Wanprestatie administratief beheerder

mr. Kim Kroon, Van Till Advocaten

Het is -met name voor de grotere VvE's- gebruikelijk om de (financiële) administratie uit te besteden aan een extern beheerder. Deze beheerder draagt onder meer zorg voor het innen van de maandelijks voorschotbijdragen, het opstellen van de jaarstukken en het organiseren van ledenvergaderingen. De beheerder zal hiervoor een geldelijke beloning van de VvE ontvangen.

De situatie kan zich voordoen dat de beheerder zijn werkzaamheden niet goed verricht en wanprestatie levert. Uiteraard zal de VvE de beheerder hierop kunnen en moeten aanspreken. In beginsel zal de VvE de beheerder de gelegenheid moeten geven om gemaakte fouten te herstellen ('sommeren'). Mocht de beheerder daar vervolgens geen (tijdig) gehoor aan geven dan kan bijvoorbeeld worden overgegaan tot beëindiging van de beheerovereenkomst en kan de beheerder worden aangesproken op vergoeding van de geleden schade.

Het is daarbij wel van belang dat de VvE tijdig aan de bel trekt, zodra is geconstateerd dat de beheerder zijn werkzaamheden mogelijk niet goed heeft verricht. Een dergelijk geval was aan de orde bij de rechtbank Amsterdam (d.d. 6 juni 2012, LJN BX 2245).

Uitspraak rechtbank Amsterdam

De VvE had het technisch en administratief beheer uitbesteed aan een beheerder. Op enig moment heeft de VvE de samenwerking met deze beheerder beëindigd en een nieuwe beheerder ingeschakeld. Op 4 maart 2008 bericht de VvE de oude beheerder dat de financiële administratie fouten bevat, in zoverre dat de jaarstukken 2006 en 2007 fouten bevatten waardoor de financiele situatie van de VvE een stuk minder gunstig was dan door de beheerder voorgesteld. De jaarstukken waaruit dit blijkt zijn op 6 augustus 2008 aan deze beheerder toegezonden. Vervolgens legt de VvE op 12 mei 2011 conservatoir beslag ten laste van de beheerder en start zij een procedure jegens de beheerder. De VvE vordert terugbetaling van de beheerder.

De rechtbank oordeelt dat artikel 6:89 BW toepasselijk is. Dit artikel bepaalt dat geen beroep kan worden gedaan op een 'gebrek in de prestatie' als de schuldeiser niet binnen bekwame tijd na ontdekking van het gebrek bij de schuldenaar heeft geprotesteerd. De VvE zal dus voortvarend te werk moeten gaan nadat zij kennis heeft genomen van het gebrek. De rechtbank oordeelt dat de VvE dat in dit geval niet heeft gedaan. De brief van 4 maart 2008 kwalificeert niet als een klacht over een 'gebrek in de prestatie'. Weliswaar mag de VvE de tijd nemen om het gebrek te onderzoeken, maar een termijn van bijna drie jaar is in dit geval te lang. Volgens het oordeel van de rechtbank was het aan de VvE om in een veel eerder stadium contact op te nemen met de beheerder om opheldering te vragen toen de fouten aan het licht kwamen. Ook had de VvE de beheerder ervan op de hoogte moeten stellen dat er een onderzoek gaande was en de verwachte duur daarvan. Door deze gang van zaken heeft de beheerder nooit de kans gekregen zich te verweren en zijn haar door het grote tijdsverloop mogelijkheden ontnomen om eventuele tekortkomingen ongedaan te maken en schadebeperkende maatregelen te nemen. De vordering van de VvE wordt afgewezen.

Toelichting

Deze uitspraak illustreert het belang van tijdig klagen over eventuele of vermoedelijke fouten die door de beheerder zijn gemaakt. Om te voorkomen dat hierover op een later moment onduidelijkheid bestaat, verdient het aanbeveling om klachten schriftelijk te uiten. De situatie kan zich voordoen dat er aanvankelijk een vermoeden is van een bepaald gebrek, maar dat nader onderzoek nodig is om vast te kunnen stellen of überhaupt sprake is van een gebrek. Uitgangspunt is dat de resultaten van dit onderzoek kunnen worden afgewacht. Echter, zekerheidshalve is het in de meeste gevallen aan te bevelen om de schuldenaar ook alvast op de hoogte te stellen van dit onderzoek.

Guido van Loon - Appartement & Eigenaar