Hoe kiest u als VvE een goede beheerder? Zo!

Overstag? Dan is het zaak om een goede en betrouwbare VvE-beheerder te vinden. Waar moet je op letten en wat zijn de mogelijkheden? Appartement & Eigenaar zet ze voor u op een rijtje, leest u mee?
Met capabele en toegewijde leden is het prima mogelijk de VvE in eigen beheer te laten functioneren. Dit vraagt echter wel om een flinke dosis betrokkenheid en inzet van de leden. Uitbesteden is een optie. Maar wat zijn daar nu precies de voordelen van?

VOORDEEL 1

Continuïteit waarborgen
Als leden wegvallen, bijvoorbeeld door verhuizing of ziekte, kunnen problemen ontstaan. Wie neemt zijn of haar taken waar? Het valt vaak niet mee om geschikte mensen te vinden die bereid zijn om veel tijd en energie in de VvE te steken. En dat is precies een van de redenen voor veel VvE’s om te kiezen voor een beheerder: het waarborgen van de continuïteit van de VvE. Door een beheerder in te schakelen is de VvE minder afhankelijk van haar leden.

VOORDEEL 2

Verstand van zaken
Wanneer u een appartement koopt, wordt u automatisch lid van de VvE en heeft u als eigenaar en lid de nodige verantwoordelijkheden. Verstand van zaken en voldoende tijd zijn noodzakelijk om een VvE optimaal te laten functioneren. Door een beroep te doen op de expertise van de VvE-beheerder valt er soms een aardige last van de schouders van de VvE-leden. De beheerder kan de VvE ondersteunen, maar een beheerder kan de VvE ook alles uit handen nemen. De boekhouding, het onderhoud, het (technische) beheer... alles! Het is maar net waar u als VvE voor kiest.

VOORDEEL 3

Scherpe tarieven
Veel beheerders hebben overeenkomsten met diverse partijen waardoor ze prijstechnisch meer voor elkaar krijgen en scherpere tarieven hanteren. Waar u als VvE van profiteert.
Wat valt er uit te besteden?
Zoals gezegd kan een beheerder u alles uit handen nemen. Hieronder een overzicht.

1. De financiële administratie

De financiële administratie, sommige mensen worden al moedeloos van hun eigen huishoudelijke administratie, laat staan wanneer je de financiën van een VvE moet beheren. Fijn dat je hiervoor een beroep op een professionele beheerder kunt doen. Wanneer u besluit de financiële administratie uit handen te geven, heeft u geen omkijken meer naar het opstellen van de jaarstukken, balans en exploitatierekening, om maar wat te noemen. De financiële beheerder beoordeelt tevens de ontvangen facturen, verricht de betalingen (na fiattering vanuit het bestuur), stelt de begroting op en signaleert en rapporteert begrotingsoverschrijdingen. Ook de opgave reservefonds per eigenaar ten behoeve van de belastingdienst wordt verzorgd door de financieel beheerder.

2. De ledenadministatie

De ledenadministratie kan voor een aardige uitdaging zorgen, al was het alleen al op het relationele vlak. Alle leden zijn immers ook buren en een goede buur is beter dan een verre vriend. Een administratief beheerder kan de ledenadministratie voor u voeren. Kerntaken zijn het berekenen en innen van de ledenbijdrage, het aanmaken en verzenden van facturen voor de zakelijke eigenaren, het opstellen en handhaven van de incassoprocedure, het verstrekken van overzichten van de ledenbijdrage en signaleren van achterstallige betalingen en het uitvoeren van de incassoprocedure. Met name dat laatste kan er voor zorgen dat u niet met uw buren door één deur kunt. Toch prettig dat een buitenstaander deze onaangename taak op zich wil nemen.

