Vragen over VvE-financiën

Vragen over VvE-financiën

De regelgeving op het gebied van VvE-financiën én het feit dat niet iedereen goed op de hoogte is van die regelgeving (om maar te zwijgen van mensen die zich er niets van wensen aan te trekken) leiden frequent tot vragen aan de Helpdesk van Appartement & Eigenaar.

In dit artikel voorbeelden van vragen die de afgelopen maanden zijn ontvangen – mét de antwoorden op deze vragen.

Kosten bankrekening verlagen voor kleine VvE

De vraag: Wij zitten in een kleine VvE (1 pand met een beneden- en een bovenwoning). We hebben een zakelijke rekening bij ING.

Beide partijen storten maandelijks 100 Euro op deze rekening. ING brengt maandelijks 19,50 Euro kosten in rekening. M.a.w. 10% van onze reserve wordt opgegeten door de Bank. Dat kan toch niet de bedoeling zijn van de wetgever die het hebben van een VvE met zakelijke rekening verplicht maakt.
Zijn er alternatieven?

Het antwoord:

Vóórdat de wetgever enkele jaren geleden het hebben van een reservefonds verplicht stelde, stond er geen bepaling in de wet dat er een bankrekening op naam van de VvE geopend moest worden. Artikel 131 boek 5 BW bepaalde slechts “voor zover de statuten niet anders bepalen, beheert het bestuur de middelen der vereniging”. Als het bestuur dus met een sigarendoosje en contant geld wilde werken, was dat in principe toegestaan.

Nu echter de Wet verbeteren functioneren VvE’s is ingevoerd, staat in artikel 126 lid 3 boek 5 BW dat er een betaal- of spaarrekening op naam van de VvE moet zijn. In datzelfde lid 3 staat echter óók een ‘ontsnappingsclausule’: bij (o.a.) besluit van de vergadering van eigenaars mag hiervan afgeweken worden!

Dus als u en uw mede-VvE-lid in een ALV formeel besluiten hiervan af te wijken, hoeft uw VvE geen eigen betaal- of spaarrekening te hebben! (Tenzij uw splitsingsakte dat anders voorschrijft.)

U kunt werken met het eerdergenoemde sigarendoosje en contant geld. Of u kunt een privé-rekening van één van uw beiden gebruiken voor het VvE-geldverkeer – dat heeft uiteraard wat nadelen maar als u en uw buren goed met elkaar overweg kunnen en bijv. vastleggen hoe u e.e.a. geregeld heeft spaart dat dus wel € 19,50 per maand uit.

Formeel zal niet iedere bank dat goed vinden vermoedelijk. Dus geen ruchtbaarheid aan geven.

Telt aandeel in hoofdsplitsing én ondersplitsing mee voor inkomstenbelasting?

De vraag: Onze VvE heeft een hoofdsplitsing en twee ondersplitsingen te weten de kopers en de verhuurder van appartementen.

Nu ben ik penningmeester van zowel de hoofdsplitsing als de VvE van de kopers.

De kopers en de verhuurder hebben een breukdeel van respectievelijk 55 % en 45%

Moet ik ook het vermogen van de hoofdsplitsing voor 55 % meetellen in het totaal vermogen van de VvE kopers en aan ieder eigenaar het desbetreffende breukdeel van het totale vermogen bekend maken voor box 3?

Het antwoord: U vraagt of in de opgave aan de eigenaars van hun aandeel in het VvE-vermogen (i.v.m. belastingaangifte box 3) zowel het vermogen van de hoofdsplitsing als van de ondersplitsing moet worden meegenomen.

Het antwoord op uw vraag kan kort zijn: ja.

Recht op inzage VvE-administratie

De vraag: Je kunt als eigenaar aan het bestuur of aan de beheerder van de Vve inzage vragen in alle relevante stukken tot 7 jaar terug.
Maar is het bestuur of beheerder ook verplicht om je die stukken aan te leveren digitaal of per post? Of kunnen zij aangeven dat je dat bij hun op kantoor mag inzien of tegenwoordig in Twinq of een andere computerprogramma.
Het probleem is met Twinq en dergelijke dat de beheerder of bestuur niet alles in het systeem plaatsen.

Het antwoord: Kort en goed – nee, het bestuur noch de beheerder zijn verplicht om die stukken digitaal of per post aan te leveren.

Het inzagerecht houdt echt alleen het recht op inzage in, dat staat in de wet en is ook bevestigd door jurisprudentie. Er hoeven (mag wel) geen kopieën e.d. uit de administratie te worden afgegeven. Dus u kunt bijv. op het kantoor van de beheerder de ordners betreffende uw VvE inzien. Thuis via bijv. Twinq kan ook – indien beheerder niet echt de gehele administratie en andere informatie in Twinq geplaatst heeft, zult u die andere stukken dus toch weer ten kantore van de beheerder moeten mogen inzien.
Dit inzagerecht staat overigens niet in elk modelreglement, wel in de meeste modelreglementen. Dus niet bij elke VvE hebben alle leden inzagerecht. Als er geen inzagerecht bestaat voor alle leden, hebben alleen de leden van het bestuur en van de kascommissie recht op inzage van alle administratie en andere stukken.

Overigens is er nergens een bepaling die het recht beperkt tot 7 jaar, langer kan in principe ook. Wel schrijft het burgerlijk wetboek een bewaartermijn van 7 jaar voor, maar let op dat is bijv. voor een jaarrekening over 2021 die op 30 juni 2022 wordt vastgesteld dus 7 jaar ná de datum van vaststelling, dus 30juni 2029.
En het modelreglement 2006 schrijft voor dat de administratie altijd (dus eeuwig….) moet worden bewaard.
De ‘vaste’ documenten moeten uiteraard ook altijd worden bewaard (dus splitsingsaktes, lopende verzekeringen e.d.).

Activeren van VvE-bezit

De vraag: Hoort een lift- en cv installatie niet als vast actief op de balans te worden vermeld?

In 2020 is een lift vervangen, maar in 2020 niet geactiveerd. Kan dit in de jaarrekening 2021 alsnog gebeuren?

Het antwoord: Het is bij VvE’s niet gebruikelijk om de waarde van het gebouw (en ook dus de onderdelen van het gebouw zoals een lift- en cv-installatie) op de balans te vermelden.

Het idee daarachter is dat het gebouw feitelijk niet van de VvE is, maar van de appartementseigenaren.

Pas de laatste jaren met de komst van zonnepanelen – die als ‘extra’ zijn aangeschaft en niet al bij de oplevering van het gebouw aanwezig waren – zien we dat deze zonnepanelen soms wél als vast actief op de balans worden vermeld en dat daarop vervolgens wordt afgeschreven.

Deze aan de Helpdesk van Appartement & Eigenaar gestelde vragen zijn beantwoord door drs. Maarten den Ouden, bedrijfseconoom en controlespecialist.

De heer Den Ouden is auteur van De kascommissiegids voor de VvE (verkrijgbaar via https://www.appartementeneigenaar.nl/kascommissiegids) en van het boek

Financiën van de VvE, gids voor appartementseigenaren en VvE-beheerders (verkrijgbaar als pdf via www.kascommissiegids.nl).