid van stemmen eens worden over de
ontbinding van de vereniging, terwijl deze ontbinding toch noodzakelijk is
(bijvoorbeeld bij totale afbraak van het gebouw - zie verder).
-----------------------------------------------------------------------------------------
Belangrijke opmerking:
Taalgebruik
Het taalgebruik is vrij. Het is gebruikelijk om de taal van de statuten te gebruiken in
de relaties tussen de syndicus en de mede-eigendom.
Maar als de basisakte is opgesteld in een taal die de meeste mede-eigenaars niet
machtig zijn, dan is het de taak van de syndicus om contractuele schikkingen te
treffen, zodat hij de vereiste documenten in twee talen kan presenteren.
-----------------------------------------------------------------------------------------
Wanneer de vereniging van mede-eigenaars eenmaal ontbonden is, wordt ze geacht
nog voort te bestaan voor de vereffening ervan.
Alle stukken die uitgaan van een ontbonden vereniging van mede-eigenaars moeten
vermelden dat zij in vereffening is.
De algemene vergadering beslist over de vereffeningswijze en stelt één of meerdere
vereffenaars aan. Als hiertoe geen beslissing wordt genoemd, stelt de wet de
syndicus als vereffenaar aan.
De afsluiting van de vereffening wordt vastgesteld met een notariële akte die op het
hypotheekkantoor wordt ingeschreven. Deze akte vermeldt:
• de plaats die door de algemene vergadering wordt aangeduid voor het bewaren
van de archieven van de vereniging gedurende minstens vijf jaar;
• de maatregelen die genomen werden voor het bewaren van de bedragen en
waarden die de schuldeisers of mede-eigenaars toekomen en die hen niet voor de
vereffeningsdatum konden worden overhandigd.
Ontslag van de syndicus
De syndicus kan zonder opgave van reden ontslag nemen, maar hij dient daarbij de
bepalingen die hij met de vereniging van mede-eigenaars is overeengekomen -
onder andere in het syndicuscontract - na te leven, onder andere voor wat de
modaliteiten van zijn ontslag betreft (opzegtermijn, schadevergoeding, etc.).
Afzetting van de syndicus
De algemene vergadering kan steeds de syndicus afzetten, eventueel mits naleving
van een opzegtermijn en/of schadevergoeding, krachtens de bepalingen die
contractueel werden overeengekomen tussen de vereniging van mede-eigenaars en
de syndicus.