3. Bestuursbeheer

Vergaderen, vergaderen en nog eens vergaderen, soms lijkt het wel alsof een bestuurder van de VvE met niets anders bezig is. Wat zou het fijn zijn als u dit kon uitbesteden. Nou dat kan! Ook voor het bestuursbeheer kunt u een externe partij inschakelen. Zo heeft u geen omkijken meer naar het organiseren en of bijwonen van de bestuurs- en jaarvergadering (let op, hier is meestal een limiet aan gekoppeld van een aantal uren). Ook de agenda van de Algemene Leden Vergadering wordt opgesteld, stemmingen worden voorbereid en de vergaderstukken en andere noodzakelijke documentatie wordt tegelijk met de vergaderuitnodiging verzonden. Bij een stemming bepaalt de bestuursbeheerder ook het minimale aantal personen dat aanwezig dient te zijn bij de stemming. En het feit dat de beheerder de conceptnotulen, besluitlijst en actiepunten naar de leden zendt, geeft al weer aardig wat tijdsbesparing in uw eigen planning.

4. Technisch onderhoud

Bij het technische beheer van een appartementencomplex komt nogal wat kijken. Allereerst is daar het Meer Jaren Onderhouds Plan (MJOP). Hoe ziet het onderhoud er op korte termijn uit en wat zijn de lange termijnplannen? Wie behandelt eventuele klachten van leden en wie handelt schadeaangelegenheden af? Voor al deze zaken kunt u een beheerder inschakelen. Behalve bovengenoemde zaken onderhoudt deze ook het contact met bedrijven in het kader van periodiek onderhoud en regelt hij de aanvragen en het beoordelen van plannen en offertes met betrekking tot het uitvoeren van diverse onderhoudszaken aan het appartementencomplex. Desgewenst kan de technisch beheerder ook toezien op de juiste uitvoering van de werkzaamheden tijdens het onderhoud en alle zaken hieromtrent afhandelen. Overigens vallen ook de schoonmaakwerkzaamheden en de groenvoorziening onder de taken van een technisch beheerder. Tenzij u dit in eigen beheer wenst uit te voeren uiteraard.

5. Juridisch VvE beheer

Het juridische beheer van een VvE is toch wel een vak apart. Voor een juridisch beheerder heeft de Akte van Splitsing en het bijbehorende modelreglement geen geheimen. Daarnaast moet deze ook uit de voeten kunnen met relevante wetteksten en regelgeving uit het burgerlijk wetboek. Ook met betrekking tot het afsluiten van verzekeringen is enige juridische kennis vereist, een VvE-beheerder die bijvoorbeeld niet begrijpt wat het nut is van de appartementsclausule in de verzekeringspolis en deze verzuimt te laten opnemen kan flink wat schade veroorzaken bij de individuele eigenaars.

Handig overzicht

Voor een compleet overzicht van de mogelijkheden op het gebied van zowel administratief als technisch beheer verwijzen we u graag door naar onze website: www.appartementeneigenaar.nl/vve/beheer.

TIP: Bij veel VvE-beheerders is het mogelijk afspraken te maken over de verdeling van de taken, waarbij diverse commissies samenwerken met de beheerder

Wat willen we als VvE?

Voor u op zoek gaat is het van belang te inventariseren wat de wensen vanuit de VvE zijn. Wat wil de VvE precies uitbesteden? Gaat het om het volledige beheer, of onderdelen van het beheer zoals bijvoorbeeld de administratie of juist het onderhoud? Welke beheerder past het beste bij uw wensen en wat zijn de keuzecriteria? Aan de hand van het volgende stappenplan helpen we u op weg bij het kiezen van een VvE-beheerder.

1 Onderzoek de wensen vanuit de VvE

Waar is behoefte aan, welke taken wenst men uit te besteden, de technische, de administratieve of het totale beheer? Voor u op zoek gaat naar een beheerder, is het slim om eerst goed na te denken over uw wensen en op basis daarvan een verlanglijst samen te stellen. Wanneer u het totale beheer wilt uitbesteden is het belangrijk om te weten dat veel administratiebedrijven geen kennis hebben van bouwtechnische en juridische zaken en omgekeerd. Daar staat weer tegenover dat grotere beheerders wellicht wat minder goed inspelen op individuele wensen. Een voordeel is echter wel dat bij deze beheerders u als VvE minder risico loopt in het geval van ziekte of faillissement. De ene beheerder biedt maatwerk, de ander richt zich wat meer op de massa. Vaak is het prijskaartje daar ook naar.

