Thema
Financieel
Juridisch
Technisch
Profiel
Inloggen
Uw vraag niet beantwoord?
Wij helpen u graag verder!
appartement
& eigenaar

Financieel goed geregeld

13 december 2013
Het bestuur van een VvE heeft een belangrijke taak op het gebied van onderhoud en financieel beheer. Vooral het laatste is een veelomvattend en nauwkeurig werk, alle inkomende en uitgaande geldstromen dienen overzichtelijk te zijn.
LEES VERDER

Om een overzichtelijk financiële administratie te kunnen voeren, is het voor een VvE belangrijk dat er overzichtelijk gewerkt wordt. Zo is het noodzakelijk om direct te administreren om op die manier eventuele wanbetalers te signaleren. In het geval van een betalingsachterstand kan men zo problemen voorkomen door hier direct op te reageren. Elke Vereniging van Eigenaren dient een administratie te voeren van alle financiële handelingen binnen de vereniging. Facturen moeten ingeboekt en betaald worden, bovendien dient de financiële administratie bijgewerkt te worden. Zo moeten maandelijks de servicebijdragen geïnd worden bij de appartementseigenaren. Verder moeten jaarstukken zoals de verlies- en winstrekening en de balans aan de leden gepresenteerd worden. Tevens moet er een begroting gemaakt worden. Deze wordt opgesteld uit ervaringscijfers, het te verwachten uit te voeren groot onderhoud en inzicht in de toekomstige ontwikkelingen. Gelukkig staat u er als VvE niet alleen voor.

Financieel beheer

Als VvE is het mogelijk dit financiële beleid uit handen te geven. Er zijn diverse beheerkantoren die hierin gespecialiseerd zijn. Zo kunt u als bestuur met een gerust hart dit door hen laten uitvoeren. Een administratiekantoor kan de volgende werkzaamheden voor u uitvoeren:

- Het verzorgen van de dagelijkse financiële administratie van de VvE;
- Het incasseren van de VvE bijdragen van die leden die hiertoe een machtiging hebben afgegeven;
- Het voeren van debiteurenbeheer en de eventuele afwikkeling via een deurwaarder;
- Beheren van de bankrekeningen die op naam van de VvE staan;
- Het betalen van facturen;
- Het opstellen van een financieel jaarverslag;
- Het initiëren van de controle door de kascommissie van het financieel jaarverslag;
- Het opstellen van een conceptbegroting, een overzicht van de stand van de onderhoudsreserve en een voorstel voor de VvE bijdrage voor het komende jaar.

Naast het financiële beleid uit handen te geven aan een administratiekantoor is het ook mogelijk om, met behulp van een speciale webdienst, zelf uw financiële administratie geheel of gedeeltelijk te verzorgen. Het is mogelijk om vanaf elke locatie altijd zelf veilig te werken aan uw VvE-administratie. Iedere penningmeester kan zo ook zelf de administratie van de vereniging verzorgen.

Meerdere diensten

Naast administratieve hulp kunt u bij de meeste beheerkantoren voor meer diensten terecht. Bijvoorbeeld op bestuurlijk of technisch gebied of bij het actief maken van VvE's. Een groot aantal appartementencomplexen is namelijk niet actief, heeft geen bestuur en is derhalve niet
op de hoogte van ontwikkelingen en wetgeving. Op grond van de huidige wetgeving dienen VvE?s vanaf 1 mei 2008 een voorziening groot onderhoud te hebben. Daarom is het van groot belang deze inactieve VvE's te activeren. Daarnaast dient uw VvE per 2009 ingeschreven te zijn bij de Kamer van Koophandel in uw regio. Hierbij kan een beheerkantoor u assisteren. Bovendien krijgen beheerkantoren regelmatig aanvragen voor het opstellen en / of actualiseren van een meerjarenonderhoudsplan (MJOP). Ondanks de wettelijke verplichting tot het aanhouden van voorzieningen voor (groot) onderhoud blijkt dit bij veel verenigingen nog niet op orde te zijn. Met een goed meerjarenonderhoudsplan zorgt men voor een juiste balans tussen de hoogte van de servicekosten en de verwachte (groot)onderhoudswerkzaamheden. Verder is een gedegen automatisering vandaag de dag onmisbaar. Beheerkantoren kunnen op die manier snel en ordentelijk met de VvE communiceren en bovendien zijn de overzichten voor de vereniging direct opvraagbaar. De vereniging heeft (van afstand) inzicht in haar eigen administratie, de status van de onderhoudswerkzaamheden en wanneer een reparatie verricht wordt. Veel kantoren bieden dan ook verschillende modules aan waar een keuze uit gemaakt kan worden. Voorbeelden van dergelijke modules zijn: administratief en financieel beheer, bestuurlijk en secretarieel beheer en technisch beheer.

Uitbesteden?

Wilt u het beheer van uw VvE professioneel uitbesteden, vraag dan de kandidaten beheerders naar hun 'Procescertificaat voor Beheerders van Verenigingen van Eigenaars'. Een beheerder die na toetsing door certificeringsinstituut Samen Kwaliteit Waarborgen (SKW) aan de eisen voldoet krijgt het certificaat. De eisen en normen voor het certificaat zijn vastgelegd in de nationale beoordelingsrichtlijn 5016. Na certificatie wordt de beheerder jaarlijks getoetst of hij nog aan de normen voldoet. Simpel en makkelijk. Een gecertificeerde beheerder moet aan de eisen van de volgende drie onderdelen voldoen:
- een onderdeel betreffende de organisatie van de te certificeren beheerder;
- een onderdeel betreffende het bestuurlijk en financieel/administratief beheer van VvE's;
- een onderdeel dat het bouwkundig beheer van VvE's betreft.
Kernpunt is dat er een relatie gelegd wordt tussen de kwaliteit van het gebouw, de onderhoudsplanning, de benodigde reserveringen, het dagelijks beheer van het pand en het bestuurlijk en organisatorisch functioneren van de beheerder.



Guido van Loon - Appartement & Eigenaar

Uw vraag niet beantwoord?
Wij helpen u graag verder!

Reacties

DMJOP
Benieuwd wat de duurzame verbeteringen voor uw gebouw zijn en wat de kosten hiervoor zijn?

ZOEKSUGGESTIES