2 Maak een selectie

Selecteer aan de hand van alle wensen diverse beheerders uit de regio. Beheerders in uw eigen regio zullen vaak ook samenwerken met (onderhouds)bedrijven binnen de regio. Dit scheelt aanzienlijk in aanrijtijd bij storingen en eventuele voorrijkosten. Vraag referenties op bij andere VvE’s! Bel bestuursleden en vraag naar hun ervaringen met de beheerder. Bestudeer ook de websites van de beheerders voor een aardige eerste indruk van het bedrijf.

3 Beperk de selectie

Leg alle informatie naast elkaar en bepaal vervolgens bij welke vijf beheerders het meest tot de verbeelding spreken.

4 Offertes aanvragen

Vraag offertes aan bij de geselecteerde beheerders. Geef in uw aanvraag duidelijk aan wat de wensen en verwachtingen van de beheerder zijn. Krijgt u een vast contactpersoon? En hoe zit het bijvoorbeeld met de bereikbaarheid van de beheerder, dit is met name belangrijk voor het technische beheer en onderhoud. Wordt er gewerkt met een online boekhoudpakket enzovoorts.

5 Beoordeel de offertes

De verleiding is om als eerste naar de prijs te kijken, niet doen! Richt u op het totaalplaatje. Hoe snel reageerde de beheerder op uw aanvraag? Is de offerte een standaard document, of is de beheerder specifiek ingegaan op de wensen en vragen vanuit uw VvE? Wat heeft de beheerder te bieden, wat is wel inbegrepen en wat niet? En ook niet geheel onbelangrijk, wat is de toon van de offerte en welk gevoel heeft u erbij? Het kostenplaatje is mede afhankelijk van de wensen van de VvE. Wilt u het volledige beheer uitbesteden, of onderdelen? Maar ook de omvang van de VvE (en dus de administratie) en/of de staat van het complex zijn factoren die meespelen bij de uiteindelijke kosten van een VvE-beheerder.
Welke termijnen hanteert de beheerder met betrekking tot de contractduur en het opzeggen van het contract? Valt hierover te onderhandelen en zijn er tussentijdse wijzigingen mogelijk zonder dat hier extra kosten aan verbonden zijn? Wordt er een proefperiode genoemd en is er ruimte om te evalueren?

6 Selecteer

Maak uit de ontvangen aanvragen wederom een selectie. Voor een goed vergelijk is het prettig om 3 beheerders over te houden. Vergelijk alle offertes en maak een overzicht van de plus en minpunten. Stel een vragenlijst op met punten die u met de beheerder wilt bespreken. Bijvoorbeeld over welke activiteiten er niet binnen de afgesproken standaardvergoeding vallen en wat de vergoeding voor eventuele extra diensten zal zijn. Kan er afgeweken worden van standaardpakketten en ingespeeld worden op de individuele wensen van de VvE?

7 Maak een afspraak

De volgende stap is het maken van een afspraak met de overgebleven beheerders. Nodig hiervoor ook een aantal bestuursleden van de VvE uit om uiteindelijk een zo objectief mogelijk beeld te creëren. Een punt van aandacht hierbij is of de beheerder bereid is naar u toe te komen en het geen punt vindt om eventueel in de avonduren langs te komen. Dit geeft al een goede indruk over de servicegerichtheid van de beheerder.

8 Bespreek al uw wensen en vragen

Bespreek tijdens deze afspraak de offerte, de vragen naar aanleiding van de offerte en uw wensen en verwachtingen. In het geval van administratief beheer is het belangrijk om te weten of de beheerder een bankrekening op naam van de VvE opent en met welk boekhoudpakket de beheerder werkt. Heeft u continu inzicht in de administratie? In welke maand wordt de jaarrekening uiterlijk opgeleverd? In welke vorm en wanneer stelt de beheerder de administratie ter controle aan de kascommissie? Hoeveel uren is de beheerder - zonder extra kosten - beschikbaar voor het beantwoorden van vragen?
Vraag ook met welke partijen de beheerder samenwerkt, zijn er afspraken met betrekking tot commissies die de beheerder ontvangt voor bemiddeling. Zijn er met betrekking tot het onderhoud afspraken mogelijk omtrent vaste dagen en een vast team? Binnen hoeveel dagen reageert de beheerder op een storing? Wat als er een klacht is, hoe wordt deze afgehandeld en binnen welke termijn? En wat is de werkwijze bij achterstallige betalingen?
TIP: Maak een checklist met selectiecriteria en voorzie deze van een puntensysteem (bijvoorbeeld 1-10). Laat de leden die aanwezig waren bij de gesprekken met de VvE-beheerders onafhankelijk deze lijst invullen, om tot een objectieve keuze te kunnen komen.

9 Maak een aanbeveling

Wanneer alle gesprekken gevoerd en alle vragen beantwoord zijn bepalen de aanwezigen samen welke bestuurder het beste voldeed aan alle wensen. Vervolgens wordt er een aanbeveling opgesteld aan alle leden van de VvE. Bij een kleine VvE kunnen de leden eventueel via een elektronische handtekening hun akkoord geven. Echter vaak is het wenselijk een vergadering te organiseren aan de hand van de aanbeveling, zodat deze kan worden toegelicht.
Stuur behalve de aanbeveling ook de offertes mee bij de uitnodiging voor de vergadering.

10 Vergadering

Bespreek tijdens de vergadering de belangrijke punten met betrekking tot het bepalen van de keuze met alle aanwezigen. Deel de bevindingen en plus en minpunten. Indien een beheerder diverse pakketten/opties heeft aangeboden is het van belang duidelijk aan te geven voor welk pakket of optie er is gekozen. Aan het einde van de vergadering dient er gestemd te worden. Om de beheerder aan te kunnen stellen is een meerderheid van de stemmen – zoals omschreven in de splitsingsakte – vereist. Leden die niet bij de vergadering aanwezig kunnen zijn, dienen hun stemrecht over te dragen aan een ander lid. Dit wordt ook vermeld in de notulen. Deze worden na de vergadering naar alle eigenaren verzonden.

11 Afspraak nieuwe beheerder

Maak een afspraak met de nieuwe beheerder om de contracten te ondertekenen. Lees voor het ondertekenen alles nogmaals goed door, zijn alle gemaakte afspraken correct in het contract opgenomen?

TIP: Spreek een proefperiode af, zodat u zonder problemen kunt opzeggen indien de samenwerking niet bevalt.

12 De afronding

Indien er al een beheerder was, dient het contract met deze beheerder opgezegd te worden. Dit kan middels een aangetekend schrijven vanuit het bestuur.
Breng de andere beheerders – welke ook een offerte uitgebracht hebben – op de hoogte dat de keuze op een ander is gevallen. Dit is wel zo netjes.

Beknopt stappenplan

1 Onderzoek de wensen vanuit de VvE en selecteer beheerders uit de regio
2 Maak een selectie
3 Beperk de selectie
4 Vraag offertes aan
5 Beoordeel de offertes
6 Selecteer 3 beheerders
7 Maak een afspraak met de overgebleven beheerders
8 Bespreek al uw wensen, vragen en verwachtingen
9 Maak een aanbeveling
10 Nodig alle leden uit voor een vergadering om de beheerder te kiezen
11 Teken contract met de nieuwe beheerder
12 Zeg eventueel contract met huidige beheerder op en breng de beheerders die niet zijn gekozen op de hoogte dat de keuze op een ander is gevallen.

Certificaat

Een aantal VvE-beheerders heeft een SKW-certificaat. SKW staat voor Samen Kwaliteit Waarborgen. De organisatie achter dit certificaat is in het verleden opgericht door koepels van woningbouwcorporaties om te toetsen of organisaties voldoen aan de gestelde kwaliteitseisen. De gecertificeerde leden en de beoordelingsrichtlijnen behorende bij het certificaat zijn terug te lezen op www.skw-certificatie.nl. De richtlijnen zijn een prima uitgangspunt bij het selecteren van uw VvE-beheerder.
NB een gecertificeerde is niet perse een betere partij dan een niet gecertificeerde beheerder, het biedt echter wel de garanties dat er aan bepaalde belangrijke richtlijnen voldaan wordt.